Проектування організаційних структур: методи, принципи, етапи та елементи

Проектування організаційних структур - це поетапна методологія, яка визначає дисфункціональні аспекти робочого процесу, процедур та систем, перебудовує їх відповідно до поточних бізнес-реалій та цілей, а потім розробляє плани впровадження нових змін. Процес спрямований на поліпшення як технічної, так і кадрової частини бізнесу.

Для більшості компаній процес проектування призводить до більш значного поліпшення організації, підвищення результатів (прибутковості, обслуговування клієнтів, внутрішніх операцій) і співробітників, які наділені повноваженнями і віддані бізнесу.

Відмінною рисою процесу проектування є комплексний і цілісний підхід до організаційного вдосконалення, який зачіпає всі аспекти корпоративного життя, тому Ви можете досягти наступних плюсів при розробці правильною методикою:

1. Відмінне обслуговування клієнтів.
2. Збільшення прибутковості.
3. Зниження експлуатаційних витрат.
4. Покращена ефективність і час циклу.
5. Культура відданих та залучених працівників.
6. Чітка стратегія управління та розвитку вашого бізнесу.

Під проектування мається на увазі інтеграція людей з основними бізнес-процесами, технологіями та системами. Добре розроблена організація гарантує, що форма компанії відповідає її меті або стратегії, відповідає завданням, пов`язаним з реаліями бізнесу, і значно підвищує ймовірність того, що колективні зусилля людей будуть успішними.

У міру зростання компаній і ускладнення завдань у зовнішньому середовищі бізнес-процеси, структури і системи, які колись працювали, стають бар`єрами для ефективності, обслуговування клієнтів, морального духу співробітників і фінансової прибутковості.

Організації, які періодично не оновлюються, страждають від таких симптомів, як:

1. Неефективний робочий процес з розбивками та кроками без доданої вартості.
2. Надмірне зусилля ("у нас немає часу, щоб зробити щось правильно, але у нас є час, щоб зробити це заново"».
3. Фрагментована робота з невеликою увагою до блага в цілому.
4. Відсутність знань та орієнтація на клієнта.
5. Відсутність відповідальності ("Це не моя робота" «.
6. Прикривати і звинувачувати, а не виявляти і вирішувати проблеми.
7. Затримки в прийнятті рішень.
8. Люди не мають інформації чи повноважень для вирішення проблем.
9. Керівництво, а не передова, відповідає за вирішення проблем, коли щось йде не так.
10. Потрібно багато часу, щоб щось зробити.
11. Системи погано визначені або посилюють неправильну поведінку.
12. Недовіра між працівниками та керівництвом.

Використовувані методи

Важливо враховувати, що задіюються різні системи взаємодії. Хоча процес проектування організаційних структур адаптується до розміру, складності та потреб будь-якої фірми, це не обмежується лише внутрішніми запитами вищого керівництва. Кожен шлях рішення опрацьовується індивідуально. Сама система будується на наступних методах, які будуть перераховані нижче.

1. Статут процесу планування

Будучи старшими керівниками, ви зібралися разом, щоб обговорити поточні результати бізнесу, стан фірми, екологічні вимоги, а також необхідність приступити до такого процесу. Які подальші дії? Ви встановлюєте статут для процесу проектування організаційних структур. Він включає "причину змін", бажані результати, обсяг, розподіл ресурсів, терміни, участь, комунікаційну стратегію та інші параметри, які керуватимуть проектом.

Час від часу керівництво може проходити або процес стратегічного планування, або процес розвитку команди до початку ініціативи щодо зміни проекту, в залежності від того, наскільки чітко вони розуміють свою стратегію і наскільки добре вони працюють разом як команда.

2. Розробка нової політики

Управлінська Команда (або інші співробітники, яких запросили взяти участь у процесі), дивляться вперед і проектують організаційні структури, що включають рекомендації щодо " ідеального майбутнього». На цьому рівні кроки в цьому процесі включають наступні моменти:

1. Визначення вашого основного організаційного принципу.
2. Оптимізація основних бізнес-процесів, які призводять до отримання доходів або результатів для клієнтів.
3. Документування та стандартизація процедур.
4. Організація людей навколо основних процесів. Визначення чисельності персоналу, необхідного для основної роботи.
5. Визначення завдань, функцій і навичок. Які показники продуктивності для кожної функції команди? Як вони оцінюються та притягуються до відповідальності?
6. Визначення потреб в обладнанні, плануванні і укомплектування різних груп і підрозділів по всій організації.
7. Визначення ресурсів підтримки (Фінанси, продажі, персонал), Місії, персоналу, і де вони повинні бути розташовані.
8. Визначення структури управління, що забезпечує стратегічну, координаційну та оперативну підтримку.
9. Удосконалення систем координації та розвитку (найм, навчання, оплата праці, обмін інформацією, постановка цілей).

У якийсь момент процес проектування перетворюється на планування переходу, оскільки встановлюються критичні дати реалізації та створюються конкретні плани дій для реалізації нового проекту.

І ключовою частиною цього кроку є інформування про прогрес інших членів організації. Розроблено комунікаційний план, який навчає людей тому, що відбувається. Освіта приносить усвідомлення, а включення кожного-в початок зобов`язань.

3. Реалізація проекту

Тепер завдання-втілити проект в життя. Методи проектування організаційних структур повинні включати завжди елементи реалізації. Без них завдання не виконуватимуться. Люди організовані в природні робочі групи, які навчаються новому плану, навичкам команди та формуванню ініціативних груп. Вивчаються нові робочі ролі та встановлюються нові відносини всередині та поза підрозділом.

Обладнання та технічні засоби переставляються. Системи винагороди, системи підвищення ефективності, системи обміну інформацією, прийняття рішень та управління змінені та скориговані. Частково це можна зробити швидко. Деякі компанії можуть вимагати більш детальної інформації та бути реалізованими протягом більш тривалого періоду часу.

Основні принципи

Методи проектування організаційних структур виконують різні функції бізнесу. Вони призначені для задоволення конкретних мотивів. Необхідно також докласти зусиль для узгодження організаційної структури з мінливими потребами. Хороша система не тільки полегшує спілкування, але й приносить ефективність у різних сегментах. Тому при розробці важливо звертати увагу і на принципи.

1. Заохочення ефективності

Проектування організаційної структури підприємства включає деякі позитивні для співробітників елементи. У відповідь можна отримати позитивний відгук у співробітників. Основною метою організаційної структури є привнесення ефективності в різні функції. Систематичну роботу не залишить нічого випадкового, І кожна дія буде скоординовано, щоб виконати її по максимуму.

Члени організації прагнуть максимізувати випуск товарів і послуг із заданих ресурсів. Докладаються зусилля для систематичних, раціональних і скоординованих зусиль з контролю різних відходів і втрат. Різні організаційні моделі розроблені для забезпечення ефективності операцій. Вони налаштовані на досягнення поставлених цілей.

2. Зв`язки

Проектування організаційної структури підприємства включає і момент створення контактів у всіх підрозділах. Комунікація-це проблема номер один у кожній організації. Хороша структура забезпечує належний канал зв`язку між особами, які працюють в організації. Встановлені відносини в звітності, і ієрархія тих, хто звітує, також вказується в хорошій структурі. Існує потреба в горизонтальному, вертикальному та бічному комунікаційному процесі, і це здійснюється добре спланованою структурою.

3. Оптимальне використання ресурсів

Правильний розподіл ресурсів також допомагає в їх оптимальному використанні. Проектування організаційної структури організації відводить більш важливе місце діяльності для досягнення спільних цілей. Заходи розміщуються відповідно до їх важливості в системі, і для розподілу ресурсів даються відповідні рекомендації. Оптимальний розподіл активів важливий для зростання бізнесу.

4. Задоволеність роботою

Гарне проектування організаційної структури організації забезпечує чітке розподіл обов`язків і відповідальності різних людей, що працюють в бізнесі. Робочі місця розподіляються відповідно до їх знань, досвіду та спеціалізації. Люди отримують можливість пояснити свою роботу. Коли люди зможуть працювати у встановлених межах, буде задоволення від роботи.

5. Креативне мислення

У принципах проектування організаційних структур може включатися пункт вільно планувати і виконувати свою роботу. Це дозволяє людині думати і розвивати нові і кращі способи виконання поставлених завдань. Організаційна структура намагається розмістити людей у місцях, де вони найбільш підходять. Багато людей внесли свій внесок у розвиток управлінського мислення завдяки своїй творчості в певній частині компанії.

6. Полегшення управління

Принципи проектування організаційних структур також будуються і на оптимізації цього процесу. Є багато людей, які працюють у бізнесі. Їх функція повинна бути визначена, і обов`язки будуть розподілені відповідно до вимог організації. Хороша структура допоможе встановити відносини між людьми, які працюють на різних посадах. Організаційна система - це механізм, за допомогою якого керівництво спрямовує, координує та контролює діяльність різних осіб.

Добре продумана структура допоможе як управлінню, так і веденню бізнесу. Гарантується, що жодна діяльність не залишається без нагляду, і робота розподіляється відповідно до можливостей осіб, які її здійснюють. Добре продумані етапи проектування організаційної структури-відмінна допомога для хорошого управління. Розглянемо їх.

Етапи проектування

Створювана система повинна задовольняти вимоги бізнесу. Це повинно забезпечити оптимальне використання робочої сили, і різні функції повинні виконуватися належним чином. Необхідні гармонійні відносини між людьми на різних посадах. Проектування структури є важливим завданням, яка повинна бути ретельно продумана. Нижче будуть перераховані основні пункти, за якими і розробляється повне планування.

Етап 1: Визначення діяльності

Повинні бути визначені дії, які необхідно виконати для досягнення цілей фірми. Також потрібно визначити функції, які повинні бути виконані для досягнення різних цілей, і дії, пов`язані з цими функціями. Без цього етапу проектування організаційної структури управлінці не зможуть отримати бажаного результату.

Основний види діяльності поділяються на ряд підвидів кожної галузі. При визначенні видів слід збиратися, що жоден з них не уникнув дублювання дій, і різні функції виконуються скоординовано.

Етап 2: угруповання видів діяльності

Тісно пов`язані ТА ПОДІБНІ ВИДИ ДІЯЛЬНОСТІ згруповані для відділів та різних галузей. Координація між активності може бути досягнута тільки шляхом правильної акумуляції. Згруповані види діяльності можуть бути призначені різним позиціям. Видача вказівок окремим особам створює авторитет і відповідальність. Такий фактор проектування організаційних структур дозволяє підвищити значимість конкретного співробітника. Повноваження делегуються нижчим рівням різних департаментів, і відповідальність встановлюється.

Етап 3: делегування повноважень

Делегування-це адміністративний процес, коли люди роблять щось інше, покладаючи на них відповідальність. Коли в організації створюються різні посади, цим особам призначається робота. Для виконання роботи потрібна авторитетність. Повноваження делегуються різним особам відповідно до розподілу відповідальності. Фінальний етап проектування організаційної структури управління повинен це чітко відображати. В процесі переуступки завдання в організації створюються повноваження, система, яка визначає, хто з ким буде формально взаємодіяти.

Особливості хорошої системи

Проектування організаційної структури передбачає, що створений пристрій повинен відповідати різним потребам і вимогам фірми. Варто враховувати, що кожне підприємство має свою унікальну форму управління. Якщо розглядати особливості в цілому, узагальнюючи, то вони будуть виглядати як зазначено нижче.

1. Чітка лінія повноважень

Основи проектування організаційних структур управління починаються зі створення основної ієрархії. Повинна бути чітка лінія влади зверху вниз. Передача повноважень повинна здійснюватися поетапно і відповідно до характеру призначеної роботи. Усі в організації повинні мати повне уявлення про роботу та повноваження, передані конкретній особі. За відсутності цієї ясності виникатимуть плутанина, суперечки та конфлікти.

2. Адекватне делегування повноважень

Завдання проектування організаційних структур додатково включають грамотний розподіл обов`язків. Делегування повноважень повинно відповідати встановленій відповідальності.

Якщо для отримання призначеного завдання недостатньо влади, робота не буде завершена. Іноді керівники призначають завдання підлеглим, не даючи їм належних повноважень, це свідчить про відсутність прийняття рішень з їхнього боку. Неадекватні доручення створять проблеми для підлеглих, оскільки вони можуть бути не в змозі виконати встановлену вимогу.

3. Менше рівнів управління

Елементи проектування організаційної структури повинні виключати складні схеми. Наскільки це можливо, необхідно скоротити, але в розумних межах, рівні управління. Чим більше кількість цих рівнів, тим більше затримок при зверненні. Передача рішень зверху донизу займе більше часу.

Аналогічно, інформація з нижчих рівнів забере багато часу, щоб досягти вершини. Кількість управлінських рівнів залежить від характеру і масштабу операцій. Жодна конкретна кількість структур не може бути вказана для кожної проблеми, але слід докласти зусиль, щоб звести їх до мінімуму. Така оптимізація скоротить витрати часу.

4. Діапазон контролю

Процес проектування організаційних структур управління повинен включати і наглядові функції. Ступінь спостереження відноситься до числа людей, яких менеджер може безпосередньо контролювати. Людина повинна стежити тільки за тією кількістю підлеглих, з якими він може безпосередньо підтримувати зв`язок.

Кількість людей, які підлягають контролю, не може бути встановлена повсюдно, оскільки це буде залежати від характеру роботи. Необхідно докласти зусиль, щоб добре керована група перебувала під наглядом, інакше буде неефективність і низька продуктивність.

5. Простота і гнучкість

Підходи до проектування організаційних структур не повинні ускладнюватися. Не слід додавати непотрібні рівні управління. Хороша структура повинна уникати двозначності та плутанини. Система також повинна бути гнучкою для налаштування відповідно до мінливих потреб.

Може відбутися розширення або диверсифікація, що вимагає перекласифікації обов`язків та відповідальності. Організаційна структура повинна мати можливість включати нові зміни без коригування основних елементів. Це дозволить не змінювати всі, вже раніше введені положення.

Основні елементи

Аналіз проектування організаційної структури повинен показувати стратегію розгортання талантів у компанії. Чи досягне це розгортання мети бізнесу, частково залежить від міцності всієї внутрішньої системи. Організаційний проект створює робочі відносини між людьми, встановлює межі відповідальності і визначає, хто перед ким підзвітний.

Бувши кілька способів структурувати компанія. Правильні принципи проектування організаційних структур управління виникають з потреб і прагнень фірми. Спираючись на це вони просувають потрібних людей.

1. Стратегія

Кращий підхід до організаційного проекту враховує стратегічні плани компанії. Такі заходи, тим часом, випливають з бачення компанії. Місія-причина існування бізнесу - його мета.

Бачення - це найвище досягнення компанії, реалізація поставлених завдань. Вся стратегія намагається реалізувати бачення, і організаційна структура повинна підтримувати ці зусилля. Наприклад, компанія, яка вирішила вийти на закордонні ринки, може об`єднатися в географічні підрозділи. Зміни в стратегії вимагають оновленого структурного проекту

2. Фактори навколишнього середовища

Бізнес-середовище, в якому працюють співробітники, не може бути проігнороване організаційними проектувальниками. Непередбачувана, швидко мінлива система вимагає гнучкості, адаптивності та міжвідомчої співпраці.

У такій ситуації проектування організаційної структури управління підприємства механічного типу буде стримувати спритність і чуйність персоналу. Натомість розробники можуть побудувати органічну горизонтальну систему, яка вирівнює рівні управління та децентралізує процес прийняття рішень. У той же час стабільне середовище дозволяє використовувати засоби управління, чітко визначені завдання і централізовану владу в механістичній структурі з її вертикальними рівнями зростаючої потужності.

3. Розмір компанії

Малі підприємства з невеликою кількістю людей часто виконують різні функції, поводяться неофіційно і не пишуть багато правил. Оскільки компанія виникає органічно, було б помилкою намагатися накласти на неї формальну механістичну структуру. Проектування організаційної структури і системи в такому випадку не повинно включати імперативні і консервативні елементи ведення внутрішньої діяльності.

Це буде марною дією. Крім того, непотрібна бюрократія може перешкодити проведення операцій. Великі організації потребують більшого контролю та нагляду. Механістична структура створює чітку підзвітність і відповідальність і тому підходить для компаній з великою кількістю співробітників.

4. Вік компанії

На початку життя компанії її невеликий розмір забезпечує органічні структурні якості, які сприяють гнучкості та оперативності. У міру розвитку та розширення фірма починає:

• механізуватися, додаючи правила, Політики та процедури;
• ставити чітко визначені завдання;
• впроваджувати великі внутрішні системи управління та командні ланцюги.

Коротше кажучи, зрілість породжує бюрократію. Чим старша компанія, тим більша ймовірність того, що внутрішня система стане громіздкою, створюючи бар`єр для інновацій, адаптивності та швидких реакцій. Процес проектування організаційної структури повинен враховувати ступінь, в якій Старій компанії потрібно перебудувати себе, щоб зменшити свою механізовану систему. Інакше можуть виникнути серйозні управлінські та кадрові проблеми.

Структурні проекти

Структурні проекти мають свої плюси і мінуси, тому розробники повинні ретельно продумати кожен крок. Дві загальні теми тут-це функціональні та дивізійні підрозділи. Функціональна структура створює відділи відповідно до таких видів діяльності, як виробництво, маркетинг та фінанси.

Згрупована діяльність підвищує ефективність, але може призвести до виникнення бар`єрів між відділами. Структура підрозділу групує людей відповідно до продукту, клієнта або географічного розташування, фактично створюючи невеликі компанії з власними маркетинговими, фінансовими та виробничими можливостями. Це робить підрозділи зосередженими та чуйними, але дублює ділову діяльність між підрозділами та внутрішньо в цілому.

Схема типів управління

Схема організації є візуальним поданням формального типу проектування. План показує структуру організації, відносини та відносні рівні позицій кожної галузі. Це допомагає організувати робоче місце, окреслюючи напрямок контролю для підлеглих.

Навіть малий бізнес, що складається з однієї людини, може використовувати якусь організаційну схему, щоб побачити, які функції потрібно виконати. Таке планування і бачення структурує роботи і допомагає реалізувати всі завдання і вирішити виникаючі комунікативні проблеми.

Організаційні схеми пропонують наступні переваги:

1. Ефективно передавати організаційну, службову та корпоративну інформацію.
2. Дозволяють менеджерам приймати рішення про ресурси, забезпечувати основу для управління змінами і передавати оперативну інформацію по всій організації.
3. Все що до має відбутися в бізнесі прозоро і передбачувано.
4. Забезпечують швидку заміну формальної ієрархії в бізнесі.
5. Розповідає всім в організації, хто за що відповідає і, хто перед ким звітує.

Є, звичайно, кілька обмежень для організаційних видів проектування:

• Вони статичні та негнучкі, часто застарілі, оскільки фірми змінюються та проходять фази зростання.
• Вони не допомагають зрозуміти, що насправді відбувається в неформальній організації. Реальність така, що організації часто досить хаотичні.
• Вони не можуть впоратися зі зміною меж фірм через аутсорсинг, інформаційних технологій, стратегічних альянсів і мережевої економіки.

На ранніх стадіях бізнес може вирішити не створювати офіційну організаційну структуру. Однак фірма повинна існувати навіть без чітко вираженого плану, щоб курс розвитку міг бути успішним. Більшість малих підприємств вважають організаційні схеми корисними, оскільки вони допомагають власнику або менеджеру відстежувати зростання та зміни в кожній галузі та напрямку.

Висновок

Такий підхід з проектуванням призводить до значного поліпшення якості, обслуговування клієнтів, скорочення часу циклу, зниження оборотів і прогулів, підвищення продуктивності з 25 до не менше 50%. Хороша новина полягає в тому, що план можна використовувати практично для будь-якого типу та розміру бізнесу. Тривалість часу, необхідного для завершення проектування, залежить від характеру, розміру та ресурсів фірми. Великі і складні проекти можуть бути завершені протягом декількох днів. Невеликі фірми вимагають набагато менше часу і ресурсів.