Чисельність персоналу: визначення, поняття і структура

Зміст

Концепції, які потрібно брати до уваги
Склад персоналу
Структура чисельності
Види чисельності
Методика
Середньооблікова кількість співробітників
Планування
Норматив
Оптимальна кількість співробітників
Кількість допоміжних працівників
Укладення

Для керівництва будь-якої компанії завжди важливим є питання про те, якою має бути чисельність персоналу, щоб вона ефективно функціонувала. Багато підприємств змушені скорочувати працівників через витрати, що не завжди позитивно позначається на розвитку виробництва. Існує поняття оптимальної чисельності людей, при якій фірма може ефективно функціонувати.

Чим вище склад і кількість співробітників компанії, тим складніше нею управляти. Тому визначення оптимальної кількості працівників є значущим моментом.

Чисельність персоналу становить одну з найважливіших категорій для кадрового дослідження в компанії. Вона не повинна бути і не вище, і не нижче оптимального показника. Розглянемо, як її визначити.

Концепції, які потрібно брати до уваги

Чисельність персоналу компанії є найважливішим кадровим показником фірми, який характеризує її стан. Дане поняття може бути конкретизовано концепцією облікової, явочної та середньооблікової кількості штатних одиниць.

Під категорією чисельності розуміють статистичний і економічний показники, що відображають кількість людей, які здійснюють трудові функції на фірмі і входять до складу різних категорій працівників.

Склад персоналу

Під структурою розуміють об`єднання її співробітників в групи і функціонуючі одиниці за різними ознаками. Виділяють наступні групи за складом, відображені в таблиці нижче.

Група	Характеристика	Етап класифікації	Характеристика
Непромисловий	Ті працівники, які безпосередньо не беруть участь у процесі виробництва продукції. Трудівники соціального сегмента	_	_
Промислово-виробничий	Ті співробітники, які зайняті у виробничому процесі	Керівники компанії	-низовий рівень (майстри); -середній (Керуючі структурними підрозділами); -вищий (генеральний директор,заступники)
_	_	Служить	Секретар, касир, табельник, експедитор. Всі співробітники по оформлення документації, фінансово-розрахунковій роботі
_	_	Фахівець	Інженери, економісти, юристи, технологи, кадровики, бухгалтера і т.д. Виконання адміністративних, економічних, інженерно-економічних та юридичних завдань
_	_	Робочий	Ті, хто безпосередньо створює продукцію фірми, виробляє кінцевий товар, надає послуги.

На структуру і чисельність персоналу можуть впливати наступні фактори:

Автоматизація та комп`ютеризація виробництва.
Використання сучасних технологій.
Застосування новітніх матеріалів.
Організація виробництва.

Структура чисельності

У неї можна включити кілька категорій співробітників:

Обліковий склад.
Співробітники, які здійснюють трудові функції за цивільно-правовими договорами.
Сумісник.

Облікова кількість співробітників-це повністю всі працівники, які працюють на підприємстві: штатні, сезонні, тимчасові і т. е. Принциповим моментом є той факт, що у всіх них є запис в трудова книжка. Кожен такий працівник враховується в складі тільки однієї компанії. Також вважаються ті люди, які не вийшли на роботу з будь-яких причин. Коли розраховують зайнятість, вживають саме цей список. Якщо людина врахована в обліковому складі, отже, вона не є безробітною.

Для тих, хто трудиться за цивільно-правовими договорами, укладаються угоди підряду або трудові угоди. Подібні працівники протягом звітного періоду можуть бути задіяні в декількох компаніях і вважатися повноцінними співробітниками.

Їх кількість не визначити без урахування зовнішніх і внутрішніх сумісників. Зовнішні сумісники-це співробітники, які зазвичай знаходяться в переліку однієї компанії, а на півставки (згідно із Законами у сфері трудових відносин) зайняті на проектах в іншій організації. Внутрішні сумісники-це працівники компанії, які додатково виконують оплачувані завдання у власній же організації.

При підрахунку середньої кількості людей роботу зовнішніх сумісників враховують по витраченому ними часу. Про те, в яку підгрупу включений нова людина, повідомляється в розпорядженні про прийомі на роботу і в укладеному з компанією договорі. Сумісники і працюють на договірній основі не включаються в список для визначення зайнятої частки персоналу для того, щоб не допустити повторного рахунку.

Види чисельності

Серед основних видів чисельності персоналу виділяють наступні:

Плановий.
Нормативний.
Штатний.
Середньооблікова.
Явочна.
Фактичний.

У таблиці відображені основні види чисельності персоналу та їх характеристики.

Чисельність	Характеристика
Плановий	Може бути визначена факторами продуктивність праці і специфікою організації на ринку. Показник наближений до реальності
Нормативний	Формується на основі норм праці в галузі та обсягу робіт
Штатний	Формується з числа співробітників, які складаються в штаті без урахування сезонних і тимчасових співробітників
Середньооблікова	Визначають середнє число працівників за період
Явочна	Тільки ті працівники, які в даний момент знаходяться на робочому місці
Фактичний	Чисельність реально працюючих співробітників в компанії

Методика

Аналіз чисельності персоналу організації проводиться в кілька етапів, відображених в таблиці нижче.

Етап	Характеристика
Порівняння чисельності і складу штату з організаціями-аналогами в галузі	Вивчають процентне співвідношення якісних і кількісних категорій складу. Визначають нормативне відношення до загальної чисельності персоналу
Зіставлення темпів зростання прибутку і витрат на весь персонал компанії	Темпи зростання фонду оплати праці повинні бути нижче темпів збільшення продуктивності
Перерахунок ієрархії в компанії	Можливість визначити зайві ланки в управлінні
Аудит і ревізія кадрів	Аналітика кадрового складу за віком, стажем, статтю, рівнем освіти і т.д.

Середньооблікова кількість співробітників

Середньооблікова чисельність персоналу може бути визначена за формулою, представленою нижче:

СрЧ = (СрЧ1 + СрЧ2+….СрЧ12) / 12. Знаменник-це кількість місяців у році.

де СрЧ1, СрЧ2 ... - середньооблікова чисельність персоналу по місяцях року (людина).

Для розрахунку показника СрЧ1, СрЧ2 і т.д. застосовують значення облікової чисельності по місяцях року з урахуванням святкових і вихідних днів.

Приклад розрахунку представлений нижче.

Вихідні дані:

Чисельність на кінець грудня становить 10 осіб.
З 11 січня прийнято ще 15 осіб.
30 січня звільнено 5 осіб.

Оригінальні дані виглядають так:

З 1 по 10 Січня-10 осіб.
З 11 по 29 Січня-25.
З 30 по 31 Січня -20.

Розрахунок показників чисельності:

((10 днів*10 осіб) + (19 днів * 25 осіб) +(2 дні * 20 осіб))/31 = (100 + 475 + 40)/31 = 19,8 або округлено 20 осіб.

Планування

Під плануванням чисельності персоналу розуміють процес розробки планів щодо забезпечення компанії необхідною кількістю кадрів.

Процес вирішує наступні завдання:

Недолік робочої сили в компанії.
Недолік кваліфікаційного складу для розвитку бізнесу.

Етапи планування відображені в таблиці нижче.

Етап	Характеристика
Аналіз поточного стану справ	Виявлення відповідності працівників компанії існуючим вимогам
Оцінка потреби в наймі	При дослідженні наступних напрямків: -вид роботи компанії; -особливості ринку; -обсяг виробництва; -управлінські завдання; -фінансові ресурси. Процес може бути здійснений відповідно до того, наскільки технічно оснащена фірма
Формування нового складу	Безпосередньо сам процес залучення співробітників за допомогою найму
Оцінка ефективності	Розрахунок показник ефективності залучення нових співробітників

Норматив

Існують різні нормативи чисельності персоналу. Серед них норми виробітку, норми обслуговування і т. д. Щоб знайти, скільки людей потрібно для реалізації певної трудової функції, вживаються розрахунки на підставі чисельності праці персоналу.

Опора на Нормативи дозволяє планувати кількість і склад співробітників компанії, що практично призводить до рівня продуктивності, який відповідає технічна характеристика фірма.

Наведемо кілька варіантів розрахунку.

Спосіб 1. В узгодженні з нормами виробітку. Вони визначаються як обсяг роботи (наприклад, число готової продукції), який команда (або співробітник з достатньою кваліфікацією) зобов`язана виконати відповідно до наявних організаційними критеріями на одиницю робочого часу.

Спосіб 2. Відповідно до нормативу чисельності. Основою для цього розрахунку є фіксована кількість співробітників з певною кваліфікацією, необхідне для вирішення управлінських або промислових завдань. Головним недоліком використання цього нормативу є не дуже висока точність характеристик. Це пов`язано з тим, що при визначенні стандартів кількості співробітників враховуються лише звичайні обсяги. Чим складніше реальний робочий процес, чим більше він відхиляється від типового. Тому точність розрахунку зменшується.

Спосіб 3. В узгодженні з нормами часу. Тут потрібно враховувати кількість часу, який витрачається на реалізацію одиниці промислового процесу працівником або командою.

Спосіб 4. В узгодженні з нормативами обслуговування. У цих розрахунках основою є кількість одиниць промислового обладнання (наприклад, верстатів, голів тварин), яке група службовців повинна обробляти протягом певного часу. Це правило практично таке ж, як і для співробітників, які виконують функції послуг. Нерідко при підрахунку кількості працівників в організації (як звичайного, так і нормативного) показники чисельності персоналу є дробовими і вимагають округлення. Отримані значення вживаються в якості доводів для прийняття різних управлінських рішень в області кадрової політики.

Оптимальна кількість співробітників

Для оптимального розрахунку чисельності персоналу в області виробництва застосовують інші методи.

Спосіб 1. Хронометраж. Для вимірів використовують секундомір і засікають, скільки часу займає кожен наступний крок робочого процесу. Потім всі придбані значення підсумовуються. Спосіб хронометражу використовують в основному менеджери виробництва, фінансисти і нормувальники. Головним недоліком способу є його трудовитратність і тривалість, особливо при істотній кількості співробітників компанії.

Наприклад, середній час виробництва який-небудь деталі можна обчислити лише після 30 вимірів, під час яких дії здійснюють різні робочі. При всьому цьому точність вимірювань буде недостатньо високою. Швидкість роботи знижується у співробітників, які знають, що на даний момент за ними спостерігають. Інший мінус хронометражу-відсутність гнучкості. Якщо потрібно розрахувати швидкість виробництва тотожних деталей, які мають незначні відмінності, зробити це можна буде лише за допомогою вимірів для кожної з них.

Спосіб 2. Зіставлення з компаніями-суперниками. Оптимізація кількості співробітників в організації проводиться також за допомогою порівняння кількості співробітників у вас і у ваших суперників, які користуються тими ж промисловими технологіями. Це надзвичайно швидкий спосіб, але він принесе свої плоди лише в тому випадку, якщо надані реальні відомості про роботу конкуруючих компаній. Зіставлення також допомагає усвідомити, яке місце займає компанія на ринку, виходячи з переконань кількості співробітників і продуктивності бізнесу.

Спосіб 3. Мікроелементне планування. У базі цього методу лежить припущення, що будь-яку робочу операцію можна звести до деякої кількості простих дій, а час, який на них витрачається, вже відомо. Тоді для розрахунку нормативу буде потрібна лише сума підсумків вимірів. На підставі цих відомостей можна буде провести оптимізацію кількості співробітників в компанії. Нормування за допомогою мікроелементів операцій підходить лише для тих видів робіт, які виконуються вручну і складаються з циклічних дій. Щоб застосувати цей спосіб, необхідний фінансист, який пройшов спеціальне навчання.

Кількість допоміжних працівників

Для розрахунку чисельності персоналу в області допоміжних операцій застосовують метод факторного планування. Він досить трудомісткий. В даному випадку використовуються ключові критерії по кожному процесу і виробничої операції. Визначення ступеня впливу факторів на чисельність персоналу відбувається наступним чином: робочий процес ділиться на елементи, кожен з яких залежить від одного фактора. Результати такого нормування порівнюються з подібними значеннями в порівнянних підрозділах організації.

Укладення

Чисельність персоналу підприємства визначається тим, який характер діяльності властивий компанії, а також складністю технологічний процес виробництво. На його значення надають Автоматизація, механізація та інші фактори. На основі даного значення формується планова і нормативна чисельність.

Для будь-якої компанії Управління персоналом відіграє найважливішу роль. Без відмінних професіоналів ніяка організація не зуміє вдало продовжувати свою діяльність. У наш час існує багато нових принципів організації виробництва. Однак реалізація всіх цих можливостей безпосередньо залежить від службовців компанії, тобто від живих людей. Основне значення мають їх грамотність, пізнання, кваліфікація. Для досягнення компанією намічених цілей необхідно формування оптимального значення чисельності робочого персоналу.