Положення про відділ: зразок, структура та зміст

Найбільш різноманітна і найменш регламентована група документів організаційно-правового характеру представляє Положення про відділи, зразки яких можна знайти в будь-якій організації, регламенти, інструкції, правила. Їх розробкою займаються відповідні служби підприємств в усіх напрямках роботи компанії.

Сутність документа

Положення про відділи, зразки яких часто знаходяться у кадрових працівників організації, - це правові акти, які встановлюють базові правила роботи компаній, їх підрозділів структурного типу, підвідомчих нижчестоящих установ, підприємств і організацій.

Інше трактування положення - це збірник правил, які регулюють певні напрямки діяльності (політичне, культурне, господарське тощо).

Окрема група документів розробляється для врегулювання сукупності трудових, організаційних, інших відносин з різних конкретних питань. Наприклад, зразок типового положення про відділ кадрів, Положення про документообіг та інше.

Крім типових актів розробляються документи індивідуального характеру. Мета розробки цих положень вищестоящими організаціями-регулювання діяльності конкретних підвідомчих структур, підрозділів, органів і т. д.

Положення про відділи, зразки яких розробляються на кожному підприємстві, відносяться до нормативних локальних актів. Їх мета-регламентація всіх напрямків роботи конкретних підрозділів компанії.

Положення про відділи за зразком оформляються на бланках загального типу і включають наступні реквізити:

• Назва підприємства.
• Найменування типу розробленого акта.
• Дата складання документа.
• Реєстраційний порядковий номер акта.
• Місце складання документа.
• Гриф»Затверджено".
• Текст документа.
• Підпис керівника організації.

Наказ Про затвердження Положення про відділ (зразок нижче) складається співробітниками відділу кадрів і підписується керівником підприємства.

Положення про структурні підрозділи складаються в більшості випадків з шести розділів:

1. Загальні відомості.
2. Завдання та цілі підрозділу.
3. Функції відділу.
4. Права та обов`язки структурного підрозділу.
5. Відповідальність відділу.
6. Взаємовідносини підрозділу з іншими структурними одиницями.

Загальні відомості

У загальних відомостях Положення про відділ (зразок розділу нижче) вказується наступна інформація.

• Повна назва структурного відділу (і скорочена, якщо в статутних документах вона зафіксована).
• Вказівка на місце, яке займає підрозділ в структурі підприємства (організації).
• Визначення ступеня економічної та господарської самостійності.
• Інформація про те, кому безпосередньо підпорядковується зазначений підрозділ.
• Відомості про посаду особи, яка займається керівництвом структурного відділу, порядок її призначення (звільнення) з посади.

Зразок Положення про відділ кадрів підприємства розробляється одним з перших, так як зазначені суб`єкти займаються прийомом нових співробітників.

Окремий пункт першого розділу акта-список базових правових, нормативних, інструктивних, директивних документів, які взяті за основу для діяльності підрозділу.

Якщо у відділі міститься поділом на підвідділи, сектори, в загальні положення може включатися підпункт про внутрішню структуру. В цьому підрозділі містяться відомості про внутрішній поділ відділу, вказується назва (повне, скорочене), посади керівників кожного їх підрозділів із зазначенням безпосередньо підпорядковуються осіб і органів.

Заключний пункт містить інформацію про те, чи є в підрозділі окрема печатка. Якщо вона присутня, вказується опис предмета, призначення, умови його зберігання.

Завдання та цілі підрозділу

Положення про відділ кадрів, зразок якого був представлений вище, та інших організаційних структурних підрозділах у другому розділі містить цілі і розроблені на їх основі завдання. Цей пункт повинен виправдовувати існування відповідного відділу в структурі організації.

Цілі, які ставить перед підрозділом керівництво, повинні відповідати вимогам реальності, довгостроковості і зв`язку між собою та іншими планами, і завданнями підприємства в цілому.

Функції відділу

Зразок Положення про відділ кадрів та інших структурних підрозділах повинен містити повний список функцій конкретного відділу з розподілом, які повноваження покладаються тільки на вказаний суб`єкт, а які-на підрозділ спільно з іншими відділами.

Якщо будь-які функції мають загальний характер, в розділі вказується, в якій формі в процесі реалізації повноважень бере участь той чи інший відділ. При наявності внутрішньої структури розписуються назви кожного підвідділу і його функціональні обов`язки.

Права та обов`язки структурного підрозділу

У четвертому розділі документа (Зразок Положення про юридичний відділ організації нижче) містяться відомості про права та обов`язки структурного підрозділу.

Зазначений пункт містить перелік правомочностей даного підрозділу та обов`язків, які він несе в процесі здійснення своєї діяльності. Також у розділі фіксується характеристика прав специфічного характеру, які не мають аналогічні відділи структури.

Якщо підрозділ наділений будь-якими правомочностями по відношенню до інших структурних одиниць, в окремій графі вказується, в якому обсязі може реалізовуватися суб`єктом узаконена можливість пропонувати (вимагати, забороняти, використовувати) що-небудь від підлеглого відділу.

Обсяг прав встановлюється в залежності від того, якою мірою їх реалізації допоможе ефективно виконувати покладені обов`язки і здійснювати функції.

Відповідальність відділу

Розділ про відповідальність вважається одним з найважливіших в акті (наприклад, в Положенні про юридичний відділ організації, зразок якого був представлений вище). У ньому фіксуються види адміністративної, дисциплінарної та у виняткових випадках кримінальної відповідальності.

Великий обов`язок лежить на співробітниках відділу закупівель (зразок положення нижче), що безпосередньо зафіксовано у відповідних федеральних законах.

Найчастіше санкційні заходи застосовуються тільки до керівника відповідного підрозділу, якщо він неналежним чином виконує покладені на нього обов`язки. Також розділ повинен містити точні формулювання відповідальності економічного типу по відношенню до ведення господарського внутрішнього розрахунку.

Взаємовідносини підрозділу з іншими структурними одиницями та організаціями

Важливий аспект роботи підрозділів-взаємодія відділів всередині організації і з зовнішніми суб`єктами. Велику роль тут відіграє Положення про юридичний відділ (зразок представлений в статті) , в якому повинні відображатися способи реалізації повноважень поза підприємства, так як фахівці правової сфери за специфікою роботи часто взаємодіють зі сторонніми особами та організаціями.

У шостій частині повинен фіксуватися процес документообігу всередині підрозділу і при взаємодії з іншими відділами. Тут же вказується перелік базових документів, які повинні розробляти відповідні структурні підрозділи особисто і спільно з іншими відділами.

Важливий аспект шостого розділу-визначення періодичності і термінів надання розроблених актів.

В кінці ділового паперу, який завершує складений акт, ставиться підпис начальника структурного підрозділу і відмітка про затвердження документа керівником всього підприємства.

Положення про колегіальні та дорадчі органи

Окремим пунктом стоїть Положення про колегіальні та дорадчі органи. Воно є документом організаційного типу, який має нормативно-правовий характер.

Розглянуте положення включає наступні підпункти:

• склад;
• особливості порядку формування;
• компетенція;
• порядок діяльності;
• права та обов`язки.

Органи дорадчого або колегіального типу можуть бути керівними (наприклад, правління, рада директорів) і спеціалізованими (вчена, науково-технічна або педагогічна рада).

У Положенні про дорадчому або колегіальному органі фіксуються наступні відомості:

1. Статус суб`єкта.
2. Порядок складання планів роботи.
3. Особливості підготовки розглянутих на засіданні матеріалів.
4. Внесення схвалених матеріалів та інших паперів на розгляд.
5. Порядок дослідження документів і прийняття підсумкового рішення, винесеного в рамках засідання.
6. Ведення письмового протоколу.
7. Оформлення підсумкового рішення.
8. Порядок оголошення рішення перед усіма виконавцями.
9. Забезпечення проведених засідань матеріально-технічним оснащенням.

Особливості складання деяких положень

Положення про персонал може складатися щодо всіх співробітників або працівників окремого підрозділу. Наприклад, Положення Про комерційний відділ (зразок нижче) може розроблятися окремо, а про членів структурного відділу – окремо.

У документі, що стосується персоналу, повинні відображатися наступні аспекти:

• питання соціального та професійного розвитку членів робочого колективу;
• встановлення основних принципів взаємовідносин трудового характеру між персоналом і роботодавцем;
• визначення способів організації роботи;
• розкриття кадрової концепції підприємства-принципів і системи найму, складання планів, стимулювання працездатності, політика в соціальній сфері компанії і т. д.;
• формулювання взаємної відповідальності персоналу і роботодавця.

Положення про відділ персоналу, зразок якого взято з практики діловодства зарубіжних країн, - це документ, покликаний регулювати соціально-трудові відносини в процес формування в країні організацій і підприємств комерційного типу в період становлення інституту приватновласницьких відносин.

У зв`язку з тим, що поява нового типу актів пов`язана з виникненням фінансово-комерційних відносин, зросла роль відповідних документів. Положення Про комерційний відділ, за зразком якого часто складається акт, що регулює особливості роботи персоналу, разом з розглянутим документом розробляється профільними фахівцями: працівниками відділу оплати та організації праці, кадровими підрозділами, юридичною службою і т. д.

Групу співробітників в більшості випадків очолює директор з персоналу, заступник начальника відділу розвитку підприємства або сам керівник компанії. Трудовий кодекс не містить вимог до складання положень подібного типу. У зв`язку з цим його пункти не мають відношення до громадян, які надають організації послуги за цивільно-правовими договорами.

Положення про персонал містить принципи побудови взаємовідносин між адміністрацією і співробітниками, до переліку яких включаються наступні аспекти:

• дотримання норм законодавства;
• рівноправність суб`єктів;
• добровільність взяття зобов`язань;
• повноважність законних представників суб`єктів;
• недопущення обов`язкової або примусової праці, дискримінації в робочому процесі;
• реальність виконання взятих зобов`язань.

У процесі розробки положення роботодавець повинен враховувати зазначені принцип взаємодії сторін, а також інші правила побудови взаємин між роботодавцем і співробітниками. Недотримання зафіксованих вимог може спричинити за собою притягнення до соціальної та юридичної відповідальності.

Найчастіше власники підприємств вимагають включення пунктів про заборону на висловлювання критики щодо політики Компанії при розмовах з конкурентами, клієнтами. Крім того, не допускається розголошення відомостей про труднощі, які є у підприємства, стороннім особам. Також категорично заборонено вчиняти дії, що підривають репутацію організації.

Єдиних макетів і форм розглянутого положення немає. Тому кожне підприємство має розробляти акт самостійно.

Наступний особливий тип положення-акт про моральне і матеріальне заохочення. Він вважається документом локального типу, тому страхові та пенсійні органи при виникненні спірних моментів щодо виплат часто не приймають розроблені на підприємстві акти.

Мета розробки положення-мотивування працівників у підвищенні якості продуктивності виконання поставлених перед співробітниками завдань, сумлінному і своєчасному виконання обов`язків, збільшенні ступеня відповідальності.

Документ повинен містити наступні розділи:

• принципи застосування заохочувальних заходів;
• базові показники оцінки ефективності роботи;
• види, заходи, форми заохочення;
• порядок вибору працівників;
• компетенція керівника щодо застосування заходів;
• підстави для заохочення співробітників (Розпорядження, Наказ);
• процедура проведення відповідних заходів.

Найчастіше акти про застосування заходів заохочення складаються в рамках дії Положення про фінансовий відділ підприємства, зразок якого розробляється разом з іншими подібними документами.

Підписанням відповідних паперів займаються заступники керівника підприємства, що регулюють роботу зазначених сфер (найчастіше більшу частину положень складають кадрові співробітники і фахівці юридичного відділу).

В організації найчастіше передбачається необхідність візування всіх документів, що складаються начальником юридичної служби або іншою посадовою особою, яка відповідає за правовий аспект діяльності підприємства.

Деякі компанії вимагають, щоб перевірку документів, що складаються проводив також головний бухгалтер, особливо, якщо положення передбачає великі фінансові витрати. Остаточне візування здійснює керівник підприємства.

Макет структури документа

Пункти розглянутого документа схожі з розділами Положення про відділ бухгалтерії (зразок нижче) та інших підрозділів підприємств. Акт повинен розкривати наступні аспекти роботи компанії:

1. Положення загального характеру.
2. Базові принципи побудови роботи підприємства і взаємовідносин між керівництвом організації і персоналом.
3. Порядок фіксування трудових правовідносин.
4. Основні правомочності та обов`язки роботодавця.
5. Права та обов`язки співробітників компанії.
6. Час праці та відпочинку.
7. Порядок оплати праці.
8. Соціальні гарантії.
9. Способи повішення кваліфікації співробітників.
10. Забезпечення зайнятості працівників.
11. Дисциплінарні заходи впливу (стягнення та заохочення).
12. Заключні пункти.

Якщо на підприємстві розроблено документ щодо персоналу, то нових працівників знайомлять з положенням до того, як підписати трудовий контракт.

Положення про відділи та структурні підрозділи, зразки яких є на кожному підприємстві, розробляються з метою регулювання роботи всіх відділів організації, розподіл обов`язків між ними, фіксування правомочностей кожного суб`єкта компанії і визначення меж відповідальності кожної одиниці, що входить в структурну систему компанія.