Діловий лист англійською: зразок складання, типові фрази

Діловий лист є коротким офіційним документом із заданою структурою. Воно має певний формат. Уміння його писати може стати в нагоді при різних обставинах. Від подання заявки на роботу до написання подячної записки або надсилання вибачень. У цій статті буде докладний опис як писати діловий лист + зразок англійською мовою. Важливо, що оформлення і будова ділового листа залежить від його виду.

Основні види ділових листів

• Листи про продаж, комерційні (Sales Letters). Пряма розсилка, яка використовується, щоб розповісти своїм потенційним клієнтам про те, що їм пропонують, які послуги та умови. Лист розкриває переваги співпраці та покликаний зацікавити клієнта.

• Листи про ділову пропозицію (Business Proposal Letters). Пропозиція про угоду або партнерство. У листі йдеться про те, що отримають обидві сторони від угоди, які переваги і вигода.

• Відправка запиту (Making an Inquiry). Лист містить в собі запит на надання додаткової інформації про продукт або послугу у вигляді брошур, каталогів, телефонних контактів і т. д.

• Відповідь на запит (Replying to an Inquiry). Успішна відповідь на запит може допомогти вам завершити продаж або призвести до нових продажів. Клієнти, які роблять запити, зацікавлені в конкретній інформації.

• Бізнес привітання (Business Congratulations). Якщо хтось із ваших колишніх колег або знайомих відкрив новий бізнес або отримав підвищення, то написати лист — це прекрасна можливість привітати його.

• Лист про звільнення (Resignation Email). Іноді за збігом обставин доводиться відправляти електронний лист замість дзвінка або особистої зустрічі. Професійно і ввічливо написаний лист допоможе вам залишитися в хороших відносинах з роботодавцем.

• Лист подяки (Thank you Letter). Якщо бізнес-партнер надав вам допомогу або клієнт порекомендував комусь ваші послуги, то такий лист-це хороша можливість сказати спасибі. Лист подяки на додаток до демонстрації вашої вдячності може сприяти вашій кар`єрі, допомогти отримати пропозицію про роботу та зміцнити відносини з клієнтом або постачальником.

• Лист з вибаченнями (Apology Letter). Вибачення може здатися складним кроком, але, впоравшись із цим, ви обов`язково справите гарне враження. Вибачення можуть бути принесені як від особистого імені, так і від імені компанії.

• Пред`явлення претензії (Making a Claim). Ці листи використовуються для пред`явлення претензій у зв`язку з незадовільною роботою або продукцією компанії. У разі якщо замовник не задоволений роботою підрядника, він пише лист з вимогами виконати роботу більш якісно.

• Супровідний лист (Cover Letter). Вони вкрай важливі при подачі заявки на нову посаду. Вони повинні містити короткий вступ, висвітлювати найважливішу інформацію у вашому резюме та переконувати потенційного роботодавця, що ви добре підходите для роботи.

Правила до написання ділового листа

1. Текст листа повинен бути прямим і коротким.
2. Інформація в тексті повинна бути достовірною.
3. Небажано використання скорочених слів.
4. Відсутність виправлень і закреслень.
5. Сенс не повинен бути двояким.
6. Неприпустимо використання сленгу.
7. Поводження має бути ввічливим.

Також якщо ви пишете електронний лист:

1. Зверніть увагу на вибір розміру, кольору шрифту. Переконайтеся, що ваш лист написаний простим та професійним шрифтом. Інакше адресат може навіть не виділити свій час на прочитання такого листа. Занадто маленький або незрозумілий шрифт може привести до того, що ваш лист так і залишиться непрочитаним.
2. Найбільше підійдуть шрифти Times New Roman, Cambria, Calibri, Arial, Courier New.
3. Рекомендований розмір шрифту-10-12. Розмір залежить від того, наскільки довге ваше повідомлення. Намагайтеся, щоб лист помістилося на одній сторінці.
4. Уникайте виділення жирним шрифтом, підкреслень та курсиву. Такі листи можуть бути незручними для читання.

Перед тим як відправити лист, перевірте його на грамотність і орфографічні помилки, т. до. їх наявність може відштовхнути одержувача. Переконайтеся, що всі особисті імена та назви компаній написані правильно. Для легкості читання і сприйняття інформації розбивайте текст на абзаци.

Структура письма

1. Почніть лист з офіційного привітання.
2. Можна використовувати посилання на попередній контакт або спілкування.
3. Далі вкажіть причину вашого листа.
4. В основній частині повідомте суть проблеми з необхідною аргументацією.
5. У заключному абзаці підсумуйте сенс написаного і завершіть лист.
6. Висловіть подяку одержувачу за прочитання листа.
7. Внизу поставте ваш підпис і вкажіть дату.

Як звертатися до одержувача в діловому листі англійською? Зразок

Ваше звернення до одержувача безпосередньо залежить від ваших з ним відносин. Якщо ви вже знайомі з людиною особисто багато років, то доречно буде використовувати тільки його ім`я. В іншому випадку використовуйте Mr., Ms. або Dr.

Не рекомендується використовувати фрази неформального привітання, такі як Hello або Hi (Привіт), Greetings (вітаю), Good Morning (Доброго ранку), Good Evening (Добрий вечір). Використовуйте особисте привітання, яке включає ім`я, прізвище або посаду одержувача. Наприклад: Dear Mr. Доусон (Шановний пане Доусон), дорогий менеджер (шановний менеджер).

Якщо ви пишете цього контакту вже не перший раз, то доречно буде додати якусь фразу для ввічливості. Наприклад, I hope you are doing well.

Приклади офіційного звернення

1. Dear First name Surname (шановний ім`я та прізвище) - напр., Dear Josh Dawson.
2. Dear Mr. або Ms. Surname (шановний Mr./Ms. прізвище) - напр., Dear Mr. Dawson or Dear Ms. Dawson.
3. Dear Mr. або Ms. First name Surname (шановний Mr. або Ms. ім`я та прізвище). Напр., Dear Mr. Josh Dawson or Dear Ms. Jane Dawson.
4. Дорогий менеджер (шановний менеджер).
5. Dear Sir or Madam (Шановний сер або шановна мадам). Пишіть так, якщо ви не знаєте ім`я адресата.
6. To Whom It May Concern (для зацікавленої особи). У разі якщо у вас немає інформації, кому конкретно адресовано цей лист.

Як підписати діловий лист англійською? Зразок

Не знаючи людини особисто, доречно почати лист з Dear Sir або Dear Madam, а закінчити його, підписавши Yours faithfully First name Surname(з повагою, ім`я / прізвище)

Фрази Yours sincerely або Yours truly, що перекладається як "Щиро Ваш", використовуються в тих випадках, якщо до цього ви звернулися до одержувача по імені або прізвища.

Як слід підписувати діловий лист англійською? Зразок представлений нижче.

Оформлення адреси

Свою адресу і контакти потрібно вказувати у верхньому кутку, праворуч. Там же за бажанням вкажіть назву вашої компанії, адресу, номер телефону. Якщо відправляєте лист від імені фірми, власне ім`я вказувати не слід.

З лівого боку вкажіть адресу одержувача. Він повинен розташовуватися нижче вашої адреси.

Зразок оформлення ділового листа англійською (адреси) виглядає наступним чином.

Оформлення дати

Строгих правил, що вказують, в якому місці ставити дату, немає. Зазвичай її вказують над або під адресою одержувача.

Важливо знати, що не у всіх країнах дати пишуться однаково. Наприклад, у Великобританії спочатку йде число, а потім місяць - 26 July, 2019. В Америці-навпаки. Приклад: July 26, 2019.

Радимо писати назву місяця буквами, так як це допоможе уникнути можливого нерозуміння.

Зміст листа

Будь-який офіційний лист слід писати просто і ясно. Не варто розписувати все на кілька сторінок (максимум 2-3 абзацу). Як ми знаємо, стислість-сестра таланту.

Для початку зрозумійте мету вашого листа: подяка, пред`явлення претензій, пропозиція про спільну роботу і т.д.

Є фраза, з якої зручно починати перше речення: I am writing..., після якої Ви можете написати мету листа.

Приклад:

• to inform you about-щоб проінформувати про;
• ipso facto - з однієї цієї причини;
• to recommend-порекомендувати;
• to explain-роз`яснити;
• to request-запросити;
• in this connection - у зв`язку з цим;
• in reference-щодо;
• to remind you-нагадати;
• to congratulate-привітати.

У наступному абзаці розкрийте суть і мету вашого листа. Уникайте використання зайвих слів і фраз. Висловлюйте свої думки дохідливо.

І в останньому абзаці ви можете написати про те, чого тепер чекаєте від адресата. Залежно від мети написання, це може бути вимога переробити роботу, пропозиція купити товар або послугу, вислати більше інформації і так далі.

Завершення листа

Обов`язково подякуйте одержувача за прочитання і повідомте, що сподіваєтеся на його швидку відповідь.

Корисні фрази:

1. Thank you for your interesting-дякуємо за ваш інтерес.
2. Please, let me know what you think-будь ласка, дайте мені знати, що ви думаєте.

Приклад письма

Як оформити лист-запит? Зразок в діловому англійському стилі виглядає так.

Це зразок написання ділового листа англійською у формі запиту. Воно відправляється компаніям, які, можливо, на даний момент не займаються активним пошуком нових співробітників. Таким чином ви отримаєте шанс показати своє резюме менеджеру з найму. Завдяки листу роботодавець помітить, що ви зацікавлені в компанії та на певній посаді.

У разі якщо вони не планували наймати нових співробітників, лист допоможе вам залишатися в полі зору. Коли ситуація зміниться, вас розглянуть як кандидата.

Як писати електронний діловий лист?

Для початку необхідно знати кілька правил:

1. Ваша електронна адреса повинна виглядати професійно і просто. Наприклад, Ім`яфамілія@email.com або Фаміліяімя@email.com. Переконайтеся, що ваша електронна адреса не названа як-небудь так[email protected].
2. Також важливо, щоб листи були короткими. В середньому люди не витрачають більше хвилини на прочитання одного електронного листа. Для того щоб ваше повідомлення зацікавило адресата, і він дочитав його до кінця, пишіть тільки у справі.
3. Використовуйте рядок із темою, щоб переконати читача відкрити Ваш лист. Не робіть її занадто довгою, а включіть побільше ключових слів. Наприклад, якщо ви пишете лист про прохання прийняти на роботу, просто вкажіть посаду і своє ім`я з прізвищем.
4. Завершуйте лист професійно. Знайдіть час, щоб підписати його правильно. Ваш підпис повинен містити ім`я та адресу електронної пошти. Також можна вказати номер телефону, свою посаду або адресу особистого веб-сайту.
5. І останнє правило-Редагуйте. Перевірте кілька разів, щоб електронний лист був чітко написаний та відредагований. Перш ніж надсилати повідомлення, перечитайте його та виправте всі орфографічні та граматичні помилки.

Що потрібно виключити з листа?

• смайлики;
• помилки та помилки;
• незвичайні або кольорові шрифти;
• зайву і непотрібну інформацію;
• зображення;
• сленг або скорочені слова.

Приклади написання різних видів електронних листів

Як писати діловий лист англійською? Зразки та шаблони допоможуть вам відформатувати і впорядкувати інформацію в листі. Але хоча зразки можуть бути гарною відправною точкою, не забудьте зробити свій електронний лист персоналізованим.

Ось так виглядає діловий електронний лист англійською мовою (зразок на фото):

Цей вид листа-привітання з відкриттям нового бізнесу. Ваші слова підтримки і визнання запам`ятаються одержувачу, а також, можливо, принесуть користь в майбутньому.

Ось як писати діловий лист англійською мовою. Зразок на фото.

Коли ви дякуєте людині, Скажіть, за що конкретно. Дайте адресату зрозуміти, що це не розсилка подячних записок. Перерахуйте те, якими способами вам допомогли. Наприклад, Сюзанна дуже допомогла в організації конференції. У відповідь Мері пропонує свої послуги, якщо буде необхідність. Це показує, що її слова не порожні і вона дійсно вдячна за виконану роботу, що готова запропонувати щось натомість.

Співпраця

Для початку співпраці і подальшого розвитку партнерства необхідно написати перший лист, який буде містити вашу пропозицію або відомості про угоду. Професійне лист зацікавить фірму або клієнта і розташує до партнерства.

Так виглядає діловий лист про співпрацю англійською (зразок).

У листі не забудьте вказати Ваші контакти: телефон, пошту та адресу, щоб одержувач міг зв`язатися з вами будь-яким зручним для нього способом.

Використовуючи зразок ділового електронного листа англійською, ви легко впораєтеся з написанням власного.