Систематизація документів: порядок, класифікація та правила

Систематизація документів-це приведення їх до послідовного порядку для забезпечення якісного управління всередині компанії. Така процедура передбачає в майбутньому оперативне знаходження і обробку необхідної інформації в архівах, які можуть перебувати як на паперовому, так і на електронному носіях.

Система документообігу

Розподіляються акти, Протоколи, важливі папери та інші типи документів за певною системою, що означає:

• типологічний поділ номенклатури справ;
• виявлення методології систематизації;
• розшифровку бібліографічного опису;
• оцінку документації до її архівації.

Якщо систематизація документів організації виконана правильно, в результаті досягається високий показник якості в діловодстві, а також відбувається економія ресурсів підприємства і оптимізація його персоналу.

Методи приведення в систему

Розвиток сучасних бізнес-проектів неможливий без інформаційного оснащення у вигляді документообігу та діловодства. З`явилася потреба в класифікуванні вже існуючого величезного обсягу даних. Новий потік інформації не повинен затьмарити вже наявні бази даних, а гармонійно вписуватися в працюючу систему.

В класифікацію систематизації документів включають:

• методики накопичення і пошуку;
• сортування запитів;
• номенклатура;
• способи доступу;
• індексування;
• варіанти надання.

Розподіл відомостей відбувається:

1. Структуровано (послідовне представлення даних у вигляді стандартного формату, відомості переносяться на комп`ютер в текстовий редактор або на папір).
2. У вільній манері.

Поля-це розділи з інформацією в стандарті, а записи-заповнені формати. Зібрані записи, розміщені таким чином, щоб необхідний елемент був доступний при швидкому пошуку, формують базу даних.

Типовий розподіл

Архівна класифікація може бути:

• предметної (розподіл робиться в рамках однієї обраної теми);
• номінальної (сортування за номіналом підходить для розпорядчо-організаційної документації: наказів, протоколів, актів, угод, рахунків);
• тематичної (вибирається однотипна тематика пакетів документації);
• хронологічною (каталогізація проводиться за часом створення документів і строком їх зберігання);
• авторської (сортування по імені творчої групи або автора: дисертації, публікації, повідомлення, доповіді).

Для проведення систематизації документів рекомендується попередньо зайнятися сортуванням схожою за певними ознаками документації, після чого можна почати розподіл по вище перерахованим пунктам. Такий підхід до зберігання та обробки інформації дає можливість оперативно знаходити доступ до необхідних даних і захищає відомості від несанкціонованого витоку.

Метою приведення документообігу до впорядкування є і стеження шляху документа від початкової дати його визначення у виробництво до передачі в архів або до знищення. Без правильно організованого процесу діяльність працівників організації буде утруднена. Таке твердження відноситься і до державних, і до комерційних структур, тільки таким чином можна зберегти документи, що несуть соціальну, політичну, наукову, історичну, економічну цінність для країни.

Номенклатурна Класифікація

Розподіл даних відбувається в даному випадку за спорідненістю і загальними ознаками. Систематизація і зберігання документів в архіві вважаються трудомістким процесом, який істотно спрощує роботу з документообігом і перетворює діловодство в елементарну процедуру. Найпростішим прикладом є угруповання по комплексу предметів в»справа".

Інформація об`єднується в групи за ознаками:

• кореспондентському (переважає при структуруванні листування з юридичною або фізичною особою: обласний кадастр нерухомості або індивідуальний підприємець);
• експертному (до уваги береться період архівації документів: тимчасове або довготривале);
• запитально-предметного (сортування за типовим видом: папки або файли розподіляються по бізнес-проекту);
• географічному (групування інформаційної документації кореспондентів по регіону).

Формування найменування

Систематизація та облік документів можуть відбуватися за кількома ознаками одночасно, але в обов`язковому порядку за експертним (до тимчасових відносять ті документи, термін зберігання яких не перевищує 10 років – до довготривалих-більше 10 років). Прикладом може служити " Пакет документів про ремонтно-відновлювальні роботи організації «ікс» за 2018 рік». Тут можна виділити експертний, кореспондентський і авторські ознаки.

Номенклатура справ сортується системним переліком документів фірми, створених за наміченим планом, з позначенням періоду архівації. У процесі діяльності підприємства, основними факторами закріплення порядку при систематизації паперів є архівування та реєстрація. Не менш важливим елементом в номенклатурі справ вважається фіксація індексів, що спрощує пошук необхідної інформації і скорочує час, потенційно витрачений на експертизу матеріальних цінностей.

Номенклатура справ

Під розподіл за «пакетами», інформація в яких тотожна або має схожі характеристики, потрапляють картотеки посадових осіб (незалежно від ступеня секретності) та інші реєстраційно-довідкові масиви структур організації. В результаті систематизації документів у справи, номенклатура групує папери, проводить їх облік і індексацію. Розподіл по номенклатурі максимально охоплює наявний обсяг інформації, що дозволяє комфортно знаходити і обробляти будь-який документ, коли це необхідно.

Номенклатура буває типова, приблизна і конкретна. Кожен варіант може бути доповнений документами власних підрозділів. Зразкові і типові формуються з метою уніфікації баз даних. Схожі за складом справи сортуються за категоріями підрозділів підприємства. В результаті утворюється єдина індексація у вигляді нормативного документа діловодства. Будь-яка номенклатура стає нормативним актом тільки після затвердження її керуючим.

Рекомендації по систематизації

Розробкою таких документів по систематизації займаються архівні відомства і спеціальні уповноважені особи. Рекомендується в плані доцільності розробляти організаціям власні номенклатури справ на основі типових або зразкових: заголовки повинні бути короткими, адресними і точними, а також відображати структурно вид документа (листування, наказ, досьє, звіт), його виконавця або кореспондента, тематику і дату селекції.

За інструктивною методикою і правилами систематизації документів, рекомендується починати з відомостей організаційно-розпорядчого характеру в порядку від вищестоящих органів. Після чого приступити до розміщення організаційних паперів у вигляді статутів, положень та інструкцій. Далі-розпорядчі та організаційні справи самого підприємства (накази і розпорядження). На завершення розмістити відомості з інформацією про планові звіти.

Апробуванням і редагуванням архівної документаційної номенклатури підприємства займається експертна комісія. Служб документального забезпечення управління (ДНЗ) формує зведену номенклатуру, де в рубриках наводяться найменування структурних підрозділів у порядку важливості, властивої їм, функціональної діяльності.

Цифрові індекси

Систематизація архіву-це формування справ за умовними ознаками. Типовим документам присвоюються однакові індекси цифрового вигляду, що складаються з комбінації арабських символів (приклад: «15-88" , де 15 означає приналежність справи до структурного підрозділу під аналогічним номером, а 88-позиція в номенклатурі).

Порядок систематизації документів в державних архівах такий:

1. Індекс справи.
2. Заголовок підрозділу.
3. Число томів.
4. Період зберігання.
5. Додаткові коментарі.

У разі, коли на підприємстві не прийнято здавати документацію в архів, номенклатура її узгоджується з регіональною або відомчою організацією експертної комісії.

При розробці номенклатури слід пам`ятати, що вона діє з перших чисел першого місяця наступного року. Протягом року номенклатура залишається незмінною, але може редагуватися і проходити нове узгодження раз в 5 років.

Регулярна процедура

Систематизація документів-це невід`ємна частина ведення успішного бізнесу. У процесі діяльності накопичується багато бухгалтерських, технічних і кадрових паперів, з часом знайти потрібний документ становить проблему. Регулярна систематизація допоможе уникнути безладу, відсортує за датою і типом наявну інформацію і запобіжить втрату важливих документів. Порядок розподілу даних не такий простий, як здається, кропіткий процес повинен відбуватися за чітким регламентом і тільки кваліфікованим персоналом.

У конкретному випадку Класифікація відбувається за різними критеріями, і якщо для однієї організації типовий варіант (за терміном зберігання, типом, напрямками) буде ідеальним виходом, то для іншої він може виявитися незручним. Всі відсортовані документи підшиваються в папку, на якій залишається відмітка з назвою і короткою інформацією про її вміст.