Де зберігається трудова книжка працівника і хто несе за неї відповідальність?

Де зберігається трудова книжка працівника? Таким питанням найчастіше цікавляться співробітники приватних кампаній, які бояться того, що даний документ може бути Загублений у відділі кадрів підприємства. Так ось, відразу ж хочеться сказати про те, що трудові книжки зберігаються у роботодавця протягом усього періоду професійної діяльності співробітник. Знаходяться дані документи під особливим контролем. Тож для зберігання трудових книжок співробітників в організації повинен бути передбачений вогнетривкий сейф або металева шафа, який буде закриватися на ключ. Детальніше про всім цьому читайте нижче.

Трохи про головне

Де зберігається трудова книжка працівника? Відповідь на це питання досить простий. Зазначений документ зберігається в організації за основним місцем роботи громадянина. Для того щоб трудові книжки були в цілості й схоронності, вони повинні знаходиться в спеціальному, вогнетривкому сейфі або металевій шафі, під відповідальністю керівника підприємства. Проте, в більшості випадків, дані документи зберігаються у відділі кадрів, в якому також знаходяться і особисті справи всіх співробітників фірми. Відповідальність за трудові книжки в такій ситуації покладається на начальника відділу кадрів. Це потрібно запам`ятати.

Для довідки

Трудові книжки існують в нашій країні дуже давно. Вперше дані документи з`явилися ще в 1939 році. При цьому форма трудової книжки змінювалася вже не один раз. В даний час використовується зразок документа 2004 року, який був затверджений Урядом РФ.

Правове регулювання

Відповідно до чинного законодавства, зберігання трудових книжок і вкладишів до них є обов`язком роботодавців. Про це, зазначено в Постанові Уряду РФ "Про трудових книжках" від 16 квітня 2003 року № 225.

Забезпечувати збереження документів, керівник підприємства зобов`язаний протягом усього терміну дії договору зі співробітником. Трудова книжка обов`язково видається підлеглому особисто на руки в останній день його службової діяльності на підприємстві, а також його близькому родичу під розписку в разі смерті самого співробітника. Це потрібно запам`ятати.

Де зберігається трудова книжка працівника після його звільнення, якщо він відмовився від отримання даного документа? Це дуже цікаве питання, яке хвилює багатьох громадян. Так ось, в даній ситуації трудова книжка повинна зберігатися в архіві підприємства до запитання протягом 50 років, але за тієї умови, що вона надійшла в архів після 2003 року. Якщо даний документ був переданий в архів раніше зазначеного року, то термін зберігання збільшується до 75 років. Це обов`язкова умова.

Загальні питання

Де зберігається трудова книжка працівника, якщо він здійснює службову діяльність в комерційній фірмі? Відповідь тут буде досить простий. Після офіційного працевлаштування відповідальність за зберігання і ведення документа несе керівник організації. У тому випадку, якщо останній видає наказ і передає трудові книжки на зберігання фахівцеві відділу кадрів, то вже цей фахівець буде відповідати за їх збереження. Такий порядок.

Де повинні зберігатися трудові книжки працівників? Чи дозволено співробітнику залишити документ у себе і не передавати керівнику фірми? Відповіді на ці питання містяться в трудовому законодавстві. Відповідно до ТК, роботодавець повинен внести запис в трудову книжку, якщо співробітник працює на підприємстві більше, ніж п`ять днів.

Крім того, зазначений документ працівник передає до відділу кадрів при оформленні та зможе забрати під розпис при звільненні з підприємства, а також у разі, якщо Трудова потрібна останньому з метою його соціального забезпечення. Це потрібно знати весь. Залишити трудову книжку у себе можна тільки в разі, якщо людина працює неофіційно. Тому що в цьому випадку оформлення офіційних документів не потрібно.

Відповідно до затверджених норм законодавства, всі трудові книжки співробітників повинні знаходитися тільки в сейфі або в металевій шафі, який замикається на ключ. Якщо документи будуть зберігатися в тумбочці у відділі кадрів, то це буде серйозним порушенням.

Деякі нюанси

Дуже часто громадяни задаються питанням про те, чи можна отримати трудову особисто в руки без звільнення з роботи, якщо вказаний документ необхідний для призначення пенсії? Для відповіді на вказане питання потрібно звернутися до стат. 62 ТК. У цій нормі чітко прописано, що за письмовою заявою співробітника, роботодавець повинен видати останньому (не пізніше 3-х робочих днів з дня подачі заяви) трудову книжку з метою обов`язкового соц. страхування працівника.

Таким чином, підлеглий має право вимагати видачі трудової, якщо це йому дійсно необхідно. Нічого протизаконного тут немає.

Коротка характеристика

Де зберігається трудова книжка працівника за законом? Ще раз хотілося б відповісти на це питання. Трудова книжка зберігається у відділі кадрів організації роботодавця за основним місцем службової діяльності співробітника. Якщо, останній влаштовується на інше підприємство за сумісництвом, то цей документ йому не буде потрібно. Такий порядок.

За бажанням самого громадянина в трудову книжку можуть бути вписані відомості про його професійну діяльність за сумісництвом. Хоча, відповідно до закону, це не є обов`язковим.

На даний момент часу трудова є єдиним документом, що підтверджує стаж професійної діяльності громадянина, який необхідно враховувати для призначення останньому пенсії. У тому випадку, якщо вона була загублена роботодавцем, то організація зобов`язана відновити трудову і внести в неї всі відомості про службову діяльність співробітника. Вирішенням питання повинен займатися сам роботодавець.

При звільненні

У разі припинення службових відносин зі співробітником роботодавець зобов`язаний видати йому трудову книжку в останній день роботи підлеглого. У разі, якщо останній відсутній з певної причини на робочому місці, то керівник зобов`язаний направити йому повідомлення про отримання трудової або про згоду на відправлення цього документа поштою. Це потрібно запам`ятати.

При звільненні працівника Трудова книжка повинна бути видана співробітнику разом з остаточним розрахунком. Так належить за законом.

За письмовим зверненням співробітника, який не отримав трудову, роботодавець зобов`язаний видати її не пізніше трьох днів з моменту звернення останнього. В іншому випадку працівник може звернутися зі скаргою в прокуратуру і навіть в судову інстанцію.

Відповідальність

Де зберігаються трудові книжки працівників організації? Згідно із законом документи повинні знаходитися в сейфі або металевій шафі, який обов`язково закривається на ключ. Якщо співробітнику потрібна копія трудової для отримання кредиту, то фахівець з кадрів видає таку копію і завіряє її належним чином (ставить свій підпис і печатку).

Що чекає винного співробітника в разі псування або втрати трудової книжки співробітника? В даному випадку потрібно звернутися до норм адміністративного законодавства. Відповідно до статті 5.27 КОАП, за порушення трудового законодавства передбачені наступні санкції:

• на посадових осіб-попередження або штраф у сумі від 1000 до 5 тисяч;
• на осіб, які здійснюють діяльність без утворення юридичної особи-штраф від тисячі до п`яти;
• для організацій-тільки штраф у сумі від 30 до 50 тисяч.

Проте, якщо роботодавець раніше вже порушував норми трудового законодавства, то штрафні санкції буде значно вище. За частиною 2 статті 5.27 КпАП, штраф вже буде від 10 до 20 тисяч на посадову особу, а на юридичну-від 50 до 70 тисяч. Також, може бути застосована дискваліфікація уповноваженої особи від року до трьох років. Це потрібно знати всім громадянам, чиї документи були загублені роботодавцем.

Додаткова інформація

Видача трудових книжок працівникам здійснюється роботодавцем на підставі чинного законодавства. Для цих цілей в кожній організації існує спеціальний журнал. Він називається "Книга руху та обліку трудових книжок". У день звільнення співробітник зобов`язаний отримати свою трудову і розписатися в журналі.

Роботодавці бояться відповідальності за втрату або псування трудових книжок і тому ставляться до їх зберігання з максимальною відповідальністю. Саме тому документи повинні знаходитися в сейфі або спеціальному металевому шафі. І завжди під контролем посадової особи.

Що планується?

Законодавці вже давно розглядають питання про введення електронних трудових книжок в Росії. Спочатку це планувалося зробити в 2017 році. Але в даний час в Росії все ще діють паперові трудові книжки. Мінпраці також заявив про те, що потрібно більш детально вивчити питання про переведення громадян нашої країни на електронні трудові документи. Тому що, на думку багатьох фахівців, це дозволить зменшити кількість пересилання паперових документів.

Для інформації

Видати трудову книжку працівнику у відділі кадрів організації зобов`язані в двох випадках:

• коли це необхідно співробітнику з метою соціального страхування;
• при звільненні з установи.

У всіх інших випадках співробітник має право лише на отримання копії даного документа. Якщо співробітник помер, трудову книжку може отримати його дружина або інші родичі, але тільки під розписку.

Тут же хотілося б сказати ще про те, що роботодавець повинен купувати трудові книжки і вкладиші до них тільки в спеціальних друкованих центрах, а також стежити за тим, щоб вони відповідали державним вимогам. Адже на кожного молодого співробітника організація самостійно заводить трудову книжку, в яку вносить відомості про перше місце професійної діяльності громадянина. Останній не зобов`язаний купувати її самостійно.

На закінчення

При звільнення працівника запис в трудову книжку вноситься тільки на підставі наказу керівника. Ніяких скорочень в документі бути не повинно. Інакше такий запис буде вважатися недійсною. Багато фахівців з кадрів не знають цього і допускають істотні порушення при заповненні трудової.

Якщо громадянин влаштовується на роботу за сумісництвом, він не зобов`язаний надавати в дану організацію трудову книжку. В даному випадку досить буде копії з неї, яку можна взяти у відділі кадрів за основним місцем службової діяльності.

Видати трудову книжку на руки працівнику роботодавець зобов`язаний за письмовою заявою співробітника, але тільки у випадках, передбачених законом.