Прес-служба-це підрозділ організації, що здійснює взаємодію з пресою. Структура, цілі та завдання прес-служби

Зв`язки з громадськістю-це діяльність, якою сьогодні змушені займатися майже будь-які організації. Найважливішою частиною цієї роботи є встановлення комунікацій з пресою. Для цього на підприємствах різної форми власності організовуються відділи по роботі з журналістами. Є, наприклад, прес-служба у губернатора або у великого банку. Розповімо про те, в чому особливості роботи даної структури і які функції вона виконує.

Поняття

Згідно зі словником зі зв`язків з громадськістю, прес-служба-це структурний підрозділ компанії, який займається взаємодією із засобами масової інформації. Ці відділи можуть називатися прес-службами, прес-бюро, прес-центрами, суть від цього не змінюється. Це підрозділи, в завдання яких входить встановлення продуктивних взаємозв`язків з журналістами та представниками засобів масової інформації.

Історія

Вперше ідея залучати на бік влади з`явилася ще на зорі формування системи засобів масових комунікацій. Так, в Німеччині на початку 19-го століття при дворі прусського короля функціонувало бюро, яке читало газети і робило дайджести для правителя з коментарями. За Вільгельма четвертого при Кабінеті міністрів було створено спеціальний підрозділ, який, по суті, керував газетами та журналістами, які мали пропагувати погляди правлячого класу.

Таким чином, перша прес-служба-це частина державної машини, яка повинна була регулювати взаємовідносинами з пресою і впливати на позицію журналістів. Пізніше все в тій же Німеччині був створений цілий прес-відділ закордонних справ, а його керівник Отто Хамманн першим зафіксованим в історії прес-секретарем. Після цього в багатьох урядах з`являються служби, які взаємодіють зі ЗМІ.

У США з початку 19-го століття прес-служби – це важлива частина політичної машини, а пізніше такі підрозділи починають з`являтися і в приватних компаніях. У цей період у багатьох розвинених країнах при урядах працюють відділи по взаємодії з журналістами.

У Росії така діяльність починається за радянської влади, проте дані підрозділи швидше курирували і управляли ЗМІ, ніж взаємодіяли з ними. Ситуація змінюється з появою вільної журналістики після перебудови. Тоді ж з`являються перші прес-служби на стороні приватного капіталу.

Цілі та завдання

На прес-службу покладається безліч різноманітних функцій. Головна мета цього структурного підрозділу-формування сприятливого іміджу організації в очах громадськості. Для цього прес-служби повинні:

• Розробляти та реалізовувати інформаційну політику компанії.
• Формувати за сприяння ЗМІ сприятливу громадську думку про організацію.
• Взаємодіяти з журналістами та засобами масової інформації з метою висвітлення діяльності підприємства.
• Встановлювати комунікацію з прес-службами органів влади, компаній-партнерів і організацій, що працюють на тих же ринках.
• Проводити моніторинг матеріалів ЗМІ про компанію, ринок, діяльність керівника підприємства, готувати на цій основі інформацію для менеджменту підприємства про ситуацію на ринку.
• Аналізувати тенденції розвитку профільних та галузевих медійних майданчиків.

Основними завданнями прес-служби є:

• Постійна взаємодія зі ЗМІ. Для цього співробітники відділу готують різні інформаційні матеріали про діяльність організації, проводять заходи для журналістів, планують і проводять комунікаційні кампанії.
• Інформаційний супровід діяльності перших осіб організації. Для цього прес-секретар готує матеріали і тексти для публічний виступ керівник.
• Підготовка інформаційних дайджестів по публікаціях в ЗМІ про підприємство і ситуації в галузі.
• Планування комунікацій, спрямованих на формування і підтримку позитивного іміджу компанії.
• Формування корпоративної культури, налагодження інформаційного обміну всередині організації.
• Налагодження зворотного зв`язку з цільовими аудиторіями.
• Реагування на кризові ситуації та їх інформаційний супровід з метою збереження репутації компанії.

Особливості функціонування

Прес-служба працює зазвичай у двох напрямках: це зовнішні та внутрішні зв`язки. У зовнішньому середовищі підрозділ здійснює діяльність з налагодження комунікацій та формування сприятливого іміджу. А у внутрішньому середовищі діяльність підрозділу пов`язана з налагодженням інформаційних потоків і створенням матеріалів для ЗМІ.

Функціонування прес-служб базується на наступних принципах:

• Своєчасне і достовірне інформування громадськості про діяльність організації. Наприклад, прес-служба губернатора повинна регулярно сповіщати журналістів і широку громадськість про те, що робить перша особа регіону, які рішення вона приймає.
• Забезпечення політики відкритості організації. Це особливо важливо для органів влади та політичних організацій.
• Сприяння реалізації законів країни, прав і свобод громадян.
• Здійснення діяльності відповідно до вимог етики та корпоративної культури.

Правове регулювання діяльності прес-служб

Діяльність підрозділів компаній зі зв`язків з громадськістю підпорядковується в першу чергу Конституції РФ. Співробітники цих служб повинні сприяти реалізації всіх прав і свобод громадян. Крім того, прес-служба - це підрозділ, який потрапляє під дію законодавства, що регулює діяльність ЗМІ. Згідно з ним, співробітники прес-служби повинні дотримуватися таких принципів:

• свободи масової інформації;
• балансу інтересів усіх сторін;
• невтручання в діяльність ЗМІ;
• ідеологічного різноманіття.

Також дані служби підпорядковуються внутрішньокорпоративним кодексам та інструкціям.

Корпоративна етика в роботі прес-служб

У своїй роботі співробітники прес-служб повинні суворо дотримуватися професійних етичних кодексів. Існує цілий ряд міжнародних кодексів PR, а також два офіційних російських кодексу, прийнятих професійним спільнотам. Згідно з ним, будь-підрозділ, що займається зв`язками з громадськістю, будь то прес-служба адміністрації міста чи президента РФ, має поважати права людини, зберігати конфіденційність отриманої інформації, уникати нечесної конкуренції, не отримувати вигоду з отриманої інформації, поважати права журналістів і незалежність ЗМІ, приймати винагороду тільки у формі заробітної плати або гонорару.

Структура

У кожній компанії структура прес-служби відповідає покладеним на неї обов`язків, тому кількість штатних одиниць і функціонал співробітників можуть сильно відрізнятися в організаціях різного масштабу. В самому повному вигляді структура служби по роботі зі ЗМІ може включати наступні підрозділи:

• Служба моніторингу. Цей підрозділ займається відстеженням публікацій про організацію, а також готує інформаційні та аналітичні огляди матеріалів ЗМІ з проблем галузі компанії.
• Служба оперативної роботи з журналістами. Співробітники даного відділу пишуть прес-релізи, дають коментарі, організовують заходи для взаємодії з журналістами.
• Служби електронних комунікацій. Співробітники даних відділів займаються наповнення сайтів і соціальних мереж контентом, відстежують коментарі в мережі Інтернет, працюють з відгуками і лідерами думок.
• Відділи по взаємодії з органами влади та з громадськими організаціями. Подібні підрозділи присутні зазвичай у великих організаціях і в державних структурах, наприклад, в прес-службі ГУ МВС Росії є співробітники, які взаємодіють з різними добровільними спільнотами.

Обов`язки глави підрозділу

Кожен керівник прес-служби відповідає за розробку і реалізацію інформаційної політики організації. Також в його обов`язки входить:

• розробка перспективних планів роботи підрозділу;
• контроль реалізації планів і виконання стратегічних і тактичних завдань;
• висвітлення діяльності організації в ЗМІ;
• встановлення взаємин з представниками ЗМІ, переговори з представниками засобів масової комунікації, проведення заходів для журналістів;
• заохочення і мотивування співробітників підрозділу до продуктивної роботи;
• контроль за дотриманням етичних і правових норм.

Керівники служб по взаємодії зі ЗМІ відносяться до менеджменту організації, тому на них лягають обов`язки по виробленню стратегії розвитку компанії, за рішенням кадрових питань, навчання персоналу.

Форми роботи

Взаємодія з журналістами відбувається в усталених форматах. Найпоширенішим видом матеріалів для журналістів є Прес-реліз. Це текст про якусь інформаційну подію на підприємстві. Він складається для того, щоб зацікавити журналіста, який на основі прес-релізу може створити власний матеріал для свого видання. Також формами роботи з пресою є брифінги, прес-конференції, інтерв`ю, прес-сніданки, прес-тури, презентації, круглі столи та інші спеціальні заходи для журналістів.

Види прес-служб

Існує кілька класифікацій служб по роботі зі ЗМІ. Всі прес-служби можна розділити на види відповідно до форми власності організації: на державні та приватні. За рівнем управління виділяють федеральні, регіональні та локальні прес-служби. В такому випадку нагорі піраміди знаходиться, наприклад, прес-служба Кремля, а в її підставі - невеликі відділи по взаємодії з журналістами в міських або селищних адміністраціях. Також є прес-служби, що входять в структуру організації або структури, що залучаються на умовах аутсорсингу.

Прес-служби державних органів

Історично прес-служби спочатку з`явилися саме в структурі органів управління. І сьогодні кожен орган державного управління має в штаті співробітників, що відповідають за взаємодію з пресою. Особливістю таких підрозділів є необхідність формувати громадську думку з приводу роботи органу, повною мірою висвітлювати його діяльність.

Сьогодні органи влади не можуть працювати в умовах закритості, громадськість обов`язково необхідно інформувати про те, що робить орган, також держструктури повинні працювати з населенням, відповідати через ЗМІ на запити громадськості. Зразком такої роботи є прес-служба уряду РФ або президента. Співробітники даних структур регулярно повідомляють через ЗМІ населенню про те, що робить Уряд, які рішення приймає, що думає з того чи іншого приводу президент країни. Наприклад, регіональні прес-служби повинні сповіщати населення про те, як місцева влада вирішує їхні проблеми, як відстоюють їхні інтереси на федеральному рівні. Метою таких комунікацій є підвищення задоволеності громадськості роботою владного органу та формування позитивного іміджу адміністрації в очах населення.

Прес-служби в комерційних організаціях

Трохи інші завдання стоять перед прес-службами в приватних організаціях. Вони також працюють над формуванням іміджу і громадської думки про організацію, але для того, щоб люди здійснювали покупки товарів і послуг у даній кампанії. У цьому випадку діяльність прес-служби починає межувати з роботою відділу маркетингу, так як у них є спільна мета-просування компанії з метою максимізації її прибутку.