Горизонтальні зв'язки: поняття, структура управління, типи зв'язку та взаємодія

Однією з сучасних тенденцій в менеджменті є організація управління за типом горизонтальних зв`язків. Для такої структури характерно скорочення кількості рішень, які приймаються у вищій ланці, надання більш широких повноважень працівникам нижчих ланок. В результаті підвищується оперативність реагування на нові питання і ситуації. Однак така система має і недоліки. Певну складність представляє підбір ініціативного персоналу, здатного до самостійної постановки і вирішення завдань.

Загальне поняття

У будь-якій організації повинна здійснюватися координація діяльності співробітників і підрозділів. Взаємодія між ними і керівництвом визначає комплекс стійких зв`язків, що забезпечують злагоджений механізм, координацію ролей і функцій. Сукупність ланок, що знаходяться на одному і тому ж рівні ієрархії, становить ступінь управління.

Основними типами зв`язків є наступні:

• Горизонтальні зв`язку управління. Це поняття характеризує відносини між однаковими за ступенем управління підрозділами або членами підприємства.
• Вертикальні зв`язки. Вони з`єднують різні ієрархічні рівні і формують розподіл повноважень. Їх основне призначення-передача розпорядчої (зверху вниз) і звітної (знизу вгору) інформації. Такий тип зв`язків характерний для великих за чисельністю організацій. Прикладом ідеалізованого варіанту може служити державна система управління за часів СРСР, побудована на основі федералізму і унітаризму.

Горизонтальні та вертикальні зв`язки управління взаємодіють в єдиному корпоративному середовищі. Перші сприяють зміцненню других і допомагають організації в цілому стати стійкіше при зовнішніх і внутрішніх зміна. Завданнями вертикальних зв`язків є систематизація різних форм горизонтальних, передача розпорядчої та звітної інформації, забезпечення стабільності.

Зв`язки функціональні і лінійні

Вертикальні та горизонтальні зв`язки в організації можуть бути лінійними та функціональними. Перший тип характеризується тим, що керівник підрозділу або організації здійснює пряме управління підлеглими (вертикальна ієрархія). Перевагами лінійної схеми управління є наступні:

• чіткість і простота постановки завдань і контролю їх виконання;
• швидке прийняття рішень;
• злагодженість роботи виконавців.

До недоліків відносяться:

• управлінська та інформаційна перевантаження менеджера;
• необхідність наявності високої кваліфікації у керівника;
• недостатня управлінська гнучкість при змінних зовнішніх умовах.

При побудові функціональних вертикальних і горизонтальних зв`язків в організації управлінські рішення приймаються на рівні дорадчого характеру. Найбільш проста схема, що відображає такий вид менеджменту – - дворівневий поділ. Вона може застосовуватися тільки на дрібних підприємствах. Кожне структурний підрозділ (маркетинговий відділ, інженерно-технічна служба, виробництво, фінанси та бухгалтерія, Управління персоналом) має свій певний ряд завдань і функцій, а його фахівці відповідають за вузьку частину роботи.

Лінійно-функціональне управління

Існує також комбінована лінійно-функціональна схема менеджменту, яка поєднує в собі риси лінійних і функціональних зв`язків. Інформація та рішення від підрозділів доводяться як через лінійних керівників, так і на рівні окремих виконавців і служб. Її достоїнствами є:

• стимулювання професійного зростання в рамках структури управління;
• високий рівень компетенції функціональних менеджерів внаслідок їх спеціалізації;
• поліпшення узгодженості роботи в управлінні персоналом, ресурсами, якістю, виробництвом і в інших областях;
• зниження кількості повторюваних функцій у виконавців різних підрозділів.

До недоліків такої схеми відносяться:

• відсутність якісних горизонтальних зв`язків між структурами організації;
• ризик виникнення розбіжностей в інтересах і цілях між підрозділами;
• необхідність введення додаткової управлінської середньої ланки керівників;
• мала гнучкість взаємодії між працівниками апарату управління через наявність формальних процедур і правил;
• низька зацікавленість в інноваціях.

Застосування такої схеми раціонально в рамках дрібних і середніх організацій.

Дивізіональна схема управління

У великих компаніях все частіше використовується дивізіональний підхід-продуктова структура управління, при якій кожен з дивізіонів виробляє товари або послуги, орієнтовані на різні ринки. Функціональні служби і система горизонтальних зв`язків існують в рамках кожного дивізіону.

Менеджмент дивізіональних структур проводиться за допомогою додаткових проміжних рівнів. Зростання вертикальної ієрархічності з однієї сторони допомагає керівництву компанії сконцентруватися на стратегічних заходах, а з іншого – сприяє протиставленню загальних цілей цілям окремих дивізіонів. Якщо матеріальні, фінансові, трудові ресурси розподіляються між ними централізовано, то може виникнути конфлікт інтересів.

Основні риси

Горизонтальні зв`язки носять характер узгодження, яке сприяє продуктивній взаємодії структур підприємства для вирішення виникаючих між ними проблем. Вони допомагають розвинути у працівників самостійність та ініціативність. Однак не всі люди готові проявляти ці якості, тому існує певна проблема в підборі персоналу для здійснення такої схеми управління.

Горизонтальні зв`язки в організації відображають рівень спеціалізації діяльності працівників і спрямовані на диференціацію функцій. Чим більше різновидів роботи, що вимагає спеціальних знань і умінь, тим складнішою стає система зв`язків.

При описі такої структури управління також застосовують наступні поняття:

• Охоплення контролем-кількість підлеглих, які повинні звітувати перед одним і тим же керівником.
• Функціоналізація-взаємодія між менеджерами вищого, середнього та нижчого рівня.
• Географічний поділ праці. Якщо в організації існують регіональні підрозділи, то це значно ускладнює структуру вертикальних і горизонтальних зв`язків. Ускладнюється також координація дій і їх контроль.

Горизонтальні зв`язки служать своєрідним мотиваційним ресурсом. Неможливо забезпечити всім співробітникам організації вертикальне зростання кар`єри. Завданням горизонтальних зв`язків в сучасній системі менеджменту є спонукання працівника виконувати більше обов`язків в рамках підрозділу і робити це на вищому рівні. В результаті він може просунутися по кар`єрних сходах на наступний щабель ієрархії.

Відмінністю горизонтальних зв`язків служить те, що їх неможливо точно формалізувати, тобто описати правила взаємовідносин, розподіл функцій і ролей, так як вони виникають між підрозділами і працівниками, які не знаходяться в прямому підпорядкуванні. У більшості випадків для налагодження таких зв`язків використовуються неформальні процеси, які покращують діяльність загальної, формально побудованої структури.

Основні форми

Найбільш поширеними формами здійснення горизонтальних зв`язків в структурі управління організації є:

• прямі контакти між начальниками підрозділів;
• перехід співробітників по горизонталі;
• формування тимчасових груп для вирішення конкретної проблеми або впровадження проекту;
• створення груп постійного характеру для усунення періодично виникаючих питань;
• формування додаткових структур для інтеграції та управління горизонтальними процесами;
• введення подвійної системи відповідальності у функціональній структурі управління. Керівник проекту працює з фахівцями, які йому безпосередньо не підпорядковуються. Відповідальність поширюється на критичні моменти, які повинні бути виконані за певною програмою.

Прямий контакт керівників

Прикладом прямого контакту керівників може бути наступна ситуація. Заготівельний цех перевиконав план. Інший цех, механоскладальний, на даний момент не може впоратися з таким обсягом заготовок через велике завантаження. За допомогою прямого контакту керівники цих двох структур вирішують між собою дану проблему без залучення директора підприємства (створення складського заділу в заготівельному цеху або на проміжному складі).

Ця форма горизонтальних зв`язків в структурі управління організацією є найбільш простий і найменш витратною. Завдяки такому підходу вище керівництво може зосередитися на вирішенні більш складних, стратегічних проблем. Однак можуть виникнути і такі випадки, коли рішення двох керівників може не відповідати загальним інтересам компанії. Наприклад, в розглянутій вище ситуації-це порушення ритму випуску продукції. Тому важливо, щоб був налагоджений чіткий інформаційний зв`язок.

Перехід співробітників

Горизонтальні переходи співробітників між підрозділами є більш "екзотичною" формою, ніж та, яка розглянута вище. Дана схема зазвичай реалізується в рамках підвищення кваліфікації працівник.

Такі переходи не тільки сприяють накопиченню професійного досвіду і придбання нових знань і навичок, а й розвитку неформального спілкування персоналу, що сприяє зміцнення горизонтальних зв`язків в організації. Виниклі питання частіше вирішуються при усному контакті, а не за допомогою письмової форми спілкування (службових записок та інших видів посадових листів). Рекомендується проводити такі переходи частіше, так як отримана працівниками інформація з часом застаріває.

Цільові групи

Цільові групи створюються в тих випадках, коли потрібно забезпечення горизонтальних зв`язків в організаційній структурі між великою кількістю підрозділів. У цьому випадку прямі контакти практично не застосовуються. Такі проблеми зазвичай потребують вирішення на більш високому рівні та інтеграції зусиль фахівців з різних відділів і навіть дивізіонів.

Форма участі в цільовій групі може бути різною: зайнятість протягом усього робочого дня, його частини або тільки у вигляді консультаційної допомоги. Після вирішення поставленого завдання і розформування групи її учасники повертаються до своїх колишніх робочих обов`язків. Для координації їх роботи розробляється регламент і план виконання робіт.

Постійні команди

Якщо попередні форми взаємодії виявляються неефективними, то створюються постійні групи, метою діяльності яких є вирішення часто виникаючих питань. Їх обговорення може проводитися з різною періодичністю-кожен день або раз на тиждень.

Команди можна організувати на різних управлінських рівнях. Її членами можуть бути як провідні фахівці, так і керівники підрозділів. Чим більше різнорідність завдань, тим більше повноважень у команди і більше рівнів управління, задіяних в ній. Структура постійної групи може мати формалізований опис у проекті.

Умови ефективності груп і зв`язків

У менеджменті організацій виділяють наступні умови ефективності тимчасових і постійних груп:

• Мотивація співробітників. Рішення задач, поставлених перед групою, зазвичай сприймається працівниками як додаткове навантаження. Тому потрібно або звільнити їх від колишніх функцій, або розробити систему заохочення. Досвід показує, що часткове зняття рутинних обов`язків дає більший ефект, так як при цьому не втрачається зв`язок з підрозділом, в якому працює співробітник.
• Визначення лінійних менеджерів, які повинні нести відповідальність за вирішення проблем.
• Інформаційне забезпечення. Участь у виконанні завдань повинні брати всі зацікавлені підрозділи.
• Наділення членів групи необхідними повноваженнями, щоб була можливість залучення до роботи інших фахівців.
• Раціональний підбір учасників команди за ієрархічним статусом в управлінні організацією. Якщо між ними буде існувати бар`єр, пов`язаний з великою різницею в службовому становищі, то робота групи стане неефективною.
• Поєднання горизонтальних і вертикальних зв`язків. Горизонтальні процеси найчастіше використовуються для вирішення щоденних проблем, а вертикальні-для стратегічних.
• Досвід вирішення конфліктних випадків. При прийняття рішення у групі часто виникають ситуації, коли стикаються інтереси різних підрозділів. В такому випадку повинен відбуватися продуктивний обмін інформацією для отримання альтернативного варіанту.