Юридична сила гарантійного листа: порядок складання, застосування в суді

Гарантійний лист являє собою комерційний документ, де відправник обіцяє виконати конкретні умови або вчинити такі дії, в яких зацікавлений адресат. В основному, воно необхідне, коли якась сторона не впевнена у виконанні домовленостей у встановлений термін на сто відсотків. Тому потрібен гарантійний лист. Про юридичну силу і правову природу його в цілому, а також про приватні моменти розповімо в статті.

Загальні положення

Областю дії даних документів служить ділове листування, мета якої полягає в переконанні про виконання якихось умов або зобов`язань в зазначені терміни і обсязі. У Законі гарантійні листи не регулюються. Тому листування здійснюється виключно за нормами, встановленими діловодством.

У той же час гарантійний лист може виступати у вигляді Оферти і акцепту.

Оферта регулюється ст.435 ГК РФ. Нею визнається документ, який надсилається юридичній особі з пропозицією вважати угоду укладеною в тому випадку, якщо вона підходить адресату. Наприклад, компанія, яка склала відповідну гарантію, демонструє готовність вважати договір укладеним. При цьому дане зобов`язання вважається офертою. У ній повинні міститися всі важливі умови. Наприклад, при виконанні ремонту такими є вказівка про початок і закінчення робіт.

Про акцепт йдеться в статті 438 ГК РФ. Акцепт дає свою згоду на пропозицію, наприклад, відповідь на комерційну пропозицію. У такій згоді необов`язково прописувати всі умови. Однак необхідно однозначно висловити згоду на ті з них, які були запропоновані.

Зміст

Даний комерційний документ повинен містити наступні відомості:

• Дані про сторону, яка його склала, а також про те, кому адресовано лист.
• Дата.
• Суть гарантії, включаючи терміни та інші складові.
• Посада та ПІБ особи, яка поставила підпис.
• Печатка компанії.
• Підпис виконавця.

Бажано використовувати фірмовий бланк при написанні гарантійного листа. На юридичну силу це не вплине. Зате такий документ буде виглядати більш переконливо, ніж якби він був виконаний на звичайному аркуші формату А4.

Що потрібно врахувати при складанні?

Встановлених вимог щодо складання гарантійного листа законом не встановлено. Але для того щоб воно сприймалося партнером належним чином, існують наступні рекомендації:

• Діловий стиль написання.
• Стислість викладу. Виключаються фрази, які не несуть сенсу. При цьому використовуються всі ті пропозиції, які передають суть повністю.
• Конкретика. Вказуються факти, застосовуються такі слова, як "гарантуємо" «»зобов`язуємося".
• Виразність. Текст передається таким чином, щоб кожен читає зміг вловити написане.
• Виключаються помилки мови, орфографії та інші.

Приклад складання

Юридична сила гарантійного листа без договору або при наявності такого може знадобитися у випадках, коли існує невпевненість в сумлінності партнера. Відповідний документ може складатися наступним чином.

1. У верхньому кутку праворуч прописується особа, кому адресується лист (найменування компанії або Ф.І.В. фізичної особи).
2. Нижче вводять відомості про компанію.
3. Далі посередині великими літерами вводиться назва документа « " гарантійний лист».
4. Після цього набирається текст, який може бути наступним: "компанія зобов`язується виконувати роботи (перелік) для організації протягом терміну (вказати період)».
5. Після тексту ставиться печатка і підпис.

Всі гарантійні листи складаються однаково. Відмінність полягає лише в зобов`язаннях, які адресант гарантує виконати.

Реквізити фізичних осіб

Окремо потрібно сказати про дані, які вказують щодо фізичних осіб. Це:

• Ф.І.В.
• Паспортні відомості.
• Адреса реєстрації (тимчасової або постійної).

Юридична чинність

Треба сказати, що не існує закону, де передбачалися б певні положення про гарантійний лист. Чи має юридичну силу тоді такий документ? Швидше він має психологічний вплив на партнера. Коли даний лист пред`являється, це свідчить про серйозні наміри. Також він може зіграти свою роль в суді, якщо до цього дійде справа.

Виходить, що незважаючи на відсутність відповідних положень Закону, гарантійний лист має юридичну силу в суді? Це залежить від того, як складено комерційний документ. Якщо в листі викладені всі необхідні відомості, які підтверджують згоду на виконання зобов`язань, то суд неодмінно візьме його до уваги. Однак при неправильному складанні лист може бути проігноровано або враховано як несуттєвий доказ.

Таким чином, в кожному конкретному випадку в суді ставиться питання про юридичну силу гарантійного листа. Судова практика не має на цей рахунок твердої позиції. Вивчаються матеріали справи, і рішення приймається на основі конкретних обставин. Тому комерційний документ допускається наводити як доказ. У той же час не варто на нього покладатися, як на серйозне і, тим більше, єдиний доказ.

Види гарантійних листів

До найбільш поширеним видам листів відносяться наступні:

• Підтвердження оплати та погашення боргу.
• Підтвердження робіт або послуг.
• Надання юридичної адреси.
• Лист про прийомі на роботу.

Розглянемо кожен з цих випадків більш детально.

Оплата і погашення заборгованості

Найчастіше зустрічається саме гарантійний лист про оплату. Юридична сила його залишається незмінною, але документ нерідко використовують на випадок непередбачених ситуацій, які будуть перешкоджати виконанню відповідних зобов`язань. На відміну від інших видів, в цьому комерційному документі ставить свій підпис не тільки керівник, а й Головбух. Так лист отримує ще більш вагомий доказ.

Особливості його заповнення полягають в наступному:

• Типові реквізити із зазначенням вихідного номера документа.
• У тексті прописується сума, що підлягає оплаті або боргу, реквізити документа, у зв`язку з яким настала заборгованість, терміни виплати, реквізити платника, штраф за невиконання чергового зобов`язання, а також будь-які інші відомості.
• Крім підписів керівника і головного бухгалтера, ставиться печатка організації.

Виконання робіт і надання послуг

В даному документі надається гарантія про те, що у встановлений термін буде закінчена робота або надана послуга, згідно з умовами договору. У разі його поетапного виконання можливо прописати кілька дат. Також виконавець гарантує належну якість, яка відповідає тим чи іншим стандартам.

Такий гарантійний лист, в основному, використовується при порушенні термінів, зазначених у договорі. Але воно може застосовуватися і до підписання документа. Тоді весь обсяг вказується в основній частині гарантійного листа.

Особливості складання документа полягають в наступному:

• Реквізити документа-типові.
• У тексті прописується: вид робіт або послуг, період виконання замовлення, номер і дата договору, інші реквізити документа, на основі якого складається гарантійний лист, юридичні моменти.
• Адреса та інші характеристики об`єкта, де виконується робота або надається послуга.

Надання юридичної адреси

Документ використовується для пред`явлення до податкової інспекції, якщо у юридичної особи немає свого приміщення. Так як при державній реєстрації необхідно вказати адресу, допускається використовувати адресу орендованого приміщення. Тоді його власник складає гарантійний лист, а орендар надає його в податкову.

Особливості в даному випадку полягають в наступному:

• Адресатом є відділення ФНС, куди згодом звернеться орендар.
• У тексті вказуються дані про власника приміщення, основні відомості про нього (адреса, площа, інший опис), згода не тільки про надання даного приміщення, а й про використання його в якості юридичної адреси, укладення відповідного договору оренди.
• До гарантійного листа додається копія документа, що підтверджує право власності. При укладенні договору суборенди в податкову інспекцію надається копія договору оренди, в якому повинен міститися пункт про право орендаря здавати приміщення в суборенду.

Про прийом на роботу

Може знадобитися і при прийомі на роботу іноземця гарантійний лист. Юридична сила його не ставиться під сумнів, так як документ пред`являють в міграційну службу, де він враховується як доказ працевлаштування іноземного громадянина. Крім цього, студентам документ потрібен, щоб пред`явити до вузу, а колишнім ув`язненим-в органи, які здійснюють адміністративний нагляд.

Особливості складання документа полягають в наступному:

• В якості адресата виступає певна організація (або держструктура), а якщо вона – невідома, то пишеться фраза: «за місцем вимоги».
• Прописується дата складання, і вказується вихідний номер.
• У тексті йдеться про особу, що приймається на роботу, вказується порядок нарахування зарплати.
• Може направлятися безпосередньо за місцем вимоги або видаватися майбутньому працівнику в руки гарантійний лист. Юридична сила від цього не змінюється.

Способи вручення

Гарантійний лист може бути вручено наступними способами:

• Особисто. Тоді адресанту потрібно лише поставити свій підпис.
• Через поштовий зв`язок. В цьому випадку відправлення здійснюється за допомогою рекомендованого листа з повідомленням.
• За допомогою електронної пошти.

Краще застосовувати перший або другий варіант, так як третій не є спочатку вагомим доказом. Але якщо можливо достовірно встановити власника того, хто вислав лист, то і цей спосіб може застосовуватися поряд з іншими.

Укладення

Навіщо ж все-таки необхідно гарантійний лист? Чи має юридичну силу цей документ? Так як законами поняття не регулюється, його слід сприймати як папір, що надає психологічний вплив і демонструє серйозність намірів компанії. Така роль гарантійного листа і юридична сила в суді.

Однак при пред`явленні в різних державних інстанціях (наприклад, в податковій інспекції при постановці юрособи на облік або в міграційній службі при працевлаштуванні іноземця) документ приймається як підтвердження дій власника приміщення, в першому випадку або роботодавця, в другому випадку. Тому тут можна говорити про гарантійний лист як про документ, що має юридичну силу.

Таким чином, відповідаючи на питання про те, яку юридичну силу має гарантійний лист, потрібно неодмінно сказати, що воно може мати багато різних значень в залежності від контексту, а також волевиявлення сторін. Щоб використовувати гарантійний лист як доказ, при складанні слід уникати двозначності та невизначеності. Текст повинен бути викладений в короткій лаконічній і однозначній формі.