Оформлення результатів інвентаризації: перелік документів, порядок складання

Інвентаризація представлена процедурою порівняння наявних активів з тими відомостями, які є в обліковій документації компанії. Процес проводиться спеціальною комісією, яка призначається шляхом видання наказу керівником підприємства. Нерідко в результаті процедури виявляються недостача або надлишки. Тому оформлення результатів інвентаризації повинно здійснюватися за допомогою грамотних і офіційних документів. Вони складаються і підписуються членами комісії.

Поняття інвентаризації

Вона представлена стандартним і часто використовуваним способом бухгалтерської перевірки стану і руху різного майна і грошей на підприємстві. З її допомогою виявляються розбіжності між записами в обліковій документації і фактичними залишками різних предметів або грошових коштів в компанії.

Проводиться інвентаризація щодо різного майна підприємств. Під час її реалізації враховуються спеціальні методичні вказівки, затверджені Наказом Мінфіну № 49. Тут же наводиться порядок оформлення результатів інвентаризації.

Цілі проведення

Інвентаризація може проводитися кілька разів на рік на підставі наказу, що видається директором компанії. Обов`язково реалізується процес, якщо фірма викуповується, передається в оренду або продається. Додатково він виконується перед формуванням річної звітності, зміні матеріально відповідальної особи або при виявленні розкрадання в компанії. Основні засоби повинні вивчатися раз на три роки. Після різних стихійних лих або НС фірми обов`язково виявляють отримані збитки, для чого проводиться інвентаризація.

За допомогою даного процесу можна досягти кількох цілей:

• перевірка грамотності ведення обліку бухгалтером компанії;
• виявлення різних неврахованих операцій;
• виявлення помилок, що допускаються співробітниками бухгалтерської служби;
• контроль над збереженням цінностей і своєчасністю розрахунків;
• перевірка стану та умов зберігання майно;
• виявлення товарів, які є неходовими або залежаними;
• перевірка добросовісності роботи матеріально відповідальних осіб;
• вивчення руху товарних запасів на підприємстві;
• виявлення операцій, які з різних причин не були відображені в бухгалтерському обліку.

Для досягнення вищевказаних цілей важливо грамотно вивчити порядок проведення та оформлення результатів інвентаризації. Якщо документація, що складається після цього процесу, буде містити будь-які порушення або помилки, то результати не визнаються достовірними.

Види процесу

Інвентаризація може бути представлена в декількох видах. Вона може бути повною або приватною, а також вибірковою або суцільною.

Додатково виділяють процедуру позапланову, планову, контрольну або повторну.

Як проводиться?

Проведення інвентаризації та оформлення її результатів-це складні процеси, які реалізуються тільки інвентаризаційною комісією. У неї входять фахівці компанії, які не зацікавлені в результатах процесу, а також володіють потрібними знаннями і досвідом.

Процедура інвентаризації ділиться на наступні етапи:

• спочатку видається наказ керівництва, на підставі якого починається цей процес;
• призначається інвентаризаційна комісія;
• обраними фахівцями вивчаються прибуткові та видаткові документи, а також різні звіти щодо руху грошей або матеріальних цінностей;
• голова Комісії візує всю документацію, яка прикладається до реєстрів;
• складаються розписки матеріально відповідальними особами;
• проводиться порівняння реальних матеріальних цінностей із записами в документації;
• в кінці процесу можуть здійснюватися контрольні перевірки;
• тільки після того оформляються результати.

Комісія повинна грамотно скласти документи про отримані підсумки, які далі передаються для вивчення керівнику підприємства. Грамотне оформлення результатів інвентаризації є запорукою законної і прибуткової діяльності компанії. Саме тому до проведення процесу не допускаються люди, які зацікавлені в отриманих підсумках.

Порядок документального оформлення результатів інвентаризації

В кінці процесу повинні бути підготовлені численні документи. Вони вивчаються і заповнюються членами інвентаризаційної комісії, після чого передаються для вивчення керівництву фірми. На підставі цих паперів приймаються рішення про притягнення до відповідальності матеріально відповідальних осіб або бухгалтерів, тому члени комісії повинні серйозно ставитися до оформлення результатів інвентаризації. Документи, які складаються в цьому випадку, представлені наступними паперами:

• наказ, на підставі якого починається процедура перевірки, причому видається він керівником підприємства;
• журнал контролю, в якому вказується, як виконуються накази директора членами інвентаризаційної комісії;
• опис різного майна, представленого основними засобами, нематеріальними активами, товарами або грошовими коштами;
• акт вивчення відвантажених цінностей;
• опис майна, прийнятого на зберігання або знаходиться в дорозі;
• акт інвентаризації дорогоцінних металів або дорогоцінних виробів;
• опис цінних паперів та БСО;
• акт перевірки розрахунків, здійснених з покупцями, кредиторами, дебіторами або Постачальниками;
• звірювальні відомості, що складаються щодо основних засобів або іншого майна;
• акт контрольної перевірки, за допомогою якої можна переконатися в правильності реалізації процедури;
• наказ керівництва щодо отриманих результатів.

Кожен документ має свої особливості. Саме правильне документальне оформлення результатів інвентаризації дозволяє користуватися ними для притягнення до відповідальності порушників або виявлення фактів розкрадання.

Правила видання наказу

Інвентаризація проводиться виключно на підставі офіційного розпорядження, що видається керівником підприємства. Цей документ включається до книги контролю, на підставі якої оцінюється результативність та оперативність виконання розпоряджень директора.

Приклад такого наказу можна вивчити нижче. Документ може формуватися навіть для проведення позапланової ревізії.

Нюанси складання описів

Оформлення результатів інвентаризації полягає у формуванні різних актів і описів. До правил їх складання відноситься:

• у них вносяться актуальні дані, що з`являються в процесі проведення перевірки членами комісії;
• заповнювати їх можна за допомогою комп`ютера або вручну;
• не допускається наявність помилок, помарок або виправлень;
• назва різних цінностей, які піддаються перевірці, неодмінно прописуються на підставі відомостей з номенклатури;
• одиниці виміру повинні бути такими ж, як і в обліковій документації;
• на всіх сторінках описів наводиться кількість матеріальних цінностей, які були виявлені фактично, а також їх число на підставі обліковий документ;
• якщо допускається помилка, то вона повинна виправлятися шляхом закреслення, після чого вище наводяться вірні дані, а також таке виправлення завіряється підписом Голови Комісії та матеріально відповідальною особою фірми;
• в описах не може бути порожніх рядків, тому все місце, що залишилося просто прокреслюється;
• в кінці документів ставиться відмітка про те, що були перевірені розцінки і таксування, а також всі розрахунки були проведені членами комісії.

Якщо інвентаризація проводиться через зміну матеріально відповідальної особи, то на документі ставиться підпис колишнього співробітника і нового працівника.

Наказ керівника за результатами перевірки

Оформлення та облік результатів інвентаризації-це значущий етап даної процедури. У неї обов`язково включається видання наказу керівництвом фірми. Дане розпорядження формується тільки після того, як директор фірми вивчить акти інвентаризації, звірювальні відомості, описи та інші аналогічні документи.

На підставі отриманих даних приймається рішення керівництвом щодо підсумків перевірки. Затверджується таке рішення за допомогою офіційного наказу. У цей документ включаються наступні дані:

• назва компанії;
• обрана організаційна форма;
• дата видання документа;
• наводяться документи, на які орієнтувався керівник організації в процесі ухвалення рішення;
• затверджуються результати перевірки;
• наводиться порядок, на підставі якого будуть усунені виявлені порушення або розбіжності;
• призначаються особи, які є виконавцями наказу, а також відповідальними за виконання рішення директора.

Підписується даний наказ безпосереднім керівником фірми, а після цього візується бухгалтером, який зобов`язаний ознайомитися зі складеним текстом. Після цього документація передається в бухгалтерію, співробітники якої є відповідальними за виконання рішення директора.

Чому потрібно документальне оформлення?

Обов`язково за підсумками перевірки повинні складатися офіційні первинні документи. Саме вони підтверджують, що була проведена якісна інвентаризація, а також всі виявлені відомості є достовірними.

Правильне оформлення результатів інвентаризації дає можливість зробити висновок щодо того, наскільки відомості з бухобліку відповідають фактичній кількості різних цінностей. Нерідко за допомогою ревізії вдається виявити недоїмки, шахрайство або зовсім розкрадання з боку працівників компанії.

Укладення

Інвентаризація є значущим способом перевірки правильності ведення бухобліку. Її результати повинні грамотно оформлятися, для чого складається безліч первинних документів. Вони повинні формуватися безпосередньо членами інвентаризаційної комісії, після чого вивчаються і підписуються керівником фірми.

На підставі цих документів можна оцінити, наскільки правильно ведеться бухгалтерський облік в організації.