Термін зберігання наказів по основній діяльності: визначення, класифікатор наказів, нормативна база і архівна справа

Господарська діяльність, та й взагалі функціонування будь-якого підприємства і організації, регулюється величезною кількістю документів для внутрішнього користування. Більшість цих паперів утилізується в установленому порядку, але термін зберігання наказів по основній діяльності не обмежений. Іншими словами, розпорядчі документи директора і менеджерів вищої ланки зберігаються постійно і передаються в архів лише при ліквідації юридичної особи. У даній статті розглянемо принципи діловодства та обліку. Наказам по основній діяльності (терміну зберігання) приділимо основну увагу.

Загальні положення

Термін зберігання наказів по основній діяльності - не обмежений. Керівництво організації зобов`язане на вимогу контролюючих або судових органів надати ці документи. Важливість паперів даної категорії важко переоцінити. Історія знає випадки, коли відсутність наказів з особового складу та основної діяльності за певний період призводила до банкрутства підприємства. Тому збереження саме даного виду документації приділяється особлива увага.

Незалежно від того, до якої сфери діяльності належить юридична особа (промислове виробництво, надання послуг, освітня організація), накази по основній діяльності, як правило, зберігаються в юридичному відділі. Йдеться про оригінали. Копії ж їх можуть і повинні передаватися для виконання у відповідні підрозділи. Тут вони і залишаються в подальшому часі.

Де зберігається документація?

Слід чітко розділяти накази, якими регулюються питання особового складу та основна діяльність. Це далеко не рівнозначні поняття. Якщо перші повинні зберігатися у відділі кадрів організації, то другі, як уже зазначалося, в юридичному відділі. Це дозволить уникнути плутанини і більш оперативно знаходити необхідні документи.

Особливості створення сховища

Організація архіву-справа вельми і вельми непроста. Якісно виконати це завдання зможе лише людина, яка має необхідну освіту (архіваріус, фахівець з архівної роботи, Діловод) і досвід роботи. Тому в штаті великих організацій і підприємств обов`язково є завідувач архівом. Маленьким компаніям доцільніше найняти людину за договором підряду, щоб той організував сховище документів на підприємстві. Як показує практика, спроби самостійно врегулювати дане питання обертаються великими проблемами з контролюючими органами.

Як правило, накази, які регулюють основну діяльність організації, зберігаються окремо від всіх інших, в юридичному відділі. Однак це лише в теорії всі папери даного типу повинні зберігатися вічно. На практиці проводяться періодичні чистки і всі документи, які втратили свою актуальність, піддаються знищенню.

Зрозуміло, для цього повинна дотримуватися певна процедура. Створюється спеціальна комісія, яка і приймає остаточне рішення про утилізацію документації. Знищення наказів по основній діяльності стає можливим лише при виконанні однієї з умов:

• дія документа призупинено або зовсім скасовано іншим розпорядженням;
• термін дії, прописаний в документі, закінчився.

У комісію з утилізації в обов`язковому порядку повинні бути включені представники всіх відділів, чию діяльність безпосередньо або побічно зачіпають розглянуті документи.

Особливості зберігання копій документів

Відповідно до чинного законодавства в області діловодства, зберігатися повинні не тільки оригінали паперів. Це ж стосується і їх завірених других екземплярів. Однак термін зберігання копій наказів по основній діяльності відрізняється. І це цілком логічно. З плином часу кількість звернень до документації скорочується в геометричній прогресії, і зберігати величезну кількість паперів не має ніякого сенсу, та й це досить витратна стаття. У разі виникнення непередбачених обставин з архіву юридичного відділу запитуються оригінали документів. Крім того, в ряді випадків копії документів (нехай і завірені печаткою організації) не мають юридичної сили, а значить, їх архівування втрачає будь-який сенс.

У загальному випадку термін зберігання подібних справ становить три роки. Хоча ця цифра може варіюватися. Іноді рекомендують зберігати копії аж до знищення оригіналів документів.

Деякі особливості архівування паперів

Документи, що регулюють основну діяльність організації, зберігаються протягом усього існування підприємства. Однак, як і в будь-якому правилі, тут є винятки. Справа в тому, що зберігати протягом багатьох десятиліть документацію зобов`язані лише ті організації, які беруть участь у формуванні фондів державних архівних установ. Досить велика частина установ і підприємств не бере участі в цій діяльності. У таких організаціях документи з позначкою "зберігати постійно" повинні складуватися лише протягом десяти років, після чого можуть бути утилізовані. При цьому слід враховувати, що термін обчислення архівного зберігання починається з першого календарного дня року, наступного за роком видання документа.

Особливості підрахунку термінів зберігання

Регулюють дане питання закони і підзаконні акти вельми розмиті і непрозорі, тому можуть по-різному тлумачитися. Незрозуміло, чому подібні помилки не були виправлені ще на етапі розробки закону. Відповідно до його положень, терміни зберігання встановлюються "з дня створення" документації. Але у вітчизняній архівній практиці таке ніколи не практикувалося. Закордонні архівні установи також ведуть відлік не з моменту підписання наказу керівником і реєстрації в журналі, а з наступного календарного року.

Особливості зміни особи, відповідальної за зберігання документів

Життя не стоїть на місці, і рано чи пізно виникає необхідність у призначенні нової особи, відповідальної за архів підприємства. Хтось із бувалих і перевірених часом працівників йде на пенсію, хтось звільняється за сімейними обставинами.

Процедура зміни відповідальної особи строго регламентована. Наказом директора створюється спеціальна комісія. Оформляється акт прийому і передачі всієї документації, що знаходиться в архіві. Мінімальний склад згаданої комісії-три людини. Крім складання опису документів, термін зберігання яких не закінчився, в обов`язки членів комісії входить перевірка збереження і стану паперів. Згаданий акт підписують передавальний і приймаючий справи на зберігання працівник.

Основна діяльність організації

Серед величезної кількості паперів постійно повинні зберігатися лише документи і накази по основній діяльності. Це які напрямки, виникає питання? До даної категорії, перш за все, слід віднести накази про перетворення внутрішньої структури підприємства в результаті злиття (розділу) окремих його структурних складових. Зміна робочого режиму також відноситься до важливих рішень. Такі папери теж повинні зберігатися в юридичному відділі.

До цієї категорії відносяться також накази:

• спрямовані на удосконалення системи підвищення кваліфікації робітника та офісного персоналу організації;
• про проведення атестації робочих місць і співробітників;
• про звільнення персоналу У зв`язку зі скороченням чисельності штату;
• про прийом на баланс підприємства обладнання (основних засобів);
• про створення комісії з питань інвентаризації майна і (або) активів організації.

І це далеко не повний склад наказів по основній діяльності.

Вимоги до організації архіву

В основі класифікації наказів лежить Нормативний термін зберігання паперів. Для визначення цього показника діловоди користуються спеціальним переліком документації організацій. Слід сказати, що в ряді випадків для окремих організацій встановлюються свої, відомчі Нормативи зберігання паперів з урахуванням особливостей роботи і специфіки галузі. Розглянемо детальніше.

Термін зберігання наказів по основній діяльності не обмежений. Іншими словами, документація такого роду знаходиться в архіві протягом існування організації - з моменту її реєстрації в державних органах і до моменту ліквідації. Інші папери не повинні знищуватися протягом 75 років (документи з кадрових питань) , або протягом п`яти років (всі інші накази).

Документи, призначені для тривалого зберігання повинні підшиватися в окремі справи. Це дозволить уникнути непотрібних клопотів згодом.

Сформованому пулу паперів відповідно до встановлених правил присвоюється свій особливий шифр, що складається в більшості випадків з комбінації букв і цифр.

Зберігання документів на електронних носіях

В наш час Інформаційні технології набувають все більшої популярності. І все частіше прогресивні керівники воліють вести документообіг компанії в електронному форматі. Реалії такі, що навіть набраний в текстовому редакторі наказ, який має електронний підпис уповноваженої особи, має юридичну силу. Слід сказати, що більшість директорів і менеджерів вищої ланки, особливо в державних компаніях, вважають за краще вести справи традиційним способом, з використанням паперових носіїв і чорнила. Однак з приходом нового покоління ситуація докорінно зміниться.

Відповідно до встановлених норм, електронні копії документів повинні зберігатися протягом такого ж терміну, що і аналогічні традиційні документи на паперових носіях.

Де шукати норми зберігання наказів по основній діяльності?

Закон РФ "про архівну справу" є основним джерелом правил організації складування документів, як на підприємстві «так і в державних архівах. В даний час діє його редакція від 23 травня 2016 року. Сам закон набув чинності 22 жовтня 2004 року. Слід зазначити, що дотримуватися норм згаданого Закону зобов`язані не тільки спеціалізовані архівні установи та державні підприємства, а й приватні суб`єкти господарювання.

Склад наказів з основної діяльності та інша важлива і корисна інформація міститься в спеціалізованому " Переліку типових документів». В даному галузевому нормативно-правовому акті дається докладна характеристика і вимоги до оформлення паперів, які утворюються в процесі господарської (або будь-який інший) діяльності підприємства. Розробником документа є Міністерство культури Росії. Дата затвердження згаданого переліку-25 серпня 2010 року. В даний час діє редакція від 16 лютого 2016 року.

У деяких, що мають особливий статус організаціях, архівна справа регулюється окремими галузевими нормативно-правовими актами.

Термін зберігання книги наказів по основній діяльності

Відповідно до встановлених вимог, будь-якому наказу присвоюється унікальний номер, а відмітка про його вихід заноситься в спеціальний журнал. Рекомендується для зручності при нумерації цих документів використовувати алфавіт. Наприклад, латинські літери OD на початку номера наказу відразу дають зрозуміти, що документ регулює основну діяльність організації. Лише після внесення відповідного запису в журнал, документ стає юридично значущим. І навпаки, якщо запис в журналі реєстрації відсутній, наказ буде просто папірцем. В даному випадку буде поставлена під питання його значимість у разі розгляду судових або інших справ.

Журнал реєстрації наказів-надзвичайно важливий елемент, не менш значимий, ніж самі накази. Відповідно до класифікації переліку документів і вимог законодавства, він відноситься до таких, які повинні бути в цілості протягом існування організації (тобто постійно). Таким чином, термін зберігання наказів директора з основної діяльності та журнал реєстрації наказів «»постійно".

Особливості оформлення журналу

У статті неодноразово підкреслювалася важливість такого документа, як книга реєстрації наказів з основної діяльності. Іноді її називають журналом. Допустимо використовувати обидва ці назви. Незважаючи на таку першорядну важливість даного документа, відсутня його уніфікована форма. Будь-яка організація має право оформити його сторінки на свій розсуд. Головне, щоб у книзі були наступні графи-номер наказу та дата реєстрації (набрання чинності), тезовий опис вмісту документа.