Облікові документи-це... Поняття, правила оформлення та зберігання облікових документів. 402-фз "про бухгалтерський облік". Стаття 9. Первинні облікові документи

Правильний оформлення документації при веденні бухгалтерського обліку дуже важливо для процес формування відомостей бухобліку та визначення податкових зобов`язань. Тому необхідно ставитися до документів з особливою уважністю.

Фахівці бухгалтерських служб, представники малого бізнесу, які ведуть самостійний облік, повинні знати головні вимоги до створення, оформлення, руху, зберігання паперів.

Поняття документа

Нормативні акти з бухобліку поняття документа не розкривають. Тому варто скористатися визначенням, яке встановлено 15489-1-2007 ГОСТом Р ІСО.

Облікові документи-це зафіксована на матеріальному носії ідентифікована інформація, створена, отримана і зберігається фізособою або організацією як доказ при підтвердженні ділової діяльності або правових зобов`язань.

Первинними документами називають документи, які містять вихідні дані про процеси та операції. Це облікові документи, які виступають основою для здійснення бухгалтерських проводок.

Первинними обліковими документами називають документи, за допомогою яких відбувається оформлення фактів господарської діяльності. Регламентується дане поняття ФЗ "Про бухгалтерський облік" статтею.

Головна вимога, що висувається до їх складання, – вони повинні складатися, коли відбувається факт господарської діяльності або відразу після його закінчення (якщо така можливість є).

Первинні папери

Первинний обліковий документ повинен бути складений в момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим-безпосередньо після її закінчення.

Основними первинними документами є:

1. Товарна накладна, що має форму ТОРГ-12.
2. РКО і ПКО.
3. Бухгалтерська довідка.
4. Авансовий звіт.

Різновиди первинних документів

Жоден нормативний акт не містить угруповання і класифікації бухгалтерських документів. Виділити можна наступні різновиди облікових документів, це документи з урахуванням:

1. Місця їх складання: зовнішні та внутрішні.
2. Застосовуваних документальних форм: неуніфіковані (створені відповідно до форм, що були самостійно розроблені організацією), Уніфіковані (створені відповідно до форм, що містяться в альбомі уніфікованих форм).
3. Види інформаційного носія: електронні та паперові.
4. Обсягу даних: зведені і первинні.
5. Види зобов`язань, ділянок бухобліку, активів: Облік касових операцій, облік нарахування та виплати зарплати, облік МПЗ, облік ОЗ, інші подібні.

Форми первинної облікової документації

Оформлення в бухобліку облікових документів-це, перш за все, застосування уніфікованих і самостійно розроблених форм. Використання багатьох уніфікованих з 2013 року обов`язковим не є.

Всі форми первинки повинні бути затверджені керівником організації. Обов`язковими до використання в даний час є наступні:

1. З обліку послуг перевезення вантажів (272-П уряду).
2. З обліку праці, її оплати (1-П Держкомстату).
3. З обліку операцій касового характеру (88-П Держкомстату, 3210-у банку РФ).

Стандартна форма передбачена також для платіжного доручення. В процесі оформлення уніфікованих форм заповнення облікових документів, а саме всіх передбачених граф (рядків) обов`язково. Якщо будь-яка інформація відсутня, у відповідній графі повинен бути поставлений прочерк.

Варто відзначити, що застосування облікових документів, які в даний момент не обов`язкові, як і раніше в організаціях використовуються. З урахуванням внутрішніх потреб підприємства ці форми можуть допрацьовуватися. Їх можна зробити більш придатними і зручними для фіксації конкретних господарських дій. Наприклад, можна відмовитися від використання реквізиту печатки і позначок лицьового і зворотного боку.

Затвердження документів первинного обліку

На організації покладено обов`язок затверджувати застосовувані форми первинки (4 пункт 1/2008-ПБО). Важливо пам`ятати при цьому, що простого посилання на альбом уніфікованих форм буде недостатньо.

В обліковій політиці повинні перераховуватися конкретні типи документів з альбомів, які організація буде використовувати, а також список осіб, які мають право підпису первинних документів.

Форми можуть також затверджуватися і іншими локальними нормативними актами. Наприклад, наказом Про затвердження форм первинних облікових документів. Облікова політика повинна містити в собі посилання на такий наказ.

Обов`язкові реквізити документів обліку

402-ФЗ регламентує вимоги до обов`язкових реквізитів документів первинного обліку. Всього таких реквізитів сім:

1. Дата складання документа.
2. Його назва.
3. Назва економічного суб`єкта, який документ склав.
4. Зміст фактів господарської діяльності.
5. Величина грошового або натурального виміру (з одиницями виміру).
6. Найменування посад осіб, відповідальних за угоду.
7. Підписи з розшифровками відповідальних осіб.

Деякі документи, що не представляють собою первинну документацію, можуть застосовуватися в якості таких.

Якщо організація відображає витрати на орендну плату, то подібні облікові документи-це акти і договір оренди. 611 і 622 статті ЦК встановлюють, що в подібному випадку обов`язково повинні оформлятися двосторонні акти прийому-передачі підзвітного об`єкта. Якщо ж розглядати 753 статтю ЦК, то первинними документами можуть виступати акти одностороннього характеру.

Оформлення документації в бухобліку

Важливо розглянути окремі випадки, які часто зустрічаються при оформленні документації.

Відмова від використання печаток. Основним призначенням печатки є посвідчення підпису, поставленого відповідальною особою. З 2015 року підприємства печатку ставити не зобов`язані. Інформація про печатку повинна відображатися в Статуті Організації (82-ФЗ). Печатка необхідна тільки у випадках, встановлених федеральними нормативними актами.

Вона має бути присутня на наступних документах: подвійних складських свідоцтвах, актах про виникнення нещасних випадків на виробництві, документах, що надаються в органи митниці, довіреності, що дозволяє представляти інтереси юрособи в судових інстанціях.

Обов`язковим реквізитом печатка не є, проте її присутність може передбачатися формою документа первинного обліку, яка затверджена керівником господарюючого суб`єкта.

Документи, складені на іноземною мовою. До обліку можуть бути прийняті документи виключно російською мовою. Якщо документ складений на іншій мові, то повинен бути присутнім переклад на російську мову, причому він повинен бути порядковим. Засвідчення перекладу не потрібно за винятком випадків, обумовлених Гаазькою конвенцією:

1. Нерублеві Вимірювачі в документах первинного обліку. Дані вартісного характеру в документах бухобліку допускається відображати в умовних одиницях, у валюті, в рублях.
2. Первинка в електронному вигляді.

402-ФЗ допускає оформлення первинних документів господарюючими суб`єктами не тільки в паперовому, але і в електронному вигляді.

В електронному документі повинні міститися всі обов`язкові реквізити, встановлені для облікових документів, а також електронний підпис.

Електронні підписи бувають трьох різновидів-прості, посилені некваліфіковані, посилені кваліфіковані. На думку Мінфіну, використовуватися може будь-яка з цих трьох підписів.

Довіреність на підпис документів первинного обліку

У співробітника організації є право підпису, якщо складено один з наступних документів:

1. Довіреність на підпис первинки (185-189 статті ЦК).
2. Наказ про право вчинення підпису.

Якщо порівнювати з наказом, що дає право підпису, довіреність може видаватися і особам, які співробітниками організації не є. За згодою сторін для підпису первинних документів може застосовуватися факсиміле (160 стаття ЦК).

Графік здійснення документообігу в бухобліку

Під графіком документообігу розуміється опис, який може мати вигляд таблиці або схеми, процедур по створенню, руху, обробці, зберіганню облікових документів. Затверджуватися графік може як додаток до облікової політики або як локальний нормативний акт. У другому випадку облікова політика повинна містити посилання на цей акт.

Графік документообігу повинен обов`язково відображати:

1. Терміни, протягом яких повинні оформлятися, передаватися, оброблятися, зберігатися документи.
2. Посади осіб, відповідальних за операції, відображені в графіку документообігу (105-П Мінфіну).

Журнал з обліку первинної документації

Ведення такого журналу є скоріше правилом раціонального ведення документообігу, а не бухобліку. Він необхідний для реєстрація облікових документів-вхідних і вихідних первинних документів. Фахівці радять вести подібний журнал і в тих випадках, коли Бухоблік ведеться без застосування спеціалізованих бухгалтерських програм.

Наприклад, при використанні 1С журнал документації можна сформувати і вивести на друк при першій же необхідності. Так, реєстр документів надходження відобразить документи постачальників, а реєстр касових документів, відповідно, документацію по касі підприємства.

Бухоблік, на відміну від податкового, допускає відображення фактів господарської діяльності при відсутності документів первинного обліку, але тільки в тому випадку, якщо пізніше вони все одно надійдуть.

У цьому випадку факти господарської діяльності повинні відображатися в обліку з використанням оціночного значення. Коли документ надходить, його сторнування не здійснюється. Слід лише скорегувати дату його надходження.

Даний підхід регламентується 21/2008-ПБО, 119н-П Мінфіну, АКПІ16-443-р ВС.

Винятком з цього Порядку виступають документи, що стосуються посередницьких угод. Посередник зобов`язаний передавати всю документацію. У випадках, коли звіт за вчиненою угодою оформлений з допущенням помилок або неточностей, довіритель може має право пред`являти заперечення протягом 30 діб з моменту його отримання (999, 1008 статті ЦК).

Зберігання та знищення документів бухобліку

Порядок зберігання первинки визначається 558-П Мінкультури. Загальний період зберігання документації, відповідно до 402-ФЗ "Про бухгалтерський облік", стаття 9, становить 5 років. Відповідає за організацію зберігання документації керівник підприємства.

Деякі документи повинні зберігатися протягом більш тривалого періоду:

1. Про придбання рухомого майна-мінімум 10 років.
2. По операціях з нерухомим майном-безстроково.
3. Відомості з виплати дивідендів та посвідчення на відрядження по відрядженнях в області Крайньої Півночі-75 років.

Якщо термін зберігання внутрішніх облікових документів закінчився, їх можна знищити. Рішення про можливість знищення повинна приймати експертна комісія, створювана щороку або діюча постійно. За результатами діяльності такої комісії повинен бути складений акт, в якому відображається список документів, що підлягають знищенню.

Ліквідувати документацію підприємство може власними силами або передавши її для цього в спеціалізовану організацію.

Відповідальність за зберігання первинки

Штрафні санкції передбачаються за грубі порушення вимог до бухобліку та фінансової звітності. Одним з найгрубіших документів є відсутність у господарюючого суб`єкта обов`язкових первинних облікових документів, регістрів бухобліку, бухгалтерської звітності, аудиторського висновку.

При виявленні подібних порушень покладаються штрафи в наступних Сумах:

1. Посадові особи-5-10 тис. рубель.
2. Повторне порушення посадовими особами-10-20 тис. Рублів або дискваліфікація на 1-2 роки.