Що таке первинна документація в бухгалтерії? Визначення, види, особливості та вимоги до заповнення

Бухгалтерія будь-якого підприємства має справу з первинною звітністю. Перелік первинної документації в бухгалтерії включає в себе кілька обов`язкових паперів. Кожна з них має відношення до стадій бізнес-процесу. У разі, якщо співробітники організації не займаються веденням первинної документації в "1С: Бухгалтерії", компанію чекають відчутні санкції.

Що це таке?

Облік первинної документації в бухгалтерії є першочерговим завданням. Вся діяльність, здійснювана в даному напрямку, регламентується ФЗ "Про бухгалтерський облік". Так, в першому пункті дев`ятої глави сказано, що до первинної документації можна відносити будь-яку вірно оформлену і завірену керівництвом папір, що відображає різні епізоди господарської діяльності компанії. До слова, цими епізодами називаються:

• отримання грошей за товари або послуги, надані підприємством;
• перерахування коштів за отримані ТМЦ.

Таким чином, крім обов`язкового списку первинної документації в бухгалтерії, є і додатковий. Його, як правило, складають за бажанням керівництва фірми. І вносять до нього бланки, що мають відомості про взаємозаліки, які не мають фінансової підстави.

Особливості роботи з первинною документацією в бухгалтерії

Перше, на що слід звернути увагу, це те, що всі бланки "первинки" повинні бути пов`язані з переходом грошових коштів. Тому не варто включати в цей список довіреність на отримання документів.

Зберігання даного виду паперів здійснюється протягом мінімум п`яти років з дати підписання. При податкових перевірках інспектор вимагає первинну документацію за період від одного до трьох років. Таким чином, папери з більш довгим терміном можна відправляти на зберігання в архів. Через п`ять років їх можна повністю утилізувати. Здійснюється знищення "первинки" відповідно до внутрішнього статуту компанії та законодавства країни. Ця процедура є досить складною і трудомісткою. Тому багато підприємств зберігають "первинку" до тих пір, поки в бухгалтерії є місце. Термін зберігання паперів в архіві в Росії ніяк не обмежується.

Список

Щоб зрозуміти, що таке первинна документація в бухгалтерії, необхідно знати, які види документів в неї входять. Слід нагадати, що мова йде про папери, що мають відношення до переміщення грошових коштів. Ось список того, що входить в первинну документацію в бухгалтерії:

1. Договір.
2. Рахунок на оплату.
3. Касові та товарні чеки.
4. Бланки суворої звітності.
5. Акт.
6. Накладна.

Більш детальна інформація про кожен з цих первинних документів представлена в наступних параграфах.

Договір

Даний пункт викликає масу суперечок серед співробітників бухгалтерського відділу. Справа в тому, що первинна документація в бухгалтерії повинна зберігатися в будь-якому випадку, а ось договори іноді осідають у юристів або навіть у відділі кадрів. Але є й інша сторона медалі. Адже саме договір є підставою для здійснення угоди, пов`язаної з рухами грошових потоків.

Рахунок

Даний бланк відноситься до первинної документації в бухгалтерії. Що таке рахунок, знає кожен учасник бізнес-процесу. Фактично цей документ є підставою для переказу грошових коштів за отримані товари або послуги. Якщо одна зі сторін приймає рахунок, це означає що вона негласно погоджується на проведення угоди. Також в ньому може міститися інформація щодо досягнутої раніше угоди. У рахунку прописуються не тільки ці дані, але і порядок повернення грошових коштів у разі виникнення даної потреби.

Товарна накладна

Даний папір є одним з найяскравіших представників первинної документації в бухгалтерії. Справа в тому, що саме в ній вказується повний перелік товарів, відвантажених покупцеві. В даному випадку мова йде як про готової продукції, так і про сировину. Складається товарна накладна в необмеженій кількості примірників. Цей момент не має чіткого регламентування і на ділі грунтується лише на тому, скільки сторін потребують даного роду документі. Тобто скільки учасників угоди, стільки і має бути надано примірників. Варто пам`ятати, що дійсними є тільки ті бланки, на яких стоїть підпис відповідальної особи. Печатка або штамп в даній ситуації не обов`язкові.

Акт прийому-передачі

Обробкою первинної документації в бухгалтерії займаються рядові співробітники даного відділу. Найчастіше їм в якості підтверджуючого документа приходять акти виконаних робіт (послуга). Цей папір, як зрозуміло з її назви, складається після надання послуг або ж виконання робіт. Дійсним вважається акт прийому-передачі, підписаний у двосторонньому порядку. Бувають випадки, коли один з контрагентів відмовляється візувати документ. У цій ситуації бланк може бути завірений тільки однією стороною, але за умови, що при його підписанні присутні спостерігачі. Крім основної інформації, акт прийому-передачі може включати в себе дані уточнюючого або роз`яснює характеру. Як правило, вони вносяться в спеціально сформовану таблицю. Що стосується візування печаткою, то воно завжди вітається, але якщо відбитка Немає, Це не робить папір недійсною. Варто зазначити, що при веденні первинної документації в бухгалтерії акт, що відображає рух ОЗ підприємства, також слід відносити до переліку первинних документів.

Розрахункова відомість

Цей різновид первинної документації відображає рух грошових коштів між підприємством та його найманими робітниками. Крім основної суми оплати праці, у неї включаються всі бонуси і компенсації. Завірювачем відомості в даній ситуації виступає головний бухгалтер разом з керівником підприємства. Щоб документ був дійсним і міг вступити в силу, необхідно його візувати печаткою. У разі, якщо це не зроблено, бланк можна вважати недійсним. Варто відзначити, що в двох представлених вище документах ця печатка не є обов`язковою.

Касові документи

У цей список входять наступні бланки:

• прибутковий ордер,
• видатковий ордер,
• касова книга.

Дана первинна документація містить максимально повну інформацію щодо руху грошових коштів. Касові ордери поділяються на кілька типів. Так, найчастіше в роботі бухгалтерії використовуються КО-1, КО - 2 І КО-4. У них відображаються всі факти господарського життя організації. Таким чином, при податковій перевірці до них інспектори прискіпливі найбільше. Крім цих типів, існують бланки КО - 3 І КО-5. Третій є журналом реєстрації касових ордерів, а п`ятий враховує переміщення готівки на підприємстві. Як правило, інспектори даним видам первинної документації приділяють набагато менше уваги. Що стосується їх зберігання та оформлення, то дані процеси здійснюються відповідно до загального порядку.

Поділ в залежності від етапу укладення угоди

Будь-яка угода поділяється на три етапи. І кожному з них відповідає конкретна документація.

Спочатку сторони завжди домовляються про умови проведення угоди. У цей момент вони укладають договір і виставляють рахунки на оплату. Після цього одна зі сторін здійснює внесок на вимогу. І на підтвердження цього платник зобов`язаний надати підтверджуючі папери. Якщо кошти були відправлені з розрахункового рахунку, то повинна бути пред`явлена виписка. У разі, якщо платіж здійснюється з використанням готівкових коштів, підтвердження здійснюється шляхом надання касових чеків, бланків суворої звітності або ж квитанцій. Заключним етапом будь-якої угоди є надання оплачених товарів або ж послуг. Цей момент повинен бути підтверджений актом виконаних робіт (послуг) або ж товарної накладної, якщо мова йде про різного роду виробах.

Вимоги до заповнення

Для правильного ведення документообігу недостатньо просто знати, що таке первинна документація в бухгалтерії. Важливо враховувати основні вимоги до її заповнення. Перш за все, у кожного бланка має бути своя назва. Також Укладач документа зобов`язаний вказати дату формування даної звітності та найменування підприємства. Під підприємством мається на увазі постачальник, підрядник або покупець. Банківські реквізити, ініціали посадових осіб та найменування операції також виводяться в окремі графи первинної документації в бухгалтерії. Що таке найменування операції, знають всі, ось тільки варто пам`ятати, що це значення обов`язково повинно виражатися в кількісній формі. Завершальним моментом складання даного роду паперів є постановка підпису та печатки відповідальних осіб.

Внесення правок

У роботі з великою кількістю документів співробітники часто роблять помилки. Виправляти їх необхідно згідно з правилами, встановленими законодавством. Існує два типи правок:

1. Для суворої звітності. У разі якщо в бланк потрібно внести невелику правку, то відповідальна особа зобов`язана тонкою лінією перекреслити некоректну рядок і правильну запис вказати зверху неї. Для підтвердження достовірності внесеної правки на папері необхідно написати "Виправленому вірити" і завірити бланк підписом і печаткою посадової особи. Якщо ж документ не можна виправити точково, то відповідальна особа зобов`язана перекреслити з кута в кут неправильно складений бланк тонкою лінією червоного кольору. Також повинна бути прописана відмітка "Анульований". Після створення вірного екземпляра помилковий забороняється знищувати.
2. Для нестрогой документації. В даному випадку зіпсований бланк піддається знищенню і створюється папір з коректно зазначеною інформацією.

Варто знати, що перекреслення необхідно робити тільки дуже тонкою лінією. Якщо співробітник перекреслює текст таким чином, що той стає нечитабельним, це є дуже грубою помилкою.