Внесення записів про нагородження в трудову книжку: зразки і правила

Трудова книжка повинна бути у кожного офіційного працюючої людини. У неї включаються відомості про всі місця роботи громадянина. Наводяться дані про дату прийому або звільнення з будь-якої компанії. Додатково обов`язково включаються відомості про різні нагороди, одержуваних громадянином на місці роботи за різні досягнення. Інформація вноситься працівниками кадрової служби. Щоб не допустити помилку, вони повинні користуватися зразками записів в трудову книжку про нагородження. Сам працівник фірми може простежити, щоб в його особистий документ була винесена потрібна інформація. Завдяки таким записам в майбутньому можна розраховувати на отримання високооплачуваної посади в іншій компанії.

Законодавче регулювання

У кожної людини повинна бути для роботи трудова книжка. Відомості про нагородження, прийомах на роботу, звільнення або переведення повинні вноситися в цей документ виключно при обліку численних вимог законодавства. Для цього співробітник кадрової служби, що займається цим процесом, повинен враховувати положення наступних нормативних актів:

• ст. 66 і ст. 191 ТК;
• Постанова Уряду №225, що містить відомості про правила ведення та зберігання даної документації;
• Інструкція щодо заповнення трудових книжок, яка введена постановою Мінпраці № 69.

Якщо будь-яким чином відомості про нагороди будуть внесені в документ некоректно, то вони легко визнаються недійсними.

Які вписуються нагороди?

Кожен працівник будь-якої фірми повинен знати, які нагородження вносяться в трудову книжку. Включається інформація про різні трудові заслуги працівника, тому обов`язково вказуються наступні дані:

• видача громадянину будь-якої державної нагороди;
• надання нагороди від імені фірми, де працює громадянин, причому зазвичай для цього видаються почесні грамоти, виноситься подяка або присуджується якесь специфічне звання, а також можуть видаватися дипломи або значки;
• інші види нагород, які встановлюються на підставі правил внутрішнього розпорядку, тому відомості про такі нагородження обов`язково повинні включатися в колективний договір і закріплюватися внутрішнім нормативним актом фірми.

Не включаються відомості про різні премії або різні фінансові заохочення. Нагорода повинна видаватися тільки за результатами роботи, коли працівник перевиконує план або приносить інші переваги фірмі.

Найбільш значущими для будь-якого співробітника є відомчі нагороди. При внесенні нагородження в трудову книжку можна в майбутньому розраховувати на більш значущі звання або оформлення статусу ветерана праці. Якщо людина бажає отримати від будь-якого Міністерства Почесну грамоту, то попередньо йому повинна виноситися подяку.

Коли вноситься інформація?

Відомості про нагородження в трудову книжку вносяться тільки на підставі спеціального офіційного документа. Він може бути представлений листом або наказом. До правил заповнення трудової книжки відноситься:

• запис робиться відповідальною особою, яка є працівником відділу кадрів;
• для цього на руках у цього фахівця повинен бути документ, що містить відомості про надання нагороди працівнику підприємства;
• зазвичай відомості включаються в трудову книжку вже після того, як співробітник отримає на руки грамоту або будь-якої значок;
• у різних нормативних актах не вказується точний термін, протягом якого повинні вноситися записи в книжку.

Стандартно дані включаються в документ протягом одного тижня після надання нагороди співробітнику підприємства. Не слід затягувати з цим процесом, так як інакше співробітник відділу кадрів може просто забути про свої обов`язки. У майбутньому це може стати причиною початку судовий розгляд між працівником та роботодавцем.

Підстава

Відомості про нагородження в трудову книжку включаються при наявності вагомих підстав. Для цього повинні бути офіційні документи. До них відноситься:

• клопотання, на підставі якого висувається кандидат;
• нагородний лист, правильно заповнений посадовою особою, що володіє потрібними повноваженнями;
• наказ керівника фірми;
• лист, отриманий від вищого органу.

Як тільки потрібна документація буде отримана працівником кадрової служби, він вносить відповідні відомості в особисту документацію співробітника, який отримав нагороду.

Правила заповнення

Якщо співробітник відділу кадрів не знає про те, як вказувати інформацію в документації, то бажано скористатися зразками записів в трудову книжку про нагородження. Процедура заповнення документа вважається простою. Для цього виконуються наступні дії:

• у першій графі наводиться порядковий номер запису про заохочення працівника;
• друга графа призначається для зазначення дати внесення відомостей про нагороду;
• у третій графі наводяться досягнення фахівця, за які він отримує заохочення, а також вказується, хто саме видав нагороду;
• четверта графа містить найменування та реквізити документа, на підставі якого було видано нагородження.

Насправді будь-який співробітник відділу кадрів може розібратися в тому, як заповнити нагородження в трудовій книжці. У маленьких компаніях дана процедура виконується безпосереднім директором. Зразок відомостей про нагородження в трудовій книжці можна вивчити нижче.

Правила процедури

Якщо вносяться дані про нагородження в трудову книжку, то відповідальна особа повинна розбиратися в правилах даного процесу. До них відноситься:

• якщо видається нагорода безпосереднім керівником компанії, в якій працює громадянин, то наводиться в третій графі Найменування підприємства;
• якщо відповідальна особа робить будь-які помилки, то недостовірна інформація закреслюється, а також таке виправлення засвідчується підписом керівника;
• якщо працівник, якому належить документ, виявить, що в ньому містяться невірні дані, то він може зажадати від керівника фірми виправлення конкретних відомостей.

Зразок запису в трудову книжку про нагородження можна вивчити нижче.

Навіщо потрібно вказувати відомості в документі?

Інформація про нагородження за законом повинна наводитися в трудовій книжці. Для кожного працівника це може принести певні переваги. Сюди відноситься можливість просунутися по кар`єрних сходах або в майбутньому знайти хорошу і високооплачувану роботу.

Додатково наявність таких записів виступає в якості визнання заслуг людини під час реалізації трудової діяльності. Тому співробітники зазвичай ретельно стежать за тим, щоб керівники компаній відповідально ставилися до своїх обов`язків щодо заповнення книжки.

Що робити, якщо відсутнє місце?

Заповнення трудової книжки про нагородження є простим процесом. Але іноді фахівці кадрової служби стикаються з тим, що в документі просто відсутній вільний місце для внесення обов`язкової інформації.

При таких умовах не дозволяється приклеювати додаткові листи або включати відомості про нагороду в рядках, призначених для вказівки місця роботи. Тому заводиться спеціальний вкладиш.

Чи вказуються відомості про почесних грамотах?

Будь-який працівник бажає, щоб його зусилля були помічені роботодавцем, тому для нього отримання навіть стандартної грамоти вважається прекрасним способом заохочення. Але при цьому виникає питання, чи заносився нагородження Грамотою в трудову книжку. Почесна грамота представлена значущою нагородою, тому в більшості випадків вона фіксується в особистій документації співробітника.

Але при вирішенні даного питання враховуються деякі визначальні фактори. Перед заповненням трудової книжки обов`язково повинен видаватися наказ керівником. Саме на підставі цього розпорядженні вносяться в особисту документацію працівника будь-які значущі відомості. Якщо грамота видається без видання керівником наказу, то відомості про такий документ не наводяться в трудовій книжці співробітника.

Для багатьох роботодавців Почесна грамота не є значущою нагородою, тому вони не видають офіційного розпорядження. Тому для багатьох співробітників і власників компаній дане питання є актуальним і спірним. Якщо працівник бажає, щоб його трудова книжка містила дані про отриману грамоту, то йому доведеться самостійно звертатися до свого директора з проханням видати офіційний наказ.

Відповідальність роботодавця

Заповнення особистої документації кожного працівника вважається специфічним і значущим процесом. Тому директор будь-якої фірми повинен піклуватися про правильне виконання даного процесу. В іншому випадку він буде притягнутий до адміністративної відповідальності. Покарання призначається в наступних ситуаціях:

• відомості в трудовій книжці є недостовірними;
• у встановлені терміни роботодавець не вніс потрібні дані в документацію, хоча був виданий наказ;
• вноситься інформація без офіційного розпорядження;
• запис зроблено некоректно.

Якщо порушуються правила ведення трудових книжок, то до відповідальної особи застосовуються такі види покарань:

• штраф у розмірі зарплати спеціаліста за період від 1 до 2 місяців;
• виправні роботи на термін до одного року;
• арешт на строк до 3 місяців.

Якщо зовсім порушується порядок поводження з трудова книжка, те покарання призначається на підставі ст. 5.27 КоАП. Організація в цьому випадку сплачує штраф від 50 до 70 тис. руб., а посадовці сплачують штраф від 10 до 20 тис. руб., який може замінюватися дискваліфікацією на три роки.

Саме тому призначена відповідальна особа повинна добре вивчити зразки записів до трудової книжки про нагородження, щоб не допустити суттєвих помилок.

Наслідки повторного порушення

Якщо фахівці трудової інспекції виявляють повторні порушення з боку керівника фірми, то вони застосовують до порушника більш суворе покарання. На підставі 2 і 3 ч. ст. 5.27 КоАП призначається для фірм штраф від 100 до 200 тис. руб., а ІП сплачують від 30 до 40 тис. руб. Посадові особи дискваліфікуються на термін від 1 до 3 років.

Тому навіть неправильне заповнення трудової книжки може стати причиною застосування до фірми або приватного підприємця жорстких заходів покарання. Це обумовлено тим, що даний документ є особистою документацією співробітника. На підставі відомостей, наявних у трудовій книжці, людина може розрахувати свою пенсію або оформити звання ветерана праці.

Якщо працівник фірми з`ясовує, що роботодавець неправильно вносить відомості в його трудову книжку, то він може написати заяву в трудову інспекцію. При необхідності зовсім подається позовна заява до суду для стягнення моральної компенсації.

Укладення

Трудові книжки є особистими документами співробітників. У них обов`язково вносяться відомості про нагороди. В якості підстави для створення будь-якого запису виступають офіційні документи, представлені постановами або наказами.

Якщо роботодавець неправильно вносить дані в цей документ, то він притягується до відповідальності. Працівник може звернутися за допомогою до трудової інспекції або суду.