Службова записка про відрядження: зразок, особливості заповнення

Вивчити зразок службової записки про відрядження варто для того, щоб правильно оформляти подібний документ. Це дозволить бухгалтеру отримати всю необхідну інформацію і згодом точно нарахувати відрядження. Більш того, орієнтуючись на конкретний зразок, співробітник не упустить необхідні відомості і занесе в документ всю необхідну інформацію.

Для яких цілей використовується

Зразок службової записки на відрядження використовується для складання внутрішньоорганізаційного документа. У ньому фіксуються дати відправлення та прибуття спеціаліста. Також в цьому папері ставиться відмітка про фактичне місце перебування працівника.

Використання службової записки про відрядження (зразок нижче) необхідно в тому випадку, якщо:

• у працівника немає документів, які можуть підтвердити фактичне його перебування в необхідному місці;
• поїздка здійснюється на орендованому, особистому або службовому транспорті.

Завдання записки зводиться до того, щоб зробити легше процес нарахування бухгалтером добових. Без інформації про реальну кількість днів, проведених у відрядженні, точно розрахуватися з працівником, що повернувся, буде проблематично.

Структура

Для бланка підійде аркуш паперу А4. Якщо орієнтуватися на стандартний зразок службової записки про відрядження, то структура документа повинна бути наступною:

1. Ф. І. В. керуючого компанією. Пишеться у верхньому кутку.
2. Ініціали керівника підрозділу. Вказується при наявності такої посади в компанії. Пишеться знизу під першими ініціалами. Тут же вказуються дані (Ф. І. В.) співробітник.
3. Назва документа. Пишеться в центральній частині листа. Тут необхідно вказати назву документа і його зміст. Працівник може у вільній формі викласти суть службової записки про відрядження. Зразок на даному етапі заповнення обов`язкових структур не містить.
4. Додані документи. Їх перелік потрібно написати в нижній частині бланка.

Незважаючи на те що строгих вимог щодо викладу суті звернення немає, певна інформація в документі присутня повинна. Йдеться про наступні відомості:

• дати від`їзду та повернення;
• мета поїздки;
• модель, реєстраційний номер, назва та марка транспортний засіб, яке використовувалося (незалежно від того, орендоване воно, службове чи особисте);
• дата, коли був складений документ, його номер і підпис співробітника з розшифровкою.

Нюанси оформлення

Незважаючи на те що зразок службової записки про відрядження може бути набраний на комп`ютері і роздрукований, писати працівник повинен від руки. Допускається використання звичайного аркуша паперу, але частіше повернувся співробітнику видають фірмовий бланк.

Загальна структура документа в різних компаніях схожа, але закон не забороняє підприємствам розробляти свої зразки службових записок. Після відрядження працівники в будь-якому випадку вказують однотипну інформацію. Відмінності можуть виникнути через специфіку внутрішніх процесів організації.

На підставі Положення № 749 (пункт 3) кожна компанія повинна розробити такий документ, щоб він відображав необхідну форму і зміст записки, використовуваної на конкретному підприємстві. Головне - не забути вказати основні дані (номер, дата наказу, марка авто і. д.).

Супровідні документи

Крім самої записки, від працівника потрібно представити і інші папери. Йдеться про таку документацію, як:

Якщо з різних причин такі виписки оформити не вийшло, то співробітник, який повернувся з поїздки, повинен буде представити службову записку. Важливо, щоб в ній була присутня відмітка, поставлена приймаючою стороною, яка підтвердить зазначені дані, що стосуються відрядження: дата і час прибуття / відбуття, а також місце перебування.

Підсумок

Записка про відрядження дозволяє зробити Звітність фірми простіше, а роботу-бухгалтера зручніше. Для того щоб працівники не допускали помилок і правильно заповнювали подібний документ, кожна компанія складає свій зразок, з урахуванням всіх особливостей внутрішніх процесів організації.