Клопотання про залучення документів: причини та умови подачі, правила оформлення з прикладами, рекомендації та поради юристів

В ході будь-якого розгляду в суді учасники процесу зобов`язані довести свої доводи. Це можуть бути письмові докази, відеозаписи та інші речові підтвердження. Подати такі документи можна разом з позовом, а у відповідача з`являється перша можливість під час подачі відкликання. У разі подання доказів окремо від позову або відкликання, доведеться скласти клопотання до суду про долучення документів.

Найчастіше необхідність у залученні додаткових доказів виникає, якщо на момент судового засідання або подання відкликання або позову не були отримані всі відповіді з державних інстанцій або не готовий ще висновок незалежного експерта.

Що може виступати в якості доказів

Крім документів, у сторін спору є право на подачу інших доказів, до яких відносять:

• відео підтвердження;
• аудіозапис;
• фотографія;
• звіти незалежних експертів;
• листування, включаючи СМС;
• копії сторінок з інтернету;
• роздруківки переговорів по телефону.

Природно, що такий перелік не є вичерпним, і у сторін судового процесу, включаючи третю сторону, є право на подачу будь-яких доказів, які дозволять швидше і правильніше оцінити позовні вимоги.

Форма

У законодавстві не передбачено вимог щодо складання клопотання виключно в письмовій формі. Таке прохання може бути подано усно безпосередньо в залі судового засідання. У цьому випадку суддя усне прохання заносить до протоколу.

Однак при подачі усного клопотання є ризик, що суддя його не прийме. Оскаржити його рішення вже не представиться можливим. Тому юристи все ж рекомендують завжди дотримуватися письмової форми. Тим більше якщо в протоколі засідання буде просто вказано, що було заявлено клопотання, але не прописано, які намагалися долучити докази, то взагалі що-небудь довести неможливо.

Правила складання

Для клопотання про долучення документів законодавством не передбачено шаблону. Однак на практиці вже виробилися певні правила, яких слід дотримуватися.

Юристи рекомендують дотримуватися наступної структури:

1. «Шапка». Це частина документа, де вказується одержувач прохання, прописуються дані позивача і відповідача.
2. Найменування документа та реквізити судової справи.
3. Список доданих документів з поясненням, чому вони можуть підтвердити або спростувати той чи інший факт, викладений в позові або відкликання.
4. Прохання про залучення їх до матеріалів справи.
5. Дата підписання, сам підпис і її розшифровка.

Зразок клопотання про залучення документів

"В….реквізити суду….

Дані відповідача та позивача….

Найменування документа ... реквізити справи ... дата…

У провадженні ... суду...на розгляді у судді ... знаходиться справа по…..прописується коротка суть ... сторони спору…

На підтвердження обставин….., я представляю наступні письмові докази:...... перерахування із зазначенням реквізитів і дати складання…

Керуючись вищевикладеним і діючи на підставі статті…..кодексу, прошу долучити до матеріалів справи ... дата ... письмові докази... перелік документів, які потрібно долучити…..підпис заявника ... дата складання."

Другий варіант оформлення виглядає наступним чином.

"В... суд ... (назва документа)

…дата....ухвалою ... суду ... області ... було складено позовну заяву без руху через ненадання оригінального примірника документа про оплату державного мита. Про що було винесено ухвалу….дата ... номер ... через порушення пункту 3. ст. 333.18 НК…

На підставі вищевикладеного і для усунення обставин, які дозволили залишити позов без руху, прошу долучити оригінальний примірник квитанції про оплату державного мита в розмірі ... рублів.

Додатки ... підпис….

Третій варіант складання клопотання.

В ... суд…

Клопотання про залучення документів

У провадженні ... суду ... міста ... знаходиться позовна заява….позивач ... відповідач ... про стягнення…..

Раніше, у відповідача не було можливості надати докази, що дозволяють відкликати позов, так як відповідальна за підписання документів особа перебувала в закордонному відрядженні. На сьогоднішній день цю перешкоду усунуто.

На підставі викладеного, прошу долучити до справи накладні про отримання …. з підписами та печатками з боку позивача та відповідача..

Способи передачі в суд

Чинне законодавство передбачає три способи подання клопотання про долучення документів до справи. Юристи рекомендують передавати документи саме через суд, а точніше через канцелярію. На другому примірнику прохання буде проставлена відмітка про отримання, тобто гарантія того, що документи потраплять за адресою і в призначені терміни.

Документи можна відправити через пошту, оформивши лист рекомендованим відправленням. Але знаючи, як працює пошта, ймовірності, що документи потраплять до судді на стіл раніше, ніж закінчитися розгляд, немає.

Третій спосіб передачі клопотання про долучення документів до матеріалів і самих доказів-безпосередньо в залі судового засідання. Суддя в процесі дебатів завжди виділяє час на подачу клопотань і заяв. Саме в цей час можна і подати своє прохання разом з доказами. Цей факт заноситься до протоколу засідання.

Копії або оригінали

Ще одне важливе питання: подавати оригінали або копії документів, які доведуть правоту заявника? Насправді вимог щодо подання оригінальних документів немає, можна додавати до клопотання про долучення документів копії, завірені в установленому порядку. І дійсно, передача копій знижує ризик втрати їх в процесі передачі або розгляду.

Надалі, якщо у судді виникнуть сумніви щодо справжності документів, він може зажадати надання оригіналів.

Однак в ряді випадків доведеться все ж надати оригінали в обов`язковому порядку. Наприклад, якщо документ потрібно для проведення графологічної експертизи.

Повернення документів

Сторона, яка виносила клопотання про залучення документів в арбітражі або цивільному процесі і подала оригінальні документи, має право розраховувати на їх повернення. Однак повернути їх можна тільки після закінчення судовий розгляд і винесення остаточно рішення.

Тільки в крайніх випадках це питання може бути вирішене по-іншому і документи повернути раніше, якщо сторона, яка надала їх, обґрунтує своє вимога.