Планово-економічний відділ: його функції і завдання. Положення про планово-економічний відділ

Планово-економічні відділи (далі ПЕО) створюються для ефективної організації економіки організацій і підприємств. Хоча часто робота таких відділів чітко не регламентована. Яким же чином вони повинні бути організовані, якою структурою володіти і які функції виконувати?

Введення

У будь-якому підручнику з економіки сказано, що ПЕО займається збором економічних показників детальності компанії, їх аналізом і складанням планів розвитку на основі висновків, отриманих в ході аналізу.

Якщо мова йде про малий бізнес, то цю функцію може виконувати керівник компанії( або ІП), у міру зростання масштабів діяльності ці повноваження можуть бути передані іншій особі або навіть групі осіб. Чим більша організація, тим більше людина в ній відповідає за економічне планування. Для зручності роботи цих людей об`єднують в ПЕО.

Структура ПЕО

ПЕО має стандартну структуру. На чолі даного відділу стоїть особа, яка безпосередньо підпорядковується фінансовому керівнику, директору з реклами та просування або навіть генеральному директору. Все залежить від структури організації компанії в цілому.

Виділяють два типи структурної організації ПЕО:

1. Організація, при якій робітники місця співробітників ПЕО знаходяться всередині відділу.
2. Організація, при якій частина співробітників працює поза відділом (займаються збором відомостей про роботу фірми), а частина-всередині (займаються аналізом отриманих відомостей і складанням планів).

Останній тип організації характерний для виробничих компаній.

Перевага першого типу організації полягає в тому, що роботу такої структурної одиниці компанії легко контролювати. Недолік же полягає в тому, що інформація до співробітників ПЕО надходить не завжди своєчасно.

Якщо використовувати перший варіант організації планово-економічного відділу і його функцій, то за його співробітниками слід закріпити наступні функції:

• отримання первинних даних від фінансових джерел та структурних підрозділів;
• створення методів планування, а також управлінської звітності;
• безпосереднє створення управлінської звітності;
• контроль і аналіз роботи фірми в цілому.

Не рідше використовується і другий метод організації ПЕО. В такому випадку співробітникам відділу слід довірити наступні функції:

• контроль за виконанням розроблених планів;
• контроль за реалізацією бюджету конкретного підрозділу;
• аналіз ефективності роботи конкретного підрозділу.

Важливо, щоб співробітникам ПЕО, які працюють поза своїм підрозділом, надавали всю необхідну для подальшого аналізу та побудови планів щодо економіки організацій та підприємств.

Працівники ПЕО можуть бути підпорядковані і безпосередньо керівнику відділу, і керівнику будь-якого виробничого підрозділу. У першому випадку підпорядкування називається функціональним, у другому-адміністративним. Так виглядає подвійне підпорядкування.

За економістом планово-економічного відділу слід закріпити наступні функції:

1. Розробку методологій напрямків діяльності (як у всій фірмі, так і в окремих підрозділах організації).
2. Розробку основних довідників, що містять показники ефективності роботи підрозділів фірми.
3. Розробку політики управління компанією.
4. Розробку планових і звітних форм.
5. Розробку методів аналізу та оцінювання ефективності роботи фірми.

Переваги даного типу організації планово-економічного відділу і його функцій в тому, що вся необхідна інформація надходить до аналітиків підрозділу без затримок. Недоліком є слабкий контроль роботи економістів, які працюють поза відділом, а також факт подвійного підпорядкування співробітників.

Такий спосіб організації роботи може значно збільшити штат ПЕО до невиправданих розмірів.

Приклад структури ПЕО на різних підприємствах

Якщо мова йде про компанії середнього розміру, то найчастіше ПЕО в них має наступну структуру: керівником є начальник відділу, а в його підпорядкуванні знаходяться три фахівця ПЕО.

Якщо ж мова йде про велике підприємство, то структура планово-економічного відділу на ньому виглядає наступним чином: керує відділом начальник ПЕО, в його підпорядкуванні знаходиться заступник ПЕО, якому безпосередньо підпорядковується і головний економіст відділу, і провідний економіст відділу. Головному економісту підпорядковуються два економісти ПЕО.

Завдання ПЕО

У завдання даного підрозділу компанії входить складання наступних документів і додатків:

• планів розвитку фірми і прогнозів;
• звітної документації різного характеру (разової та регулярної);
• необхідних довідок та аналітичних пояснень;
• економічних розрахунків;
• інвестиційних проектів, а також бізнес-планів.

ПЕО має і певні функції, які повинні бути чітко позначені в регламентує документації фірми.

Функції ПЕО

Функції ПЕО полягають у наступному:

• аналіз ефективності роботи фірми;
• складання прогнозів щодо результатів роботи компанії;
• оцінка фінансового стану організації;
• складання нормативів для процесів виробництва продукції;
• контроль формування та зміни собівартості продукції;
• контроль утворення цін на продукцію;
• складання управлінської звітності;
• участь у формуванні бюджетів підрозділів.

Всі функції ПЕО взаємопов`язані з бізнес-процесами, що відбуваються у фірмі. Далі описано, який зв`язок існує між цими поняттями.

Зв`язок функції ПЕО і бізнес-процесів у фірмі

Основними бізнес-процесами, що відбуваються в компанії, є:

• продаж;
• виробництво;
• закупівля;
• науково-дослідні та експериментальні розробки.

Для кожного з етапів роботи фірми у ПЕО передбачена своя задача.

При роботі з продажами продукції ПЕО здійснює планування продажів, виробляє їх контроль і подальший аналіз. При виробництві продукції завдання ПЕО аналогічні.

Коли виробничий процес знаходиться на етапі закупівлі необхідних ресурсів, ПЕО також займається плануванням закупівель, їх контролем і аналізом придбаних цінностей і засобів. З науково-дослідними та експериментальними розробками ситуація така ж.

Планування, контроль і аналіз-три обов`язки економіста на підприємстві при роботі з основними бізнес-процесами. Навіщо цим займатися? Щоб надалі ці ж процеси оптимізувати.

Бізнес-процеси бувають і допоміжними. Вони являють собою:

• технологія виробництва;
• якість виробленої продукції;
• інженерія;
• капітальне будівництво об`єктів;
• логістика.

Які завдання у ПЕО в даному випадку? Те саме: планування, контроль та аналіз. У першому випадку робота ведеться над технологія виробництва дослідних розробок, у другому - над сертифікацією, ліцензуванням та метрологією, у третьому - над обслуговуванням техніки та енергозабезпеченням, у четвертому - над будівництвом будівель, у п`ятому - над транспортними витратами.

Виділяють обслуговуючі бізнес-процеси організації, в які входять:

• робота з персоналом;
• маркетинг;
• управління фінансами;
• Юридичне обслуговування;
• загальне адміністрування.

У цьому випадку обов`язки економіста на підприємстві не змінюються.

Регламентація роботи ПЕО

Деякі компанії створюють ПЕО, але абсолютно не піклуються про регламентацію роботи цього структурного підрозділу. Не створюється жодного положення про планово-економічний відділ.

Якщо в організації ніяк не регламентована робота ПЕО, потрібно терміново підготувати документ, який вирішить цей недолік. Даний документ стане базою для створення посадових інструкцій співробітників, що працюють в пое, що дозволить вирішити проблеми, описані на початку статті.

Стандартний регламентуючий документ планово-економічного відділу та його функцій містить наступні пункти:

1. Загальні положення.
2. Структура відділу.
3. Основні завдання відділу.
4. Функції відділу.
5. Право.
6. Робота з іншими структурами підприємства.
7. Відповідальність.
8. Критерії оцінки діяльності відділу.

Далі буде більш детально описана структура документа, що регламентує роботу і завдання планово-економічного відділу.

Структура регламентує роботу ПЕО документа

У розділі "Загальні положення" містяться загальні дані про даному підрозділі. Указувати:

• мета створення відділу відповідно до економічної політики підприємства;
• основні терміни;
• особа, призначена керівником;
• документи, якими даний відділ керується при здійсненні своїх обов`язків.

У розділі "Структура відділу" міститься інформація про структуру ПЕО і його кількісному складі.

У розділі "Основні завдання відділу" описуються ключові завдання ПЕО, а також переліки звітності та планів, які його співробітники повинні надавати на розгляд керівництву.

Основні завдання ПЕО

До основних завдань планово-економічного відділу, які варто вказати в регламентуючому документі, відносяться:

1. Робота з економічного планування, раціоналізації госпдіяльності.
2. Розробка стратегії розвитку компанії з метою оперативної адаптації госпдіяльності до постійно мінливих умов ринку.
3. Проведення комплексного економічного аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства.
4. Статистичний облік всіх показників функціонування фірми.
5. Техніко-економічне планування діяльності інших відділів компанії.

Основні функції ПЕО

До основні функції ПЕО, які зазвичай вказуються в регламентуючої документації, відносяться:

1. Економічне планування роботи фірми, спрямоване на раціоналізацію госпдіяльності.
2. Підготовка проектів планів діяльності інших відділів компанії. У підготовку входить також обгрунтування укладення тих чи інших контрактів, підкріплене розрахунками.
3. Складання планів виробничої, фінансової та комерційної діяльності компанії на різні терміни (короткострокових ,середньо-і довгострокових).
4. Інформування підрозділів фірми про поточні плани.
5. Проведення комплексного аналізу діяльності фірми в усіх напрямках.
6. Контроль за виконанням підрозділами поточних планів, а також своєчасне складання звітності.
7. Створення раціональної облікової документації, яка незначно збільшує бюрократичне навантаження на співробітників.

Це далеко не повний список основних функцій, які зобов`язаний виконувати планово-економічний відділ.

Права ПЕО

Спеціаліст планово-економічного відділу в рамках своєї посадової інструкції має право:

• запитувати у уповноважених представників інших підрозділів компанії дані, необхідні для контролю та аналізу їх діяльності;
• створювати експертні робочі групи, завдання яких-економічне планування роботи організації;
• в рамках своєї компетенції брати участь в ділових переговорах з представниками інших фірм і організацій, підписувати контракти;
• організовувати аналіз нових програм і наукових проектів компанії на предмет їх ефективності та доцільності освоєння;
• вносити пропозиції з питань, які входять до компетенції ПЕО, у формі проектів.

Взаємодія, відповідальність, оцінка

В нормативної документації, регламентує роботу ПЕО, часто вказують розділи, в яких прописується взаємодія ПЕО з іншими структурами організації; відповідальність за всі дії, вчинені співробітниками відділу; оцінка діяльності ПЕО.

У розділі "Робота з іншими структурами підприємства" за шаблоном складається тільки вступ « " у процесі діяльності відділ взаємодіє з наступними структурними підрозділами (далі перераховуються ці підрозділи)». При перерахуванні все залежить від того, наскільки широкі повноваження планується дати співробітникам ПЕО.

У розділі "Відповідальність" вказується, що всю повноту відповідальності за роботу відділу бере на себе Керівник ПЕО; ступінь відповідальності працівників встановлюється відповідно до їх посадовими інструкціями; всі співробітники і керівник ПЕО несуть персональну відповідальність за оформляються ними документи і проведені операції в відповідно до законодавства Російська Федерація.

У розділі "критерії оцінки діяльності відділу" прописуються два критерії:

1. Своєчасна і якісна реалізація завдань.
2. Якісне виконання безпосередніх обов`язків.

Можна вказати й інші критерії оцінки.

На цьому складання регламентуючого документа закінчується. Природно, він повинен бути оформлений відповідно до Правил оформлення подібних паперів: всі дані повинні бути скріплені підписом і печатками, а також датовані.

Контроль роботи ПЕО

Контролем роботи ПЕО один з Далі наведених співробітників:

• Керівник фінансової служби фірми (у великій компанії);
• фінансовий директор(у невеликій або середній компанії);
• головний економіст (на виробництві).

Контроль діяльності ПЕО проводиться в наступних цілях:

1. Оперативне виконання разових завдань.
2. Дотримання звітності та документообігу, згідно з внутрішнім регламентом компанії.
3. Забезпечення достовірності наданих розрахунків та звітної документації.
4. Аналіз роботи з метою виявлення ефективності функціонування ПЕО.

Укладення

У кожному підручнику з економіки сказано, що ПЕО – дійсно потрібний структурний підрозділ компанії. Без нього ефективність роботи багатьох підприємств і організацій значно знижується. Хоча не у всіх компаніях діяльність ПЕО налагоджена правильно.

Десь чітко не визначені функції відділу, десь-завдання співробітників. У деяких фірмах складається складна обстановка з підпорядкованістю працівників ПЕО. Хоча планування в умовах ринкової економіки-найважливіший процес.

Для усунення проблеми необхідно, щоб керівник фірми чітко розумів відповіді на наступні питання:

1. Що таке ПЕО?
2. Яка його структура?
3. Чи потрібен він даній компанії або його функції може виконати одна людина?

Якщо однозначно прийнято рішення про створення ПЕО, то варто негайно перейти до оформлення регламентує документації, де крім загальних положень будуть прописані:

• структура відділу;
• права та функції;
• відповідальність;
• робота з іншими структурами фірми.

Якщо дотримуватися цих рекомендацій при оформленні планово-економічного відділу і його функцій, тоді у компанії з`явиться ефективна структурна одиниця.

Дійсно, якщо робота даного підрозділу чітко налагоджена, то його фахівці здатні оптимізувати без шкоди для діяльності всі виробничі процеси. Переводячи на мову грошей це означає, що наявність ефективно працюючого ПЕО дозволяє витрачати менше ресурсів, а заробляти більше.