Менеджмент знань: поняття, види і функції

У науковій літературі з економіки все частіше можна зустріти поняття " менеджмент знань». Даний термін широко використовується в дослідницьких і практичних роботах, застосовується підприємствами в різних сферах діяльності. Менеджмент знань-управління процесом розпізнання, зберігання, застосування і передачі даних, які можуть згодом бути вдосконалені і використані за призначенням.

Визначення

Менеджмент знань являє собою самостійну галузь науки про управління. Деякі фахівці вважають його одним з різновидів менеджменту, який слід застосовувати в будь-якій діяльності, що вимагає грамотного керівництва інформаційно-аналітичними процесами.

Управляти знаннями - значить володіти стратегією, здатною трансформувати всі підтипи інтелектуального капіталу в поліпшені показники продуктивність праці, у більш вигідну вартість кінцевого продукту і стійку конкурентоспроможність. Поняття менеджменту знань має на увазі складну комбінацію, що складається з декількох елементів управління організацією, в тому числі кадрове діловодство, інноваційний та комунікаційний розвиток підприємства з використанням сучасних інформаційних технологій.

Якщо розкрити поняття даного терміна з наукової точки зору, вийде свого роду мікс з економічних дисциплін, різних напрямків, підходів і концепцій. Сама модель управління знаннями використовувалася в теорії і на практиці в усі часи, але відомо про неї було небагато, оскільки називалася вона інакше. Системі менеджменту знань близька за концепцією персонального маркетингу, теорії споживчих відносин, реінжинірингу, адміністрування, управління кадрами підприємства і т. д.

На даний момент важливо відзначити появу нових можливостей у зв`язку з розробкою інформаційних проектів, формуванням локальної мереж та Інтернету. З іншого боку, управління інтелектуальними активами не ототожнюється із застосуванням нових інформаційних технологій в управлінському середовищі. Важливою частиною керівництва знаннями є вибір правильної технології адаптації, поширення і конвертації даних.

Що входить в це поняття?

Роль дисципліни "Менеджмент знань" складно переоцінити, тим більше на сучасному етапі, коли намічається виражений зсув від внутрішнього розвитку до зовнішнього. Галузь управління знаннями, пов`язана з традиційними принципами менеджменту в сфері технологічних інновацій, має справу не тільки з науково-технічними та конструкторськими розробками, а й вимагає врахування маркетингової політики підприємства, взаємодії зі споживачем, програм з обміну знаннями та досвідом з партнерами і т. е.

Оскільки основною метою менеджменту знань є зміцнення позицій на ринку і підвищення показників конкурентоспроможності, ця галузь охоплює відразу кілька напрямків. У структуру даного поняття входять наступні елементи:

• формування нових знань;
• стимулювання приросту інформації;
• фільтрація значущих даних, що надходять ззовні;
• використання перевірених і пошук нових джерел достовірної інформації;
• зберігання, розподіл, обробка та підвищення рівня доступності знань;
• поширення та обмін інформацією, в першу чергу - в межах підприємства;
• впровадження даних у процеси виробництва;
• облік аналітичних відомостей при прийнятті важливих рішень;
• зміст інформації в готовому продукті, послузі, документах, програмному забезпеченні і т. д.;
• оцінка ступінь захисту даний.

Таким чином, щоб управляти інформацією, потрібна наявність відразу декількох умов, оскільки ця галузь не є автономною і не існує сама по собі. Процес менеджменту знань має важливе місце у формуванні стратегії розвитку будь-якої організації. Цей інструмент об`єднує і кодифікує інформацію, що надходить, розподіляє її за потрібними напрямками і використовує за призначенням. У даній моделі управління організацією має місце менеджмент інновацій та навчання.

В іншій інтерпретації керувати знаннями - значить впливати на вартість продукції, роблячи її більш вигідною, причому основну роль в її формуванні повинні грати нематеріальні активи організації. Підтримка і розвиток популярності бренду як показника престижності компанії-це складне завдання, що вимагає ґрунтовного підходу. Без прагнення конвертувати знання у вартість практично неможливо вивести бізнес на новий рівень. Саме інформаційний менеджмент здатний змінити спосіб мислення і допомогти відійти від застарілих форм розвитку підприємства.

Історія розвитку

Менеджмент знань охопив бізнес країн Західної Європи, США, Китаю кілька десятиліть тому. Популярність цього напрямку свідчить про те, наскільки значущим він вважається в світовій економіці. Стандарти менеджменту знань дійшли і до Росії. І хоча даний інформаційно-економічний інструмент застосовується вітчизняними підприємствами порівняно недавно, вже можна зробити висновок про те, що і в нашій країні цей напрямок є затребуваним.

Перші згадки про менеджмент знань і умінь можна виявити в роботах Платона, датованих IV століттям до нашої ери. Аж до середини минулого століття це науковий напрямок ніяк не розвивалося, перебувало в "сплячому" режимі. Інтерес до управління знань був спонуканий багаторазовими епізодами світової кризи і стали його наслідками радикальними змінами у формах і методах ведення бізнесу. Згодом великі гравці підприємницької сфери прийшли до висновку про те, що саме інформація є головним ресурсом економічного розвитку і процвітання. Всі бізнес-процеси базуються на галузевих знаннях, які збільшують свою питому вага при формування вартості готових продуктів.

По суті, всі сучасні галузі економіки, що виникли і широко поширилися за останні десятиліття, засновані на менеджменті знань. Розвиток фармацевтики, генної інженерії, хімічної промисловості та інших сфер передбачає не тільки Виробництво готових продуктів, але і поширення знань про нові властивості хімічних препаратів, способах їх дослідження, патентного захисту і подальшому просуванні.

Окремо варто відзначити галузі, які не виробляють ніяких споживчих товарів. Їх діяльність полягає в надання інформації різними способами - зйомками фільмів, серіалів, наданням медичних та освітніх послуг, проведенням тренінгів, семінарів, а також галузей, де продукти більшою мірою є результатами обробки інформаційних відомостей (розробка архітектурних проектів, комп`ютерних програм, створення цифрової техніки тощо. д.).

Умови ефективного менеджменту

Управління інформаційним середовищем є одним з визначальних видів діяльності підприємства у нестабільних умовах зовнішньої економіки. Воно дозволяє дотримуватися інтегруючого підходу до впровадження сучасних та ефективних технологій у сфері маркетингу, інноваційних проектів, PR-менеджменту. Інформаційний менеджмент передбачає наявність симбіозного зв`язку між виробничими та реалізаційними аспектами. Управління знань-це постійна праця над інтелектуальним капіталом, причому над усіма його різновидами і над кожною формою окремо. Завдяки йому забезпечується необхідна комбінація кадрового та організаційного капіталу з метою поліпшення споживчого попиту.

Грамотно обрана технологія менеджменту знань дозволить домогтися наступних результатів:

• створити злагоджену технологічну інфраструктуру, яка дасть можливість поширювати накопичені знання і отримувати необхідний досвід;
• сформувати культуру передачі знань і умінь від попередніх працівників всередині підприємства і при взаємодії з партнерськими компаніями;
• організувати безперервно діючу систему навчання та підвищення кваліфікації персоналу.

Індивідуальна компетенція персоналу

Для повноцінного менеджменту знань цей елемент має особливе значення. Одним із стандартних і відомих методів поліпшення індивідуальних показників співробітників є Тренінги, семінари, інші види навчання, а також ротація в кадровому складі. Персональну компетенцію працівників можна підвищити, впроваджуючи різні маркетингові прийоми за допомогою активного застосування знань, відомостей, що надходять від клієнтів, покупців, розробки локальних баз даних та інструментів для зворотного зв`язку.

Деякі складові індивідуальної компетенції використовуються для розростання організаційного капіталу. Під цим поняттям мається на увазі створення нечисленних творчих команд, поділ персоналу на групи, що допомагає отримати більш ефективне застосування індивідуальної компетенції шляхом її трансформації в колективні навички. У концепції менеджменту знань формування інформаційно-технологічних систем підприємства має на меті зміцнити взаємодію різних елементів персональної компетенції та надати індивідуальним активам організаційну об`єднуючу форму.

Функції управління знаннями

В цілому інформаційний менеджмент-це вираз багатогранної форми діяльності, яку можна розглядати як з точки зору економіки і бізнесу, інформаційних технологій і програмування, так і гуманітарних наук (психології, соціології). У даній дисципліні вдало інтегруються компоненти Управління персоналом, реклами, загального розвитку організації, впровадження інноваційних систем та ін. Управління знань являє собою результат взаємодії всіх перерахованих вище галузей. Основними функціями менеджменту знань є:

• трансформування інформації з метою підвищення ефективності практичної діяльності організації;
• безперервне навчання, набуття досвіду і навичок для реалізації ключової стратегії розвитку підприємства;
• формування бази даних про споживачів і використання знань, що дозволяють залучити нових клієнтів, а значить, поліпшити показники продажів;
• вироблення стабільної системи продажів;
• використання інтелектуального капіталу фірми (людського, організаційного, споживчого);
• підвищення віддачі від будь-яких нематеріальних активів, поширення результатів на проекти, що розвиваються;
• створення умов для закріплення наявних знань і підтримки конкретних інноваційних проектів.

Як формуються знання

Вирішивши впровадити систему інформаційного менеджменту на своєму підприємстві, в першу чергу потрібно визначити, для чого це потрібно і якого результату допоможе досягти. Не можна займатися управлінням знань лише тому, що так роблять конкуренти. Система менеджменту знань випливає з єдиних стратегічних планів і цілей організації, повинна зв`язуватися з плануванням в різних напрямках діяльності. Управління інформацією сприяє ефективному генеруванню і розвитку оригінальних і корисних ідей.

Щоб процес використання знань приніс очікуваний результат, необхідно коректно формулювати запити. Він повинен бути створений таким чином, щоб згодом при необхідності його можна було б кодифікувати для відправки. Враховуючи структуру запиту, слід створити каталог для кожної його частини і визначити цілі використання.

Для ефективного менеджменту знань організації важливу роль відіграє наявність зворотного зв`язку зі споживачем, який повинен вміти правильно сформулювати запит і коректно ввести інформацію. Програмні методи повинні гарантувати забезпечення швидкого пошуку, декодифікацію і видачу інформації, а в разі необхідності – захистити її, зробити конфіденційною.

В ході проектування комп`ютерних програм для управління процесом передачі даних необхідно визначити стандартну форму і надавати відомості за запитами. В основі менеджменту знань лежить принцип забезпечення перегляду і затвердження інформації і відомостей таким чином, щоб непотрібні або застарілі дані вчасно вилучалися або коригувалися, стаючи затребуваними і актуальними.

Способи мотивації співробітників

Знання основ менеджменту відіграє вирішальну роль у процесах створення і розподілу інформації, проте жодна організація не здатна продуктивно і якісно працювати без скоординованих дій адміністративної ланки.

На стадії розробок і впровадження системи інформаційного менеджменту роль адміністратора повинна взяти на себе команда, яка займається фінансуванням цього проекту і стежить за ходом виконання робіт. В ідеалі потрібно відразу ж визначити відповідальну посадову особу-зазвичай це сама людина, яка займається технологічним і програмним забезпеченням. Щоб процес впровадження системи інформаційного управління протікав успішно, буде потрібно:

• формально призначити адміністратора;
• наділити його функціональною компетенцією по відношенню до підлеглих співробітників;
• визначити правила моніторингу;
• розробити критерії оцінювання ефективності;
• впровадити методики, що визначають обсяги інтелектуального капіталу.

При створенні стратегії менеджменту знань в організації важливо визначити, наскільки пов`язані зміни культури з механізмами, що дозволяють мотивувати співробітників на здійснення робіт з розробки інформаційної системи та її плідного використання в подальшої діяльності підприємство.

Управління знаннями має на увазі бажання множити наявну інформацію, прагнучи до досягнення синергетичного ефекту і вимагаючи більш високої мотивації, ніж грошовий гонорар. Для результативної мотивації застосовують різні методи мотивації, що сприяють самореалізації.

Розвиток персоналу і кар`єрне зростання-це Перший мотиваційний засіб, який надається керівництвом для підлеглих. Використовуючи будь-який метод менеджменту знань, співробітники отримують практично безмежні можливості для просування по службі і отримання цінного досвіду в конкретній сфері. В даному випадку персоналу можна пропонувати спеціальні внутрішні курси навчання для підвищення кваліфікаційного рівня і системою екзаменації, в тому числі і в режимі онлайн. Важливо забезпечити постійний доступ співробітників до інформації і виділити додаткові ресурси, щоб ті мали можливість здобувати освіту в робочий час.

Ще одним елементом мотивації персоналу є гарантія затребуваності. Оскільки процес навчання вимагає витрат, працівники повинні знати, що ці витрати заплановані і закладені в бюджет підприємства, а тому їх застосування в заданих умовах заохочується, в іншому випадку підтримувати систему управління знань буде нікому. За використання в інформаційному менеджменті власних знань співробітник повинен бути винагороджений, його винахід-запатентовано або придбано компанією на договірних умовах, викладених у трудовій угоді. Інакше винагорода втрачає мотиваційний компонент і стане недоцільним.

Не менш сильним спонукає фактором є визнання. Функції менеджменту знань припускають можливість співробітників заявляти про себе, ділитися своєю думкою і знайомитися з критикою. Хоча часто люди неохоче не намагаються віддавати свої власні знання на благо громадськості, якщо не розуміють, яку винагороду за це можуть отримати. В даному контексті ефективним інструментом розвитку менеджменту знань стане організація науково-дискусійних клубів і преміальне заохочення активної участі в них. Керівництво компанії повинно забезпечувати підтримку зовнішніх публікацій та офіційних знаків визнання. Корисним мотиваційним елементом є можливість доступу до мережі Інтернет. Введення системи інформаційного менеджменту зазвичай припадає на сферу діяльності управлінця, зайнятого питаннями підбору і навчання персоналу.

Оскільки освітній процес вимагає певних витрат і ресурсів, він повинен постійно знаходиться під контролем адміністрації компанії. Керівництво повинно мати можливість оцінювати ефективність застосованих засобів і одержуваної вигоди від управління знаннями, здійснювати моніторинг і аналізувати діяльність працівників в даному напрямку. Розробка, впровадження та оптимізація системи інформаційного менеджменту відразу не принесе прибутку - для цього потрібен час. Відмовлятися від управління менеджменту не потрібно, так як перші результати будуть досягнуті лише через деякий час.

Нюанси впровадження системи

Кожній організації, яка виявила для себе доцільність застосування системи інформаційного менеджменту, довелося зіткнутися з низкою складнощів. На сам процес впровадження управлінського механізму зазвичай потрібно кілька років. Якщо взяти за основу дані різних досліджень про реальне втілення в діяльності консалтингових підприємств менеджменту знань, можна виділити основні проблемні моменти, з якими доводилося зіткнутися компаніям в процесі.

Найпоширеніша проблема-це неможливість визначити відповідальну особу. Незалежно від виду менеджменту знань, організаціям доводилося витрачати на масу часу на навчання персоналу. Важливо розуміти, що дане вкладення окупиться прибутком лише в перспективі. Крім того, проблема впровадження може бути пов`язана з тим, що вище керівництво компанії не знаходить інформаційне управління доцільним, а значить, не готове робити необхідних кроків по його впровадженню.

Створює складнощі на шляху розвитку менеджменту знань і відсутність винагороди, дефіцит визнання. Заохочення відіграє величезну роль і надає вагоме значення трансформації індивідуальній роботі в командну.

Таким чином, основною проблемою при введенні інформаційного менеджменту є відсутність конкретної постановки мети і відсутність розумного підходу в розтрачуванні наявних ресурсів. Соціологічні опитування, проведені в Сполучених Штатах в кінці минулого століття, показали, що більшість респондентів вважаються головною перешкодою у вдосконаленні системи управління інформацією є культура організації. Управління знаннями як новий виток у діяльності компаній, націлених на акумулювання та ефективне застосування інтелектуальних активів, має головним інструментом зміцнення їх конкурентоспроможності та позицій на ринку.

Висновок

Головна стратегія менеджменту (управління) знаннями спрямована на створення нової вартості реалізованих продуктів, людей і процесів шляхом раціонального формування та впровадження інформаційних даних в стратегії розвитку підприємства. Першорядне завдання полягає в тому, щоб отримати раціональну віддачу від використання витрачених ресурсів, розробити більш ефективні інноваційні технології, поліпшити механізми обслуговування клієнтів, знизити втрати від неактивного інтелектуального капіталу.

Концептуальні положення менеджменту знань можна застосовувати не тільки в торгово-виробничих компаніях, але і в організаціях бюджетного типу, некомерційних і громадських об`єднаннях. До того ж велика частина некомерційних компаній має пряме відношення до інформаційного менеджменту. Їх діяльність заснована якраз на створенні, регулюванні, поширенні і переробці потоків різних відомостей і даних. Модель управління знаннями на сучасному етапі застосовується також органами влади.

Якщо розглядати потенційну раціональність інформаційного менеджменту з теоретичної точки зору, вона може здатися високою. Але, незважаючи на ефективність цієї складової процесу управління, її застосування на практиці призводить до ряду складнощів. Цьому напрямку поки присвячено недостатньо уваги у вітчизняній літературі. Недостатньо досвіду застосування системи управління знаннями і на практиці. В органах держуправління технології інформаційного менеджменту використовуються частіше, ніж в комерційних компаніях, але і в них поки недостатньо уваги приділяється такому важливому аспекту розвитку, як навчання персоналу організації.