Електронний документообіг: переваги та недоліки, суть системи, шляхи впровадження

Все більше компаній переходить на електронний документообіг, що передбачає використання різних програм для створення і зберігання документів. При цьому в організації відсутній архів, що містить паперові копії документів. Існує багато переваг електронного документообігу, за рахунок яких підприємці із задоволенням відмовляються від застосування паперової документації. Але для переходу на нього потрібно встановити на робочих комп`ютерах спеціалізоване програмне забезпечення, а також призначити відповідального співробітника, який буде займатися даним документообігом.

Поняття електронного документообігу

Він представлений сучасним методом роботи з різною документацією. В процесі діяльності абсолютно будь-якої організації виникає безліч різних паперів, які доводиться постійно роздруковувати і зберігати в окремому приміщенні протягом тривалого періоду часу.

Якщо у підприємця або компанії є правильно оформлена електронний підпис, якою завіряються документи в електронному вигляді, то не потрібно роздруковувати дану документацію на папері.

Переваги електронного документообігу

Існує багато плюсів переходу на електронну документацію, завірену ЕЦП. Саме за рахунок наявності численних позитивних параметрів все більше підприємців переходять на цей спосіб ведення документації. Але попередньо слід оцінити переваги та недоліки електронного документообігу. До основним плюсів відноситися:

• проводиться оперативний пошук необхідної документації за рахунок грамотної структурованості і надійності зберігання;
• структура документообігу є централізованою;
• всі документи можуть зберігатися в електронному вигляді на різних носіях і навіть у віддалених серверах, тому навіть при виникненні пожежі в офісі можна не хвилюватися, що буде знищена будь-яка важлива документація;
• всі документи легко реєструються і узгоджуються;
• всі папери підписуються на підставі їх відправки по електронних каналах зв`язку, що дозволяє економити значну кількість часу і зусиль працівників будь-якого підприємства;
• при необхідності можна зробити за кілька секунд копію потрібного документа;
• значно спрощується аудит, так як він проводиться в електронній формі, а також можна запрошувати для цих цілей найманих фахівців, які отримують документацію по електронних каналах.

Переваги систем електронного документообігу є значущими і незаперечними, але перед переходом на них слід оцінити негативні моменти кожної системи.

Недоліки системи

Переваги впровадження системи електронного документообігу є незаперечними, але цей процес має деякі мінуси. До них відносяться такі моменти:

• обов`язково потрібно зареєструвати електронний цифровий підпис, за створення якої сплачується велика сума коштів;
• відсутня можливість скористатися електронними документами, якщо партнери не перейшли на електронний документообіг;
• витрачається багато коштів і часу на установку додаткового програмне забезпечення і найм надійного співробітника, який займається веденням всієї електронної документації;
• ще не були закріплені будь-які строго Уніфіковані формати такого документообігу;
• багато контрагентів і покупців з недовірою ставляться до використання електронних документів, підписаних ЕЦП.

Тому кожен підприємець попередньо повинен вивчити переваги і недоліки електронного документообігу, щоб прийняти вірне і актуальне рішення.

Причини розвитку

Переваги електронного документообігу є численними та значущими. Це призводить до того, що він постійно розвивається і впроваджується в роботу різних підприємств, які є не тільки комерційними, а й державними. До основних передумов його ефективного і постійного розвитку відноситься:

• Передбачається можливість його застосування в податковому законодавстві. Деякі види податкових декларацій допускається здавати виключно в електронному вигляді. Це відноситься до звітів по страхових внесках, перерахованих в ПФ за найманих працівників, а також до декларації 3-ПДФО, переданої в ФНС за кожного співробітника підприємства. Навіть звіт СЗВ-М за всіх працівників фірми здається в електронному вигляді, якщо в організації працює більше 25 осіб. Тому деякі компанії просто змушені переходити на електронну документацію, так як їм в будь-якому випадку доводиться оформляти ЕЦП.
• До основних переваг електронного документообігу відноситься можливість його фіксації в бухгалтерському обліку. На підставі ФЗ № 402 первинна облікова документація може формуватися не тільки в паперовому вигляді, але і в електронному, якщо є можливість завізувати її електронним підписом.
• З 2017 року почався ефективний розвиток даного документообігу в судочинстві. Тепер кожне рішення суду має бути опубліковано у відкритих джерелах. Додатково всі фірми і приватні особи мають можливість подати позов або скаргу в електронному вигляді, для чого потрібно ЕЦП. Тому оформляється електронний підпис не тільки великими компаніями, а й навіть приватними особами.
• Розвиток електронних технологій відбувається стрімко, тому тепер практично кожна людина має доступ в інтернет, що значно спрощує процес спілкування з іншими людьми і представниками державних органів.

Тому можна стверджувати, що застосування такого документообігу стає все більш затребуваним.

Інша значуща перевага

Додатково багато компаній співпрацюють з підприємствами, що знаходяться в інших регіонах або країнах, тому набагато простіше обмінюватися різними документами при веденні електронного документообігу. Це дозволяє значно збільшувати ринки збуту і налагоджувати контакти з безпосередніми виробниками.

Це є додатковою значущою перевагою електронного документообігу. Підвищення якості управління спостерігається з першого дня впровадження відповідної системи.

Як вводиться?

Спочатку керівником підприємства оцінюються переваги та недоліки системи електронного документообігу. Якщо приймається рішення ввести його в компанії, то для цього реалізуються наступні етапи:

• Проводяться збори акціонерів, де здійснюється голосування за впровадження даної системи.
• Якщо рішення є позитивним, то видається відповідний наказ директором фірми.
• Доцільно розробити внутрішній нормативний акт, що регулює правила застосування електронної документації.
• Вибирається підпис, яка буде застосовуватися в процесі підписання різної документації.
• Якщо вибирається проста підпис, то вона проставляється на підставі кодів і паролів, а також інших засобів, причому доступ до неї є обмеженим, тому призначається конкретна особа, яка буде займатися візуванням електронної документації.
• Вибирається засвідчує центр. Він представлений спеціалізованою організацією, яка займається електронним документообігом. Важливо вибрати фірму, з якою буде вигідно і комфортно співпрацювати. Слід заздалегідь оцінити вартість пропонованих послуг, а також різні функції, якими можна скористатися під час співпраці. Визначається, яку відповідальність несе обраний центр за різні помилки, які можуть виникнути в процесі ведення електронного документообігу.
• Готуються документи, на підставі яких укладається договір з обраним центром.
• Підперезується договір з обраною організацією. Після цього центр створює і видає своєму клієнту сертифікат ключа ЕЦП.
• Відбувається безпосереднє впровадження електронного документообігу в роботу організації. Для цього всі паперові документи переводяться в електронну форму, а також налагоджується процедура обміну електронною документацією.

Рахунки-фактури можуть складатися в електронному вигляді, але попередньо слід переконатися, що для контрагента використання такої документації буде зручним. Цей обумовлено тим, що у компанії повинні бути технічні засоби, що дозволяють здійснювати обробку цих документів.

Вибір ЕЦП

Включається навіть в переваги електронного документообігу скорочення витрат на підготовку численних паперових документів. Але при переході в будь-якому випадку доведеться понести певні витрати. Вони пов`язані з оформленням електронного підпису, що застосовується в процесі візування електронної документації.

ЕЦП може бути представлена в некваліфікованому або кваліфікованому вигляді.

Некваліфікований

Вона оформляється за допомогою криптографічного перетворення даних, для чого застосовується спеціальний ключ, наявний у власника ЕЦП. Важливо заздалегідь визначитися з тим, хто саме в компанії буде підписувати електронні папери.

За допомогою такого підпису можна виявити різні правки, внесені в документацію вже після її підписання.

Кваліфікований

Для цього отримує компанія спеціальний сертифікат, що містить ключ перевірки ЕЦП. Для створення такого підпису враховуються вимоги, які перераховуються в ФЗ № 63.

Зазвичай застосовується така ЕЦП у великих компаніях, які прагнуть зберегти комерційну таємницю, тому за рахунок посиленої кваліфікованої ЕЦП забезпечується безпека електронних документів.

Після вибору конкретного виду електронного підпису укладається договір з обраним засвідчувальним центром.

Правила впровадження системи в роботу компанії

Переваги електронного документообігу в порівнянні з паперовим вважаються незаперечними, але нерідко в процесі його впровадження в роботу організації виникають певні складнощі. Тому до Правил цього процесу відноситься:

• спочатку призначається за допомогою наказу керівника фахівець, який буде займатися перекладом паперових документів в електронну форму;
• встановлюється на кожному робочому комп`ютері спеціальне програмне забезпечення, яке дозволяє підписувати документи раніше оформленої ЕЦП;
• при складанні, оформленні та погодженні різної документації враховуються основні правила діловодства, які застосовуються і до паперових документів;
• на електронних документах повинні бути всі необхідні реквізити, печатки та ЕЦП;
• у нормативні акти компанії може вноситися інформація щодо того, які методи підтвердження дій з цими документами будуть застосовуватися.

Процес вважається не дуже складним, якщо в ньому добре розібратися.

Правила співпраці з іншими фірмами

Кожна компанія, що впроваджує таку систему в роботу, бажає застосовувати електронну документацію при співпраці з основними контрагентами. Для цього при складанні угоди з іншою компанією слід вносити в текст документа пункт про те, що всі папери будуть передаватися по електронних каналах зв`язку. Після цього потрібна документація складається і підписується раніше оформленої ЕЦП. Всі засоби ЕЦП обов`язково повинні бути сертифікованими, а інакше ними неможливо користуватися під час роботи фірми.

Набагато простіше налагодити такий документообіг з різними державними установами, наприклад, з ФНС або ПФ. Це обумовлено тим, що в таких організаціях вже є необхідне програмне забезпечення для роботи з електронною документацією.

Як зберігаються документи?

Основна перевага електронного документообігу полягає в тому, що не потрібно в організації виділяти окреме приміщення, призначене для створення архіву, так як всі папери зберігаються на комп`ютерах, серверах або різних електронних носіях. Але все одно кожна компанія повинна приділити грамотному зберіганню документації, щоб до неї не був отриманий доступ сторонніми особами або організаціями.

Під час зберігання електронних документів враховуються наступні правила:

• обов`язково складається номенклатура справ для всієї компанії, причому її зовнішній вигляд і зміст залежать від того, в якій сфері діяльності працює підприємство;
• проводиться експертиза цінності документів;
• на кожній документації ставиться відмітка про використання електронного документообігу;
• всі документи обов`язково архівуються.

При обліку даних правил не складе труднощів грамотно зберігати документацію в електронному вигляді.

Укладення

Існує безліч переваг електронного документообігу. Підвищення якості роботи компанії є наслідком його впровадження. Для цього важливо прийняти відповідне рішення керівництву підприємства, обрати засвідчувальний центр та оформити ЕЦП. На комп`ютери встановлюється спеціальне ПЗ, а також вносяться потрібні зміни в нормативні локальні акти фірми.

За допомогою електронної документації значно спрощується робота компанії, а також забезпечується легкість співпраці з іншими фірмами та державними організаціями.