Горизонтальна комунікація: основні поняття, види, методи управління в організації

Комунікацією прийнято називати найрізноманітніші форми передачі інформації. Що стосується ділового середовища, тут прийнято виділяти вертикальні і горизонтальні комунікації. Кожна з них відрізняється своїми особливостями, характерна риса взаємодії учасників. У статті це буде розбиратися більш детально. Виділимо основні відмінності між даними різновидами спілкування.

Що це?

Спочатку розглянемо ключове поняття. Отже, комунікація-це процес передачі інформації, який використовується людьми. Він може виступати в декількох формах:

• Явний. Це використання усного мовлення, тексту або якихось графічних зображень, візуального ряду та ін.
• Неявний. Спілкування за допомогою невербальних жестів, міміки, певних виразів обличчя.

Що стосується головних засобів ділової комунікації, то ними є наступні:

• Нарада.
• Відеоконференція.
• Електронна пошта.
• Телефонні переговори.
• Передача службових записок.
• Особиста розмова.
• Використання інтернет-технологій (чати, месенджери).
• Здача звітів.

Прийнято виділяти також наступні комунікаційні елементи:

• Відправник. Це особи, які формують, кодують дані і передають їх іншим учасникам процесу.
• Повідомлення. Певна закодована відправниками інформація.
• Канал. Тут виділяються засоби зв`язку, середовища, в яких може бути поширена інформація.
• Одержувач. Особа, якій направлялися передані відомості. Елемент, який тлумачить інформацію.

Внутрішні та зовнішні групи

Вертикальні і горизонтальні комунікації в організації за своєю природою є підкатегоріями.

Ділові комунікації взагалі поділяються на зовнішні та внутрішні. Останні представлені тим спілкуванням, яке має місце безпосередньо всередині організації, зокрема, між окремими працівниками, відділами, цехами, підрозділами компанії. Зовнішня комунікація-це спілкування зі сторонніми суб`єктами. Ними можуть виступати контрагенти, постачальники, клієнти, обслуговуючі організації, представники державних органів та ін.

У свою чергу, внутрішні комунікації в організації представлені горизонтальними і вертикальними, а також комунікаційними мережами. Вертикальні поділяються далі ще на дві категорії:

• Зворотні (принцип "знизу-вгору").
• Ієрархічні (принцип "зверху-вниз").

Особливості цих представлених різновидів будуть детально розбиратися в статті.

Горизонтальна комунікація

Що мається на увазі? Горизонтальна комунікація-це обмін службовою, діловою інформацією між працівниками, що займають однакове, Рівне посадове становище в компанії. Тут може бути актуальним спілкування як між трудящими як одного цеху, підрозділу, філії, так і між працівниками рівнозначних відділів цехів і філій.

Горизонтальна комунікація - це і спілкування між керівниками, що мають однаковий обсяг компетенцій, а також між працівниками, що володіють одним і тим же розрядом, що знаходяться на рівнозначних посадах, що мають рівних набір повноважень і обов`язків.

Горизонтальні комунікації в організації необхідні в першу чергу для створення здоровий, доброзичливої, комфортної робочої атмосфери. Це організація повноцінного, плідного ділового спілкування. Правильно організована система горизонтальних комунікацій дозволяє досягти позитивних результатів за підсумками роботи кожного члена колективу.

Можливі проблеми

Такого роду ділове спілкування може бути затьмарене певними проблемами. Ось основні з них, характерні для горизонтальних комунікацій в менеджменті:

• Використання професійного жаргону. Він може бути незрозумілий знову прийнятим працівникам, співробітникам іншого відділу.
• Суперечки з приводу важливості саме своєї ділянки, саме свого виду діяльності.
• Зниження ділового спілкування до побутового, обговорення особистих проблем. Виникнення на цьому грунті чуток, розмов за спиною, обговорень, відволікаючих від трудового процесу.
• Ефективність ділового спілкування може знижуватися в силу появи симпатій, особистої неприязні та ін.

Вирішення проблем

Щоб уберегти внутрішні горизонтальні комунікації в компанії від таких проблем, менеджер повинен зробити наступне:

• Попросити підлеглих, колег спілкуватися зрозумілою кожному мовою, розшифровувати професійні терміни.
• Регулювати спілкування між своїми підлеглими, нейтралізувати між ними суперечки і непорозуміння.
• Проводити загальні збори, в тому числі і неофіційні, щоб співробітники змогли налагодити спілкування між собою.

Вертикальний тип

Горизонтальні комунікації - це комунікації між співробітниками однієї і тієї ж організації, ділове спілкування між трудящими одного відділу, цеху, що займають рівні посади. Вертикальна комунікація в діловому середовищі-це передача інформації між керівним складом і підлеглими. Вона включає в себе наступні форми:

• Розпорядження.
• Рекомендація.
• Наказ.

Це відправляється від начальника до підлеглих йому співробітникам. Працівники ж передають у відповідь керівнику звіти, повідомлення, доповіді та ін.

Вертикальна комунікація розділяється на два різновиди:

• Між відділами, підрозділами, цехами, що знаходяться на різних ієрархічних рівнях в компанії.
• Безпосередньо між підлеглими і керівним корпусом.

Передача інформації тут доступна в двох формах-по низхідній лінії (ієрархічна) і по висхідній (зворотна). Уявімо їх конкретно.

Група "зверху-вниз"

Тут Інформація буде надходити від вищих рівнів ієрархії до нижніх. Тобто від начальника до його підлеглих. В рамках цієї групи можна виділити наступні форми ділового спілкування:

• Розпорядження та накази. Можуть супроводжуватися поясненнями з приводу досягнення цілей, втілення в життя завдань, застосування певних технік і методик.
• Документи-оцінки старань підлеглих.
• Підтримка та контроль.
• Стимулювання роботи співробітників.

Проблеми ієрархічного підтипу

До проблем ділової комунікації типу "зверху-вниз" (спілкування керівника зі своїми підлеглими) можна віднести наступне:

• Недостатнє розуміння. Може скластися ситуація, що начальники і виконавці говорять на різних мовах - як в прямому , так і переносному сенсі. Навіть якщо мова комунікації однозначно обраний Російський, то різний рівень профпідготовки все одно залишить місце непорозумінню. Наприклад, якщо начальник зловживає професійної, технічної лексикою в спілкуванні з низькокваліфікованим персоналом. Інший приклад: керівник міжнародної компанії не завжди може знайти спільну мову з працівниками, які є представниками іншої національної культури. Вони, навіть знаючи іноземна мова, можуть не зрозуміти особливості мови його носія-ті ж скорочення, профжаргон, гру слів.
• Обсяг інформації. Керівники не завжди відправляють необхідні відомості в належному обсязі. У якихось ситуаціях поставлене завдання підлеглому складно виконати через дефіцит необхідної інформації. А в інших випадках Виконавець страждає від необхідності вивчення надлишкової, марною, неактуальною інформації.

Група "знизу-вгору"

Це інформація, яка надсилається від підлеглих керівнику. Тут виділяються наступні форми:

• Службова записка.
• Звіт.
• Повідомлення по етапах виконаної роботи.
• Доповіді з приводу виникнення непередбачених проблем в ході вирішення службового завдання.
• Пропозиції з новаторськими ідеями, способами поліпшення виробництва, впровадження нових технологій і методик діяльності у фірмі.

Такий зворотний зв`язок не менш важливий для менеджерів, ніж віддача ними самими наказів. Саме від підлеглих можна отримати найсвіжішу інформацію про стан справ в компанії. Ці відомості дозволяють оцінити колективний настрій, визначити на корені зростаюче невдоволення співробітників.

Проблеми зворотного підтипу

Зворотній зв`язок між виконавцями і керівним складом може бути затьмарена наступними проблемами:

• Підлеглі рідко відправляють негативні відгуки, претензії своєму керівництву навіть з приводу тих аспектів, що є досить серйозними. Причина проста-страх звільнення.
• Нерідко навіть відправлені співробітниками зауваження, пропозиції залишаються без відповіді. Причина - або в надмірній зайнятості керівника, або в його недостатній повазі до власних працівників. Він вважає не важливим розбирати їхні повідомлення. У трудящих у відповідь на це виникає переконання в марності такого зворотного зв`язку.
• Відправлена критика може і зовсім не досягти свого кінцевого адресата. Наприклад, у випадку, коли працівник надсилає лист на ім`я генерального директора зі скаргою на своє безпосереднє керівництво. Нижчестоящий начальник може перешкодити такий зворотного зв`язку, так як вона обернеться негативними для нього наслідками.
• За роз`ясненням неясних тим, допомогою у вирішенні раптово виниклих проблем в більшості випадків працівники вважають за краще звертатися до колег, а не до менеджерів. Причина може бути в тому, що вони не сподіваються отримати повноцінну, кваліфіковану допомогу, бояться, що їх звинуватять в некомпетентності.
• Нерідко і наявність територіальної, географічної причини неможливості такої зв`язку. Офіси, де знаходяться підлеглі І начальницький склад, можуть бути розташовані в різних районах населеного пункту, а то і в різних містах, державах.

Шляхи вирішення проблем

Всі вищеназвані проблеми можливо вирішити наступним чином:

• Визначити анонімні поштові та електронні скриньки, куди співробітники зможуть відправляти інкогніто скарги та пропозиції.
• Розробити систему заохочення співробітників, які використовують зворотний зв`язок з керівництвом.
• Створити схеми комунікації між простим трудящим і високопоставленим начальником без проміжних бар`єрів у вигляді безпосереднього керівництва співробітника.
• Ввести реєстрацію всіх прийнятих менеджерами звернень від підлеглих з необхідністю звіту про вжиті у відповідь заходи.