Що таке апостилювання документів

Переїзд в іншу країну-справа дуже важка і копітка, і стосується це зовсім не важкого багажу. Більшість проблем у людей виникають з документами, які часто є недійсними в інших державах. Що ж робити, якщо ваш диплом, свідоцтво про народження або інший папір не розглядають як щось цінне? Давним-давно було придумано апостилювання документів. Процедура порівняно недорога, відносно швидка і дуже зручна.

Що це таке?

Що ж із себе представляє апостилювання документів і в чому вся суть цієї процедури? Всі ми знаємо, що документ, виданий в тій чи іншій країні, є дійсним тільки в її межах. Щоб його зрозуміли за її межами, варто виконати масу перекладів і запевнень, які будуть дуже довгими і дорогими. Тому в 1961 році в місті Гаазі була зібрана конференція. В ході неї прийняли рішення розробити апостиль-міжнародний еталон, що підтверджує справжність будь-якого паперу. Він представлявся у вигляді прямокутної печатки з певною інформацією. В результаті папір, на якій стояв цей штамп, приймалася "як рідна" у всіх країнах-учасниках. Така собі спрощена легалізація, або апостилювання офіційних документів, стало дуже зручним прийомом для багатьох людей. Найчастіше процедура проробляється в місцевих органах самоврядування. Якщо мова йде про більш важливих актах і висновках, то проводиться апостилювання документів в Москві.

Країни-учасники

Збираючись в певну точку земної кулі, упевніться в тому, що в цьому місці апостилювання документів буде актуальним. Перераховувати за назвою Всі держави ми не будемо-це дуже довго. Об`єднаємо їх за географічними ознаками. Членами Гаазької конвенції виявилися абсолютно всі країни Європи, Росія, Казахстан, Туреччина, Японія, Індія, Австралія, Нова Зеландія, США, ПАР, Туніс і Марокко, Мексика, Всі країни Південної Америки, за винятком Болівії і Колумбії, а також більшість держав Центральної Америки і більшість колишніх республік СРСР. По суті, ключові країни, в які найчастіше мігрують наші жителі, є членами Конвенції і підтримують апостилювання офіційних документів. Винятком є Канада, Китай, а також арабські держави, які за останні роки стали ласим шматочком на планеті.

Форма апостиля

З теоретичної точки зору ми розібралися в тому, що таке спрощена легалізація, або апостилювання офіційних документів. Тепер давайте розглянемо на практиці, як буде виглядати це явище. Апостиль-це квадратний штамп зі стороною не менше, ніж 9 см. В рамках цієї печатки повинні міститися наступні дані:

• Назва держави, яка видала апостиль.
• Дані про особу, яка оформила апостиль.
• Посада особи, яка завіряла документ.
• Найменування установи, від імені якого був проставлений апостиль.
• назва міста, в якому документ за допомогою апостиля був завірений.
• Дата проставлення печатки.
• Серійний номер.

Додатково проставляється штамп (особистий) тієї установи, яка уповноважена ставити апостиль, а також підпис керівної ним особи.

Сучасна Юридична практика

У нинішній нотаріальній та юридичній практиці багато представників компетентних органів вирішили відхилитися від початкових правил. Вони почали проставляти апостиль в дещо іншій формі, відмінній від тієї, яка була запротокольована в 1961 році. Тому на багатьох паперах можна зустріти не квадратний штамп з текстом, а додаток у вигляді додаткового листочка, сургучну, гумову або рельєфну друк, самоклеючий стікер і т. д. У більшості випадків такі відхилення приймаються, але бувають винятки. Що ж стосується апостилювання документів в Росії, то наші чиновники ставлять стандартну загальноприйняту квадратну печатку.

Мовний бар`єр

Учасники Гаазької конвенції - країни принципово різні, в першу чергу за мовним принципом. Як же будуть розуміти ваші папери за межами батьківщини? Згідно з прийнятим на конвенції правилом, апостилювання документів проводиться англійською або французькою мовою. Вони були прийняті в ході Конвенції як офіційні. Апостиль може бути продубльований також на мову тієї країни, в якій він був проставлений. Незмінним є заголовок - він завжди і скрізь строго прописується тільки французькою мовою і має такий зміст « " Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961»".

Характер документа і апостиль

На перший погляд здається, що заповітну печатку у формі квадратика можна поставити на будь-яку "папірець" - і щастя за межами батьківщини вам забезпечено. Але варто перш за все чітко усвідомити, які документи підлягають апостилюванню, а які не можуть бути наділені таким привілеєм. Отже, все, що було видано вам від імені держави, може бути завірено відповідно до Гаазької конвенції. Це всілякі свідоцтва, які вам видав ЗАГС, нотаріальні копії, рішення суду і прокуратури, виписки, зроблені співробітниками МВС, документи на нерухоме і рухоме майно, інші довідки, видані органами місцевого самоврядування, дипломи та атестати про освіту, папери, що підтверджують військову діяльність, архівні виписки.

Апостиль не передбачений

Правила апостилювання документів мають чітке табу. Це список тих видів актів, на яких не може бути проставлена квадратна печатка і які не можуть виконувати роль міжнародного еталону. Головним чином в "чорному списку" виявилися дипломатичні та консульські папери, комерційні та митні акти, Комерційне листування. Виходить, що запевнити таким чином ви ніяк не зможете чеки, квитанції, накладні, кошториси, звіти, договори, контракти і т. е.

Найважливіше питання, яке цікавить багатьох людей: чи ставиться апостиль на паспорт? Звичайно ж, ні, навіть на його копію цей штамп не може бути нанесений. В "чорному списку" апостиля знаходяться оригінали військових квитків, пенсійних свідоцтв, водійських прав, трудових книжок, студентських посвідчень особи і т. е. Не можна також подібним чином завірити документи, пов`язані з віросповіданням.

Міністерство юстиції

У більшості випадків за апостилем люди приходять саме в Мін`юст РФ, так як дана державна організація має право завіряти практично всі акти, складені тими чи іншими організаціями, юридичними та фізичними особами. Сюди відносяться права власності, рішення суду, документи, видані органами місцевого самоврядування. Також в Мін`юсті проводиться апостилювання нотаріальних копій документів, завірених свідоцтв та ін. та ін.

Армія та освіта

Дуже часто ми потребуємо апостилювання документів, які підтверджують нашу освіту або військовий досвід. У таких випадках Міністерство юстиції вже некомпетентно, так як є більш специфічні органи для проведення даної операції. Щоб завірити копію свого військового квитка або інші папери, що підтверджують вашу службу в лавах російської армії, варто звернутися в Міністерство оборони РФ. А ось апостилювання документів про освіту проводиться в Рособрнадзоре або у Федеральній службі з нагляду в сфері освіти і науки.

Виписки з архіву

Нерідко нам необхідно для тієї чи іншої справи дістати старий, давно забутий документ, якого на руках у нас зараз вже немає. Всі дублікати, як ми знаємо, з державних органів здаються в архів, де зберігаються стільки часу, скільки їм наказано за законом. Якщо ви дістали довідку або іншу виписку з архіву, і вам вона необхідна в іншій країні, ви має право завірити її за допомогою апостиля. Для цього варто звернутися в Федеральне архівне агентство Росії, і протягом декількох тижнів ви зможете отримати квадратну печатку міжнародного зразка. Також в Росархіві можна проставити апостиль на завірені нотаріусом копії архівних документів.

ЗАГС

Також при переїздах дуже часто потрібно завірення таких паперів, як свідоцтво про шлюб, народження, смерті, зміні Ф.І.В. і їм подібних. Всі ці документи виписуються місцевими відділеннями РАГСів по всіх куточках країни. Ці органи уповноважені проставляти апостиль на всіх документах, які вони самі ж і видали. Терміни найчастіше не перевищують 7 робочих днів, але буває, затягуються і до двох тижнів. За підвищеним тарифом апостилювати будь-яке свідоцтво можна за один день.

Прокуратура і МВС

З 2005 року прерогативою проставляти апостилі на документи державної важливості почали володіти такі органи, як Міністерство внутрішніх справ Російської Федерації і прокуратура. До кінця законопроект не усвідомив всі моменти в даному процесі з боку цих органів. Швидше за все схема така ж, яка була при існуванні СРСР, коли МВС було уповноважене ставити апостиль на ті документи, які саме і видало. Прокуратура також має право завірити будь-який папір, виписаний її представниками.

Держмито

На подив, друк, яка дозволяє вирішити буквально всі проблеми, які можуть виникнути з тієї чи іншої папером в новій країні, коштує порівняно недорого. Відповідно до статті 333.33 пункту 1 підпункту 48, за проставлення апостиля з людини знімається державне мито в розмірі 2500 рублів. У деяких випадках сума стягнення може збільшитися, наприклад, у зв`язку з більш короткими термінами виконання процедури. Відзначимо, що відповідно до податкового законодавства деякі пільгові категорії громадян звільняються від сплати державного мита і мають можливість отримати апостиль безкоштовно.

Тривалість процедури

Терміни апостилювання документів не мають певних чітких меж. Все залежить від багатьох факторів-черга, організація, яка буде ставити вам штамп, графік їх роботи і т. д. Саме тому отримати апостиль одного документа Ви зможете за тиждень, а з іншим чекати доведеться більше двох місяців. Найчастіше в Міністерстві юстиції працюють швидко і злагоджено-отримати свій папір із заповітним штампом ви зможете протягом 5 робочих днів, а можливо, процедура прискориться. Що ж стосується дипломів і атестатів, то це найдовший процес, який займає від 2 до 3 місяців. Аналогічна ситуація складається в області документів про військову службу. Якщо певна папір з апостилем вам потрібна терміново, завжди є можливість заплатити за підвищеним тарифом.

Можливі відмови

Отримати відмову на апостиль практично нереально. Ви просто оплачуєте цю послугу в банку, приносите чек і вас ставлять в чергу на проставлення штампа. Але є окремі випадки, коли в апостилі може бути відмовлено, і ось з яких причин:

• Документ заламинирован.
• Порушена цілісність документа.
• В документі є виправлення.
• Документ нечитабельний (затерті літери, дірки, подряпини).
• Плями на документі заважають визначити його зміст.
• Різночитання в певних даних.

Відносно останнього пункту варто окремо сказати, що буває, ЗАГС помиляється і видає свідоцтва, в який друкується інформація, відмінна від тієї, що занесена в архівний журнал. У таких випадках варто звернутися в інший кабінет даного закладу, і в цей самий журнал внесуть зміни, які будуть відповідати тому, що написано у вашому свідоцтві.

Звернути увагу!

Варто пам`ятати кілька правил, які можуть стати перешкодою на шляху отримання апостиля на тому чи іншому документі.

• Отримати штамп, що легалізує папір на території всіх країн Гаазької конвенції, ви зможете тільки в тій державі, яка видала вам цей папір.
• У Росії не можна апостилювати документи, які були видані за її межами або ж в період існування СРСР (навіть ті, які були видані РРФСР).
• Якщо необхідно легалізувати папір, виданий країною-учасником СНД, то варто звернутися до представників її місцевої влади-в РФ це зробити буде неможливо.

Приємний бонус

Апостиль, безсумнівно, процедура проста. Але можна обійтися навіть без неї. Якщо ви відправляєтеся в країну, з якою укладено договір про взаємне визнання документів, то їх можна ніяк не завіряти, просто перевести на відповідну мову. В основному Росія знаходиться в співдружності з державами СНД, з усіма країнами Східної Європи, з Грецією, Грузією, Іспанією, Китаєм, з Кубою, Монголією, Тунісом і Уругваєм.