Підготовка документа: види, призначення документів, порядок підготовки, електронна та паперова документація, узгодження та необхідні підписи

Чи знаєте ви, що являє собою підготовка документа? Спочатку розберемося в термінології. У вузькому сенсі під документом розуміється одягнений в письмовий формат носій певної інформації. Він засвідчує наявність деяких фактів особливого значення. Для підготовки такого паперу необхідний, перш за все, збір необхідних відомостей поряд з їх подальшою реєстрацією. Отже, почнемо з розгляду загальної структури документації.

Види документів

Все різноманіття документації, яка обслуговує сферу управління, класифікують за різними підставами. Наприклад, виділяють наступні різновиди за природою:

• папери особистого походження;
• офіційні документи.

Документ особистого походження

Під таким мається на увазі форма, створена особою поза сферою його діяльності або здійснення громадських обов`язків. Такі папери включають особисту переписку поряд зі спогадами особливого характеру, щоденниками. Вони формуються в приватному житті людини, поза сферою професійної діяльності або виконання суспільного обов`язку.

Офіційний документ

Його створюють юридичні або фізособи, а разом з тим його оформляють і засвідчують в установленому порядку. Серед офіційної документації виділяється група персональних паперів, що посвідчують особу, йдеться про паспорт, посвідку на проживання, спеціальність, освіту (дипломи, атестати), трудовий стаж та інше.

Діловодні служби зазвичай взаємодіють з офіційними документами, чия переважна більшість складають управлінські папери. Вони створюються з метою реалізації управлінської функції, такий як планування, поряд з прогнозуванням, фінансуванням, обліком, контролем, постачанням та інше. Службові елементи є офіційними документами, використовуваними в поточній діяльності підприємства. Тепер вивчимо фактичне призначення розглянутих носіїв інформації і розглянемо програму підготовки документів.

Призначення

Центральне питання в рамках вивченні документації полягає у виявленні причин, які змушують людину фіксувати відомості, тобто створювати відповідний папір.

Рішення даного питання пов`язано безпосередньо з функціями. Щоб розібратися в призначенні документа з урахуванням того, що він може переслідувати відразу кілька цілей і застосовуватися для вирішення багатьох завдань, використовуємо методику абстрагування, виділимо і розглянемо сутність документа. Перш за все, треба відзначити соціальну складову документації, її соціальний характер.

Дані елементи створюються людиною для людей, що відразу підкреслює соціальне призначення. Жодна спільнота не зможе існувати без інформаційного зв`язку. Документи їх закріплюють, а також всі процеси, які відбуваються в суспільстві. Конкретна папір цілеспрямовано створюється в рамках певної суспільного середовища, яку вона і відображає.

Виникнувши в якості продукту соціальних відносин, окремі типи паперів самі починають активно впливати на ці зв`язки. Подібну роль, перш за все, відіграють Конституції, що встановлюють порядок взаємовідносин в державі поряд з іншими законодавчими актами, різними статутами, положеннями, правилами, інструкціями. Треба сказати, що такі елементи самостійно починають сприяти розвитку людей, наприклад, всілякі мирні договори з міжнародними угодами та деклараціями.

Порядок підготовки документів

При здійсненні підготовки необхідно дотримуватися всіх встановлених ГОСТом та іншими нормативними актами норми з правилами, що забезпечують юридичну силу паперів поряд з оперативним і якісним виконанням, пошуком і можливістю обробки за допомогою комп`ютерної техніки. Що передбачає правильна підготовка документа?

Папери вважаються неналежним чином оформленими при наявності реквізиту, обов`язкового для даного носія інформації. При цьому необхідно писати Індекс, ім`я автора, номер, дату, заголовок, підписи і так далі. У процесі підготовки пакету документів реквізитний склад може доповнюватися, якщо цього вимагає призначення паперу. Далі з`ясуємо новий тип відображення інформації і з`ясуємо, які у нього є переваги.

Електронна документація. Що необхідно знати?

Останнім часом важливе значення має підготовка пакету електронних документів. Під такою формою розуміють не зображення паперового елемента, а сучасну технологію роботи з формами, де колишній варіант виникає тільки на вимогу в ролі твердої копії. Технологія обробки електронних зразків в даний час дозволяє все далі і далі йти від машинописних і рукописних елементів. Таким чином, люди все більше мають справу виключно з їх електронним поданням.

Сучасний вигляд може допускати різний тип вхідних даних і містити різні командні кнопки поряд з перемикачами, випадаючим меню або списками для вибору. Після заповнення бланка його можна відправити. Як правило, для цього потрібно лише натиснути кнопку, так як електронна адреса одержувачів заздалегідь визначений.

Електронні документи. Переваги використання

Виділяють наступні переваги підготовки електронних документів:

1. Скорочення часу обслуговування клієнтів за допомогою зменшення періоду на пошук документації та реакції на запит.
2. Підвищення ефективності управління інформацією за допомогою отримання швидкого доступу до документації. В цьому випадку надається вибір найбільш оптимального способу для зберігання інформації, отримання можливостей збирати і обробляти її в більшій кількості, ніж це відбувалося раніше.
3. Такими носіями приймаються більш точні, а разом з тим і обґрунтовані управлінські рішення.
4. Збільшується ступінь захищеності документації при зберіганні за допомогою компактності, швидкості і дешевизни процесу копіювання в стількох екземплярах, скільки потрібно.
5. Забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу за допомогою виконання більш швидких і дешевих операцій шифрування і дешифрування відомостей в електроному носії.

Паперова документація

Як проходить підготовка нормативних документів? Розглянемо ще одне важливе питання більш детально.

Документ, який виконаний на паперовому або аналогічному носії відноситься до категорії колишнього формату. Але варто відзначити, що в сучасному суспільстві все більша перевага віддається електронному варіанту, який поступово витісняє макулатурні талмуди. Таким чином, переклад паперового архіву в електронний різновид інтенсивно здійснюється в організаціях у всьому світі.

Узгодження та необхідні підписи

В рамках дотримання порядку підготовки документа важлива роль відводиться безпосередньо погодженню, тобто експертизі підготовлених проектів документації зацікавленими особами. Воно може бути внутрішнім (з посадовою особою і працівником організації) або зовнішнім (з іншими підприємствами). Внутрішнє узгодження називають також візуванням, а позначки, що проставляються на носії відповідно візою. Розглянемо далі особливості даного процесу.

Узгодження проводять до підписання або процедури затвердження паперу. Керівники організацій, які підписують або затверджують бланк, завжди повинні звертати увагу на присутність в ньому необхідних віз.

Затвердження документів зацікавленими особами потрібно для прийняття грамотного управлінського рішення, що дозволяє підвищувати якість прийнятого рішення з відповідальністю працівників організації за їх здійснення. Візування проводять всі зацікавлені особи, тобто ті, кого зачіпає в тій чи іншій мірі зміст паперу, кому далі доведеться виконувати її.

Нормативний

Найчастіше до даної категорії паперів зараховують всілякі правові акти, які є письмовою офіційною документацією, прийнятою в певному форматі державним органом в рамках його компетенції. Вони, як правило, спрямовані на встановлення, а разом з тим на зміну або ж повне скасування нормативних дій.

Підготовка юридичних документів

Ще одна важлива задача. Відразу обмовимося, що такі виступають носіями юридично значущих відомостей. Вони передбачають виникнення або абсолютна зміна або припинення правовідносин, що згідно з нормами права служить підставою або підтвердженням обов`язків учасників.

Значення юридичних документів

Воно полягає в наступному:

1. За допомогою таких засобів правового регулювання норма, угода, індивідуальне рішення і так далі стають доступними і об`єктивованими для інших суб`єктів права.
2. Вони дають можливість досягати визначеності, а, крім того, стабільності в рамках відносин між людьми. При цьому стає можливою міцність їх правового становища.
3. Завдяки юридичним маніпуляціям таким паперам надається офіційний характер.

Реєстрація

Чи знаєте ви, що являє собою підготовка документів для реєстрації? В даному випадку мова йде про присвоєння папері реєстраційного номера і внесення даних про неї в облікову форму. Під відповідним символом (індексом) розуміють Цифрове або буквене позначення, яке присвоюється носію при його обов`язковій реєстрації. Дана система допомагає ефективно систематизувати нескінченний потік інформації і дозволяє досягати порядку і організованості будь-якого виробничого процесу.

Формуляр документа

Сукупність наявних реквізитів, з яких папір складається, називають формуляром. Дана категорія, характерна для конкретного типу носія інформації, наприклад акта, наказу, називається типовим бланком. Останній характеризується певним числом різних реквізитів, які розташовані в суворій послідовності. Наприклад, в формуляр заяв входять такі: адресат поряд з автором, зазначенням виду паперу, текстом, підписом, датою і так далі.

Один бланк є одиничним актом документування. Але діяльність організації оформляється і може відображатися цілою сукупністю певним чином взаємодіючих паперів, зазвичай тих, які відповідають функціям управління. Варто підкреслити, що комбінація паперових носіїв, які взаємопов`язані між собою за ознаками Походження, призначенням, видом, сферою діяльності, єдиними вимогами до оформлення, становить загальну систему всієї документації в цілому.

Сподіваємося, тепер вам стало зрозуміло, як проходить підготовка документ.