Як списати автомобіль з балансу в організації?

Багато фірм під час роботи користуються автомобілями, які зараховуються до майна організацій. Але транспортні засоби мають обмежений терміном служби, а також руйнуються в процесі експлуатації, тому бухгалтер будь-якої компанії повинен знати, як списати автомобіль. Машини можуть направлятися на утилізацію або продаватися приватним особам або іншим підприємствам. Списання повинно здійснюватися в бухгалтерському обліку і в відділенні ГИБДД. Процесом зазвичай займається головний бухгалтер фірми, а також інша відповідальна особа, що відправляється у відділення ГИБДД для виконання потрібних дій.

Особливості процесу

Іноді у підприємців, які під час роботи користуються машинами, виникає питання про те, чи можна списати автомобіль. Процедура може виконуватися з різних причин, але при це важливо не тільки зняти авто з обліку, а й усунути його з бухобліку компанії. При цьому враховуються наступні особливості:

• керівник компанії перед продажем машини або перед здачею її в утиль повинен видати відповідний наказ;
• основною причиною списання машини виступає її поганий технічний стан, тому підприємство просто не може далі користуватися цим ТЗ для виконання тих чи інших дій;
• якщо авто ще може використовуватися в різних цілях, то його можна не утилізувати, а продавати;
• рішення про необхідність списання машини приймається спеціальною комісією, що формується в компанії;
• зазвичай в комісію входить керівник підприємства, Головний бухгалтер та інші відповідальні особи, що займаються експлуатацією парку автомобілів в компанії;
• починається процедура за допомогою складання спеціальної службової записки, яка формується відповідальною особою компанії;
• комісія, якою приймається рішення про списання авто, може працювати протягом усього року або скликатися тільки при необхідності.

Тільки при обліку даних Умов може виконуватися процедура списання авто.

Нюанси для бюджетних установ

Нерідко державні службовці користуються машинами для виконання службових обов`язків. Списати автомобіль з обліку в бюджетній установі можна тільки на підставі розпорядження, одержуваного від федерального або муніципального органу влади.

Керівник установи отримує наказ від вищого керівництва, на підставі якого відбувається списання авто. У наказі вказується, чи будуть машини утилізовані, продані або передані на зберігання в іншу державну установу.

Інші важливі моменти

Перед тим як списати автомобіль, слід розібратися в особливостях цього процесу. Якщо процедура виконується в бюджетній установі, то обов`язково враховуються положення наказу Мінфіну №157 та інших нормативних актів. Якщо ж списується машина в комерційній організації, то фірма може самостійно у внутрішній документації закріплювати правила, на підставі яких буде передаватися машина в утиль.

У приватних фірмах рішення про списання машини приймається тільки директором компанії. Для цього зазвичай передається йому завчасно службова записка іншим працівником фірми.

Причини списання

Списати автомобіль з балансу досить складно, а також для цього повинні бути певні підстави. До них відноситься:

• поганий технічний стан майна, тому неможливо далі користуватися автомобілем для досягнення будь-яких цілей підприємства;
• приймається рішення безоплатно передати автомобіль приватній особі або іншій компанії;
• після проведення інвентаризації виявляється недостача, яку можна покрити тільки шляхом продажу машини;
• реалізація автомобіля, який не використовується фірмою.

Найбільш часто компаніям доводиться позбавлятися від машин, які знаходяться в поганому технічному стані, тому ними просто неможливо користуватися для безпечного пересування.

Правила списання при наявності поломок

Якщо машина не може застосовуватися для пересування за рахунок свого поганого технічного стану, потрібно утилізація списаного автомобіля. Ініціюється процедура зазвичай відповідальною особою, яка стежить за станом всіх автомобілів, що знаходяться на балансі підприємства. Як правильно списати автомобіль в цьому випадку? Для цього реалізуються наступні етапи:

• спочатку начальник автомобільного парку визначає, що машина має серйозні поломки;
• проводиться експертиза, за допомогою якої виявляється фактичний стан автомобіля;
• якщо експерт підтверджує, що машина знаходиться в поганому стані, тому її неможливо навіть відремонтувати, то починається процедура списання машини в утиль;
• у компанії скликається спеціальна комісія, яка займається всіма питаннями, пов`язаними зі списанням машини;
• збираються документи, які доводять, що авто не може застосовуватися для подальшої роботи;
• видається наказ керівництвом фірми;
• знімається автомобіль з обліку в ГИБДД;
• здається майно в утиль;
• виключається машина з бухгалтерського обліку підприємства.

Якщо процедура реалізується в бюджетній установі, то додатково доведеться отримувати дозвіл на проведення процесу від вищого керівництва. Нерідко проводиться додаткова експертиза, що дозволяє отримати актуальні дані про стан машини.

Якими діями займається комісія?

Перед тим, як списати автомобіль, обов`язково проводиться розслідування комісією. Процедура дозволяє визначити, з яких причин машина стала непридатною для подальшого використання.

Якщо списання проводиться на підставі результатів інвентаризації, то виявляються підстави освіти збитку. Тільки після проведення розслідування приймається рішення про списання майна.

Після проведення розслідування комісія формує висновок, в якому вказуються причини списання. Перераховуються основні технічні параметри автомобіля, які не дозволяють далі користуватися цим майном для досягнення цілей підприємства.

Нерідко причиною списання виступає завершення амортизації. Якщо машина, що володіє нульовою балансовою вартістю, може далі використовуватися для безпечної експлуатації, то може виконуватися переоцінка або продовження терміну корисного використання. Нерідко при таких умовах керівники підприємства вирішують продати машину.

Причини погіршення стану авто

Зазвичай причинами списання машини є:

• неправильна експлуатація автомобіля;
• неякісне виконання поточних ремонтних робіт;
• високий знос машини за рахунок тривалості експлуатації;
• попадання працівника підприємства в аварію.

Тому кожен працівник фірми повинен відповідально ставитися до використання службового авто.

Як списати автомобіль?

Процедура вважається досить складною, а також під час її реалізації задіюється велика кількість працівників підприємства. Важливо визначитися, чи буде авто утилізуватися або продаватися. Як списати автомобіль в організації? Для цього виконуються наступні дії:

• працівник фірми, відповідальний за автомобільний парк організації, подає службову записку керівнику фірми;
• у цьому документі вказується, з яких причин потрібно списання авто, наприклад, воно потрапило в аварію, не може бути відремонтовано або Закінчилася амортизація;
• керівник видає наказ про формування спеціальної комісії;
• членами комісії проводиться розслідування, покликане визначити причини списання машини;
• готуються документи комісією для передачі директору і працівникам ГИБДД;
• до цих документів відноситься ПТС, свідоцтво про реєстрацію на машину, підтвердження прийняття авто на баланс, інвентаризаційна картка, технічні папери на майно, довідка про балансову вартість машини, а також діагностична карта, отримана в результаті проходження технічного огляду;
• якщо причиною списання виступає потрапляння в аварію, то додатково в ГИБДД передається спеціальний акт;
• якщо машина була викрадена, то передається в ГИБДД копія постанови, на підставі якого було порушено кримінальна справа;
• якщо авто було пошкоджено або зовсім знищено посадовими особами, які ставилися до майна компанії халатно, то готуються результати службового розслідування, а також наказ директора, на підставі якого винні особи притягуються до відповідальності;
• як тільки всі документи будуть зібрані, проводиться огляд і експертиза автомобіля;
• складається висновок, на підставі якого можна зрозуміти, чи допускається далі користуватися машиною для роботи;
• якщо не виходить зробити оптимальні висновки, то компанією замовляється технічна експертиза придатності авто для подальшої експлуатації;
• складається акт про списання машини, причому для цього враховуються вимоги Наказу Мінфіну №52;
• автомобіль знімається з обліку в ГИБДД;
• якщо авто не придатне для подальшої експлуатації, додатково проводиться утилізація майна, для чого фірмі доводиться звертатися до відповідних організацій.

У компанії повинні зберігатися акти про списання та утилізацію автомобіля. Якщо розібратися в тому, як списати автомобіль в утиль, то процес легко і швидко виконується бухгалтером та іншими посадовими особами підприємства.

Правила оформлення в бухгалтерському обліку

Бухгалтер будь-якої фірми повинен знати про те, як списати автомобіль без утилізації або в утиль. Для цього потрібно внести певні зміни в бухгалтерський облік підприємства. Тому враховуються наступні вимоги:

• для складання необхідних бухгалтерських проводок потрібна наявність акта про списання, отриманого від директора компанії або вищого державного органу, якщо процедура реалізується в бюджетній установі;
• для списання амортизації використовується Д 0 104 25 (35) 411 до 0 101 25 (35) 410;
• списання залишкової вартості машини проводиться за допомогою Д 0 401 10 172 до 0 101 25 (35) 410.

Якщо приймається рішення здати авто в утиль, то воно може бути передано на розбирання на запчастини або на металобрухт. Нерідко комісія приймає рішення про подальше використання тих чи інших запасних частин, які знаходяться в оптимальному стані. Решта елементи передаються в металобрухт.

Які дії проводяться з автомобілем?

Протягом часу, коли приймається рішення щодо подальшого використання даного транспортного засобу, машина залишається в розпорядженні компанії. При цьому враховуються правила:

• не допускається достроково розбирати машину або здавати її в металобрухт;
• навіть вилучення різних деталей або вузлів знаходиться під забороною до отримання відповідного наказу керівництва фірми;
• тільки після цього відповідальна особа компанії займається розбиранням машини або її продажем в залежності від рішення, прийнятого комісією.

Як списати автомобіль без утилізації? Для цього достатньо тільки усунути авто з бухгалтерського обліку фірми, а після цього машина продається або безоплатно передається іншим користувачам.

Якщо машина утилізується, то складається спеціальна угода з відповідним підприємством. Воно видає клієнту акт про утилізацію, який далі передається в ГИБДД для зняття авто з обліку, а також для складання проводок бухгалтером фірми.

Як списати особистий автомобіль?

Особисте авто списується стандартним чином. Для цього потрібно звернутися у відділення ГИБДД з усіма документами на машину, а також із заявою про утилізацію. Після цього машина буде знята з обліку. Попередньо потрібно скласти договір з утилізаційним підприємством.

Здаються машини в утиль зазвичай при попаданні в серйозну аварію, після якої транспортний засіб не підлягає відновленню. Додатково процедура проводиться для дуже старих авто.

Укладення

Списання автомобіля з балансу фірми є стандартним процесом, але його особливості залежать від того, з якої причини виконується процедура. Машина може продаватися, утилізуватися або передаватися іншим користувачам на безоплатній основі.

Списання повинно підтверджуватися потрібними бухгалтерськими проводками, а також процедура обов`язково супроводжується зняттям авто з обліку в ГИБДД.