Бюджетування проекту. Види і призначення бюджету. Етап проекту

Під бюджетуванням проекту слід розуміти визначення вартості тих робіт, які реалізуються в рамках певної схеми. Крім того, йдеться про процес формування на даній основі бюджету, який містить встановлений розподіл витрат за статтями витрат, видами робіт, за часом їх виконання або іншими позиціями.

Формування структури бюджету

Як складається попередній бюджет проекту? Структура такого виявляється за допомогою плану рахунків обліку вартості конкретної програми. Як правило, для того щоб її визначити, досить мати традиційний бухгалтерський Кошторис.

Бюджетування вважається планом витрат або закладкою вартості. Це означає, що після попереднього планування потрібно розуміти, скільки, коли і за що саме будуть виплачені грошові кошти. Тому в даному випадку можливе використання будь-яких методик подання збитків. Однак слід пам`ятати, що вони повинні задовольняти практичним вимогам стейкхолдерів, зацікавлених в них, а також сформованим стандартам. Крім того, вони повинні відповідати на ті питання, які цікавлять інвесторів проекту.

Форми подання бюджету

І плановий, і фактичний бюджет має певні форми подання. Так, серед них важливо відзначити наступні:

• календарні графіки, які є своєрідними планами витрат;
• матриці розподілу збитків;
• стовпчасті діаграми витрат;
• аналогічні графіки наростаючих підсумків (кумулятивних) збитків;
• лінійні діаграми кумулятивних витрат, розподілених у часі;
• відображення структури збитків кругового типу.

Варто відзначити, що на різних етапах розвитку проекту актуально різне оформлення проектної та робочої документації. Справа в тому, що мова йде про розробку різних видів бюджетів. Між собою вони розрізняються як необхідною точністю, так і призначенням. Варто зауважити, що допустима бюджетна похибка стає значно менше в міру того, як розвивається проект.

Різновиди та призначення бюджетів

Зниження похибки можна аргументувати даними з таблиці, наведеної нижче. Отже, розглянемо призначення та основні види бюджетів.

Бюджет проекту та кошторис витрат

Цікаво відзначити, що бюджет проекту схожий на Кошторис поточних витрат одного бізнес-елемента компанії. Основна відмінність тут полягає в тому, що він традиційно охоплює його повністю, тобто від початку до завершення. У свою чергу, бюджет бізнес-одиниці формується щорічно або поквартально. Для максимально ефективного контролю він повинен ділитися на дві складові: прямі витрати і непрямі збитки.

Перший різновид бюджету є ключовим засобом управління і контролю для менеджерів проекту, а також директорів функціональних підрозділів, які беруть в ньому участь. Сюди входять витрати (транспортні витрати, заробітна плата і так далі) всіх, хто включається в команду програми. В даному випадку кожен із суб`єктів виконує окремі завдання.

Варто пам`ятати, що при обгрунтуванні статей витрат в облік беруться наступні моменти:

• вартість матеріалів, які закуповуються;
• сума, витрачена на виробництво;
• вартість відхилень від звичайного використання технологій;
• сума, витрачена на введення продукту в експлуатацію;
• вартість поставок;
• інші витрати.

У свою чергу, витрати прямого типу повинні представлятися наступним чином:

• у розбитому вигляді-точно за структурою проекту до рівня виконуваних завдань;
• включати витрати щотижневого характеру на заробітну плату співробітників, матеріали (виготовлені за контрактом або придбані) та інше для кожного компонента і завдання проекту проміжного значення;
• включати накладні витрати, безпосередньо пов`язані з оплатою матеріалів і праці;
• підсумовуватися відповідно до різними завданнями, виконуваними беруть участь структурами;
• забезпечувати управлінські резерви (іншими словами, залишати певний резерв вартості і часу про всяк випадок).

Значення бюджетного процесу

Бюджетування проекту чинить істотний тиск як на його менеджерів, так і на підрозділи. Справа в тому, що воно висуває таку альтернативу: якщо вкладаємося в бюджет, то діємо ефективно, якщо ж перевищуємо-робота виконана погано.

Проте дана вимога часто не застосовується до реального бюджетування проекту. Справа в тому, що бюджети як формуються, так і реалізуються під певним тиском ряду факторів як суб`єктивного, так і об`єктивного характеру.

Наприклад, менеджер проекту, якого найняли на роботу, часто змушений погоджуватися з бюджетами, розробленими і прийнятими без його участі, навіть якщо вони здаються йому нереалістичним. В іншому випадку співробітнику можуть відмовити в укладенні контракту. Проте, якщо він погоджується з бюджетом, який з очевидністю не відповідає заданим термінам виконання, а також з наявними ресурсами, то як тільки досягнення певних результатів вимагає витрат вище запланованих коштів, працівник змушений пояснювати дану проблему, незважаючи на те що спочатку бюджет був встановлений на гранично низькому рівні.

Варто пам`ятати, що бюджетування проекту може бути і раціональним. В даному випадку мета бюджету полягає в першу чергу у встановленні істинної вартості проекту для фірми. Тому, якщо керівна проектом особа прийме бюджет, який значно перевищить прийнятні для етапу обґрунтування витрат 15-20% похибки (інформація з представленої вище таблиці) , дуже ймовірно, що ситуація не обмежиться поясненнями старшому менеджменту структури причин цього перевищення. При цьому керівник проекту, швидше за все, позбудеться роботи.

Як цього уникнути?

Щоб уникнути такої ситуації, М. Томсетт, американський вчений, пропонує менеджерам формувати власні бюджети проектів. При цьому він вказує цілий ряд причин такої поведінки:

• Ви є відповідальним за звітність відповідно до майбутніх витрат проекту і можливістю витрачати їх бюджет. Це стане неможливим, якщо ви будете працювати з попередньо визначеним бюджетом.
• Будучи менеджером проекту, ви краще за інших співробітників повинні володіти інформацією про те, скільки саме коштує конкретний проект. Бюджет, який Ви закладаєте, вважається грошово вимірною метою. Вона повинна задовольняти вас згідно з такими параметрами: давати можливість виміряти успіх проекту і бути способом вимірювання компетенції менеджера (тобто вас).
• Ви повинні передбачити деякі припущення в статтях бюджету. Це гранично важливо, якщо грають роль майбутні обгрунтування конкретних витрат. Варто доповнити, що припущення зіставляють з можливостями на поточний період, при цьому можливі ускладнення не враховуються. Тільки коли у вас буде можливість порівнювати саме на цьому рівні, бюджетний процес буде функціонувати відповідно до наміченого плану.

Складання, відстеження та виконання фінансового плану

Необхідно знати, що проектні бюджети формуються, відслідковуються і виконуються окремо від фінплану одиниць, які беруть участь в бізнесі, компанії в цілому.

На те є свої причини:

• Проекти не мають властивості повторюватися. Бюджети відділів та підрозділів формуються щороку. Найчастіше вони переглядаються раз на півроку або частіше. Проекти закінчують існування безпосередньо після їх виконання. Справа в тому, що час реалізації програми не прив`язується до фіскального року. Перегляд бюджету небажаний. Виняток становлять випадки, коли виявляються грубі помилки в початковому варіанті або при різкій зміні навколишнього оточення (саме в ній і реалізується конкретний проект).
• В руках менеджера-прямий контроль за виконанням бюджету. Варто зауважити, що фінплани відділів і підрозділів, як правило, залежать від відносин, які складаються між декількома службами: відділ виконання дає ліміт витрат того чи іншого підрозділу, грунтуючись на інформації, наданої іншим відділом; однак рішення про персонал і систему приймає топ-менеджмент. Проект, навпаки, користується бюджетом відповідно до двох напрямків: застосування тих ресурсів, які є (досягнення і персонал), вони вже входять в розпорядження і бюджет відділу, і обмежене застосування ресурсів зовнішнього типу, які залучаються тимчасово. Наймання додаткового співробітника виливається в будь-якому випадку в постійні витрати; додаткова одиниця персоналу для проекту, як правило, задіює сили, вже наявні в службі.
• Успіх виконання бюджету безпосередньо пов`язаний з бездоганним дотриманням плану дій по проекту, а також графіка користування ресурсами. Також він полягає в залежності від того, як добре менеджер розпланував реалізацію кожної фази, а також від того, чи дотримуються співробітники, які беруть участь в команді проекту, встановленого розкладу. Якщо здійснення того чи іншого етапу або роботи в цілому затримується через необхідність, наприклад, в людських або тимчасових ресурсах, ніж було визначено спочатку, це так чи інакше відбивається на бюджеті несприятливим чином, тобто у вигляді збільшення вартості виконання робіт проекту.

Подібні правила, принаймні в разі ідеальної ситуації, повинні використовуватися менеджерами всіх служб компанії, у яких є власний бюджет. Варто знати, що кожен з них несе відповідальність за відсутність перевищення бюджетного рівня і, відповідно, перевитрати грошових коштів. Однак в практичній діяльності тільки менша частина фірм строго слід цим правилом. З іншого боку, лише деякі компанії дозволяють директорам відділів призначати бюджетний рівень, який дійсно потрібен для виконуваного у відділі проекту.

Тендери, переговори та угоди

Далі доцільно розглянути кульмінаційну стадію проекту: організацію тендерів, спеціальні майданчики, а також укладення угод про співробітництво і партнерство.

Під тендером слід розуміти конкурентні торги, в процесі яких реалізується вибір постачальників товарної продукції та послуг. Муніципальні та державні замовники здійснюють свою діяльність в рамках 44-ФЗ " Про контрактну систему в області закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення держ. і муніципальних потреб».

Державні корпорації, організації, що реалізують регульовані різновиди діяльності, природні монополії працюють за законом 223-ФЗ «Про закупівлі товарів, робіт, послуг окремими видами юр. осіб» (наприклад, будівельні тендери).

Спеціальні майданчики

Комерційні структури діють в рамках актуального на території РФ цивільного законодавства. Вони розміщують відомості щодо своїх планів на майданчиках тендерів. Брати участь в закупівлях має право як фізична, так і юридична особа, яка в повній мірі відповідає вимогам замовника і російського законодавства.

Існують різні тендери: відкриті (тобто для всіх учасників), наприклад, відкритий конкурс, запит котирувань, електронний аукціон, Запит пропозицій; закриті (тобто для обмеженого числа осіб), наприклад, лімітовані аукціони та конкурси. Здійснюватися закупівлі можуть як в електронній формі, так і в паперовій.

Неминуче збиратися, що такий захід вимагає серйозної підготовки, зокрема, юридичної, фінансової та технічної. Це потрібно для того, щоб забезпечити заявку і виконання контракту. Тому керівникам слід спочатку налаштовувати свій персонал на командну роботу, адже саме від злагодженості операцій, здійснюваних співробітниками, залежить кінцевий результат.

Основні етапи реалізації тендеру

Схематично участь в подібного роду заходах можна представити так: ринковий аналіз → вибір і подальше отримання електронного підпису → проходження реєстрації → пошук майданчика тендеру → Підготовка забезпечення у фінансовому плані → заклад спеціального рахунку (це необхідно для учасників закупівель відповідно до 44-ФЗ) → підготовка і подальша подача заявки для участі в закупівлі → безпосереднє фігурування в тендері. Заключний етапом, звичайно ж, є отримання результату.

Розглянемо основну стадію представленого переліку: участь, наприклад, у будівельному тендері. Це буде електронний аукціон по 44-ФЗ. У визначений заздалегідь термін замовник починає розглядати заявки учасників. Коли ваша заявка вважається допущеною до участі в аукціоні, слід прорахувати мінімальний рівень ціни, за який ви готові поставити будівельний продукт або надати відповідні послуги, організувати роботи в рамках цього тендеру.

Електронний аукціон проводиться в режимі реального часу. Так, протягом десяти хвилин після подачі останньої пропозиції за ціною учасник має право в режимі онлайн внести власну пропозицію по "кроку аукціону": від 0,5 до 5% від НМЦК. Іншими словами, крок, який можна здійснити одноразово, не повинен перевищувати 5 % від початкової максимальної ціни угоди про партнерство (співробітництво), зазначеної в повідомленні.

Відповідно до результатів аукціону складається протокол. Після того як аукціон вважається завершеним, настає стадія розгляду додаткових частин заявок.

Укладення

Отже, ми розглянули категорію бюджетування: призначення і види бюджету, стадії проекту. Крім того, розібрали основну стадію більш детально. Варто зауважити, що виграти тендер може навіть новачок. Як здійснити це на практиці?

Електронні торги припускають наявність клієнтів, тобто грошей. Однак тендер виключає відносини неформального плану. Домовитися ніяк не вийде. У разі невиконання умов, встановлених в контракті, можна позбутися угоди, втратити кошти, а також упустити можливість брати участь в інших торгах через дискваліфікацію. Новачки часто порушують дані правила через банальну неуважність.

Для початку слід набити руку на тендерах, що не містять жорстких правил. Наприклад, на торгах комерційного плану. Тільки після цього доцільно переходити до серйозних тендерів, які регламентовані закупівельним законодавством відповідно до 44-ФЗ і 223-ФЗ. Основна умова перемоги-не що інше, як уважність. В першу чергу потрібно думати про якість роботи, а не про суму угоди.

Уявіть, що ви все-таки здобули перемогу. У вас на руках знаходиться контракт. Чи зможе фірма знайти додаткові потужності і сили, щоб виконати його без проблем? І якщо ні, то скільки саме піде грошових коштів на наймання працівників або оренду обладнання? Чи залишиться договір вигідним?

Варто пам`ятати, що серед помилок учасників тендерів ключовими є такі, як порушення встановлених термінів, неуважне вивчення документації, спроби брати участь одноразово в багатьох тендерах, несправності технічного плану, торги в збиток. Все це здатне привести до несприятливих наслідків. Саме тому необхідно попередити всі перераховані недоліки заздалегідь.